Flyttprojektledning med passion!

Tidplan och budget. Projektorganisation. Besked till fastighetsägaren. Koordination mellan hyresgästens delprojekt och fastighetsägarens byggprojekt. Hyresgästens projektering. Kravställningar, upphandlingar, beställningar, installation och leveransbevakning. Inget kan lämnas åt slumpen!

Spara

Projektplan

En viktig pusselbit i alla projekt är sätta en projektplan, exempelvis tillsammans med en konsult. Den sätts tillsammans med ledningen i din organisation i samband med projektstart. Projektplanen är ett levande dokument där tidplan, budget, övergripande ramar och riktlinjer, projektets organisation och de olika gruppernas roll beskrivs. Projektplanen fungerar som ett styrdokument genom hela projektet och är ett stöd för samtliga involverade.
Med fördel kan projektplanen kompletteras med en Kommunikationsplan, mycket viktigt för att ge organisationen löpande information om projektet och på så vis undvika spekulationer.

Tidplan och budget

En projektledares viktigaste verktyg är tidplan och budget.
Att söka en ny lokal, skriva kontrakt och sedan flytta kräver planering och logistik och tar mycket tid i anspråk. Det är vanligt att underskatta tidsåtgången, avsätt tillräckligt med tid. Starta gärna projekt minst 1 år innan planerat flyttdatum.
Att sätta en flyttbudget är ofta en utmaning om man saknar erfarenhet. En vanlig reaktion när en erfaren konsult presenterar flyttbudgeten är "Oj, var det så mycket att tänka på!". Det finns ånga saker i en lokal som man inte tänker på och det finns många fallgropar. Ett vanligt riktmärke är att det kostar ca 55 - 60 tkr/anställd att flytta. För det får man en modern lokal med fungerande IT, AV, inredning, säkerhet och service. Precis som i andra sammanhang avgörs storleken på budgeten av vilken ambitionsnivå man sätter i projektstarten. Den klart dyraste posten är inredning, här finns en stor variation på kvalitet och pris. Väljer man ett förändrat arbetssätt får man lägga på ytterligare 2 -2,5 tkr/anställd för att förankra förändringen.

Projektets organisation

Tillsätt en Styrgrupp och en Projektgrupp. Se till att boka upp en löpande serie med möten. Styrgruppen sätter tidigt, redan i samband med projektstarten, de övergripande ramarna och riktlinjerna, läs under "Ledning och organisation" och "Förändringsledning arbetssätt". Dessa är en guide till Projektgruppen som arbetar fram förslag på lösningar inom respektive delprojekt. Här kan man med fördel tillsätta olika arbetsgrupper bland andra, Inredningsgrupp och Teknikgrupp.
Gemensamt för båda grupperna är att försöka hålla ned antalet medlemmar. Viktigt är tänka på är de som sitter med i respektive grupp har mandat. I projektgruppens fall bör det vara mellanchefer.
I en del projekt tillsätts även en Referensgrupp. Syftet ska vara att åstadkomma en bredare förankring och inhämtande av synpunkter. Se det som en kvalitetssäkring, har vi verkligen tänkt på allt?
Ta med personer som har passion för förändring och ser fördelarna med att utveckla sig mot exempelvis ett förändrat och effektivare arbetssätt. Sedan kan det vara bra att ha med någon av de mest negativa till förändringen. Vänder du den personen till att se fördelarna med förändringen så har du förmodligen en mycket enklare resa framåt.

Besked till fastighetsägaren

När hyreskontraktet är signerat startar fastighetsägarens byggprojekt. I många fall har hyresförhandlingen dragit ut på tiden och ganska snart kommer en inbjudan till s.k. Hyresgäst/Byggmöten från fastighetsägaren. Snart blir man varse att fastighetsägaren vill ha ett stort antal besked kring materialval (bör finnas med i hyreskontraktet), var el- och datauttag ska sitta, vilken säkerhetsklass lokalen ska hålla, möbleringsplan mm. Det gäller att kunna prata byggprojektets språk och vara van vid nomenklaturen. Med fördel tillsätts en person som har erfarenhet av byggprojekt och är van att bl.a. prata planlösning och kunna ge svar på frågor utifrån organisationens krav och lokalens förutsättningar.

Koordination av delprojekt

Redan i samband med upprättandet av tids- och aktivitetsplaner är det viktigt att se i vilken ordning som de olika aktiviteterna bör komma för att nå slutmålet. En bra grundprincip är att börja med det som ska införlivas i golv. väggar och tak, oftast är detta Teknik. Detta ska koordineras med byggprojektet och övriga delprojekt. Viktigt är också att tidigt titta på en möbleringsplan. Det finns alltid med en ritning i hyreskontraktet, oftast en s.k. inplaceringsritning. Inte sällan är den framtagen av någon i ledande funktion och har tagit fram för att säkerställa att organisationen får plats. Denna stämmer sällan överens med den slutliga möbleringsplanen.
Möbleringsplanen är viktig för att säkerställa att bl.a. el- och datauttag hamnar rätt i förhållande till vad ytan ska användas till. Den påverkar även utformningen av lokalens ventilationssystem.
Viss koordinering sker även mellan hyresgästens egna delprojekt. Hur påverkar exempelvis Pentryts utseende av vårat val av kaffemaskiner? Är vald textilmatta lämplig ur städhänseende? Exemplen är givetvis många fler och varierar från projekt till projekt.

Projektering - Handla upp till rätt kvalitet och pris

Hyresgästen projekterar, likt fastighetsägarens bygg organisation, sina egna delprojekt. Precis som i hyresförhandlingen ska alla delar kravställas i form av kravspecifikationer. Vad ska delprojekt AV innehålla? Projektorer, TV-skärmar, bokningstavlor, kontroll paneler? mm. Detta gäller samtliga delprojekt. Kan något återanvändas? Inom delprojekt Inredning är av erfarenhet återbruk vanligt idag. Hur påverkar det logistiken?
När kravspecifikationerna är klara ska delprojekten upphandlas. I detta sammanhang har många organisationer krav på en konkurrensutsättning, vanligtvis minst tre leverantörer ska tillfrågas. Efter utvärdering och val av leverantör sker en beställning och överenskommelse om leveransdatum och/eller när installationen ska påbörjas. Här kräv en samordning med bygget. Ta detta tidigt med bygg organisationen, det styr oftast vid vilken tidpunkt upphandlingen måste vara klar. Detta för att inte orsaka förseningar och dyra extrakostnader.

Inflyttningsdags

Hyreskontraktet reglerar när hyresgästen får tillträde till lokalen. Upprätta i god tid en flyttplan och en inplacering av medarbetarna eller teamen. Håll en flyttinformation för medarbetarna. Handla upp flyttfirman och se till att det finns material att packa det som ska flyttas.
Flytten sker normalt under en helg, vilka resurser finns att tillgå? Flytten startar med inleveranser av inredning och slutmontering av bl.a. IT och säkerhet. Tänk på att leveransbevaka, ta emot och pricka av mot orderbekräftelser. Besikta de olika leveranserna och upprätta listor på ev. reklamationer. Säkerställ att medarbetarna kommer in i lokalen första dagen på den nya arbetsplatsen.
Det kommer garanterat att finnas ett antal åtgärder att vidta efter flytthelgen, se till att medarbetarna vet var det vänder sig med frågor om saknade flyttlådor, utrustning eller annat som saknas i samband med flytten.
Lycka till!

Relaterade inlägg

Laddar inlägg