Självledarskap och sociala vattenhål – nyckelfaktorer på den hybrida arbetsplatsen

Framtidens hybrida arbetsplats

De otaliga undersökningar och studier som gjorts under pandemin med fokus på hur vi vill jobba i framtiden visar nästan uteslutande på att en hybrid arbetsplats är det som efterfrågas; en arbetsplats som inte är konstant utan ett flexibelt arbetsliv där vi kan blanda arbete på kontor med distansarbetet.

För att vara en attraktiv arbetsgivare på framtidens arbetsmarknad gäller det alltså att lyckas i utformningen av den hybrida arbetsplatsen, så att både befintliga och nya medarbetare trivs och kan prestera på jobbet oavsett om de jobbar på distans eller på kontoret.

För att hjälpa er en bit på vägen har vi summerat några viktiga saker att tänka på inför framtidens hybrida arbetsplats.

Det hybrida arbetssättet

Den hybrida arbetsplatsen innebär ett nytt arbetssätt för de flesta av oss. Även om många under pandemin har tvingats lära sig arbeta på distans är det inte detsamma som ett balanserat hybridarbetsliv som är framgångsrikt och hållbart över tid.

Några bra saker att tänka på inför det nya arbetssättet kan vara:

• Sätt tydliga ramar för när exempelvis din avdelning jobbar på distans respektive på kontoret. Och se till att ni träffas fysiskt då och då. Oavsett hur bra digitala verktyg ni har är det fysiska mötet oöverträffat när det gäller kreativitet, innovation och relationsbyggande.
• Att arbeta på en hybrid arbetsplats ställer stora krav på självledarskap och eget ansvar. Se till att utbilda alla medarbetare i självledarskap och dela med er av tips och trix med varandra för att bli bättre på det nya arbetssättet.
• Arbetsytorna på kontoret ska passa för olika personer och olika arbetsuppgifter. Vissa kommer att välja kontoret när de vill samarbeta och vara sociala, medan andra kommer att föredra kontoret för fokuserat enskilt arbete. Det nya kontoret behöver en stor variation av olika miljöer för att möta allas behov.

Ledarskapet

Den hybrida arbetsplatsen kräver också ett nytt ledarskap. I mångt och mycket påminner det om ledarskapet som krävs vid en aktivitetsbaserad arbetsplats; ett ledarskap som är baserat på tillit, tät kommunikation och nya sätt att mäta resultat än tiden som tillbringas vid skrivbordet.

Men det tillkommer en del nya aspekter i framtidens hybrida arbetssätt. Några tips till dig som chef eller ledare:

• Låt dina medarbetare ta initiativ till avstämningar, så undviker du att de upplever sig kontrollerade. Var tydlig med att du förväntar dig att ni hörs av då och då, men låt dem styra över när, var och hur. Det ökar dessutom dina medarbetares självledarskap.
• Reservera tid i din kalender där dina medarbetare vet att du är tillgänglig för ett spontant samtal eller möte. När vi inte ser varandra på kontoret minskar de spontana frågorna för att vi inte vill ringa och störa varandra.
• Se till att skapa en jämlik situation för de som arbetar på distans och de som är på kontoret, både när det gäller information och fördelning av arbetsuppgifter. Det finns annars en risk i den hybrida arbetsplatsen att den ena eller andra gruppen känner sig bortglömd eller nedprioriterad.
• Hitta en tydlig struktur för hur ni delar och dokumenterar information så att alla, oavsett var man arbetar, vet om vad som händer och vilka beslut som fattas.

Hitta en ny kaffemaskin

Överallt läser vi att det främst är våra kollegor och det sociala umgänget som vi saknar på kontoret; småpratet vid kaffemaskinen, de gemensamma luncherna eller spontanmötet i korridoren. På er hybrida arbetsplats behöver ni hitta olika sätt att ersätta kontorets sociala vattenhål med nya, hybrida sätt att träffas och småprata. Till exempel genom att:

• Skapa en chattkanal eller forum för icke arbetsrelaterad kommunikation, där ni delar med er av det vardagliga, roliga klipp eller bara pratar om livet.
• Ha stående videomöten över längre perioder, där alla kan hoppa in och ut när de vill ha sällskap eller småprata om något. Lite som att sticka in huvudet i fikarummet och kolla om någon är där.
• Digitala fikastunder i all ära, men det är sällan optimalt att försöka ersätta en aktivitet med en digital motsvarighet rakt av. Boka istället fler walk-and-talks för att mötas en och en eller digitala luncher med max 3-4 deltagare. De stora sammankomsterna, till exempel med hela avdelningen, gör sig faktiskt bättre när ni träffas fysiskt, men genom att variera olika mindre grupperingar kan ändå större grupper knytas samman på detta sätt.

Framgångsrikt förändringsarbete

Slutligen, den hybrida arbetsplatsen är en förändring som påverkar alla på arbetsplatsen, även de som kommer att återkomma till kontoret på heltid. För en framgångsrik förändringsresa rekommenderar vi tidiga behovsanalyser och förstudier samt omfattande involvering av medarbetare. Läs gärna mer här om hur du involverar dina medarbetare i förändringar på effektiva sätt.