Följ upp arbetssätt och nyttjande av lokal

Roller, ansvar och mandat

Ansvaret för arbetet i flexkontoret inlämmas i den reguljära verksamhetsledningen när övergången till flexkontor är avslutat och verksamheten är igång igen. Att arbeta aktvitetsbaserat är en process, inte ett projekt, och det måste anpassas till kärnverksamhetens och medarbetarnas behov över tid och därför måste funktioner besatta med roller som har mandat att besluta över flexkontoret permanentas.

Fördjupning

Etablera ett organisatoriskt forum för samordning av verksamhetsledning och verksamhetsutveckling i flexkontoret. I flexkontoret måste man visa hänsyn, man äger inte ett rum eller en korridor där man kan göra som man vill. Man är mer beroende av att alla gör "lite mera lika". Se till att alla tar ansvar!!!!!

Följ upp hur verksamheten bedrivs och fungerar i flexkontoret. Men en uppföljning kräver att man gör något av resultaten, annars riskerar man att de anställda tappar motivation och tillit.

Lästips:
Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer (RAP 2012:7), kunskapssammanställning

Information, kommunikation och dokumentation

Integrera information och kommunikation runt flexkontoret i den reguljära verksamhetsstyrningen.

Fördjupning

Information och kommunikation är två viktiga faktorer i den lärande organisationen. Dagens samhälle karaktäriseras av förändringar, och det i allt högre takt. För att den enskilde medarbetaren ska kunna hänga med och få kunskap om nya arbetssätt, rutiner mm krävs en dialog mellan medarbetare och chefer. Detta är processer som tar tid och energi att bygga upp och underhålla, men som är av största vikt.

Systematiskt arbetsmiljöarbete

En delad arbetsmiljö ger nya möjligheter, men också nya utmaningar. Miljön är komplex och många olika grupper med olika behov ska samsas om den. Miljön är komplex och det är viktig att utvärdera verksamhet och arbetsmiljö på olika avdelningar/enheter för att sedan lyfta eventuella problem.

Fördjupning

För att uppfylla det fysiska och psykosociala och organisatoriska arbetsmiljöarbetet måste/bör det kontinuerligt finnas en plan/process /modell för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet (fysiska, psykosociala och organisatoriska) ska ske med hela flexkontoret i åtanke.

Detta innefattar:

• Skyddsrondering,
• att följa upp att beteendekodexen efterföljs,
• hantering av avvikelser,
• introduktion av nyanställda arbetsmiljöfrågor, t.ex utbildning i ergonomi, utrymning, regler osv.

Man måste ha:

• Strategier för individuell anpassning av arbetsmiljön, både för nuvarande medarbetare och nyanställda. Detta kan t ex innebära fysisk anpassning av en arbetsstation eller säker tillgång till enskilda rum.
• Gemensam kultur för hur man beter sig. Man bör särskilt ha i åtanke principer för hur man signalerar att man är tillgänglig i en öppen miljö och hur man ska hålla ljudnivån nere.
• Strategier för sammanhållning, främst inom arbetsgrupperna.
• Hemarbetsplatsen i beaktande. Arbetsgivaren har ansvar för ergonomin även när medarbetarna arbetar hemifrån. Medarbetare som återvänder till arbetet efter sjukskrivning kan ha speciella behov, och här måste arbetsgivaren se till att det finns anpassade utrymmen för de som genomgår arbetsanpassning och rehabilitering.

Följ upp trivsel, hälsa, upplevd egen produktivitet och effektivitet. Uppföljning av verksamheten kräver ansvar och att man är beredd att hantera resultatet. Om man gör uppföljningar och inte tar hand om resultaten är risken stor att medarbetarna tappar motivationen och intar en mer cynisk hållning till sitt arbete.

Lästips:
Cynism

Interna resurser

Flexkontoret är en enhet, även om många individer, grupper, kompetenser och verksamheter delar på den. Det gör det systematiska arbetsmiljöarbetet mer komplext och behovet av samordning ökar vilket kräver mer resurser till arbetsmiljöarbetet som krävs för att underhålla införandet av flexkontor. Samordning är inget som sker av sig självt, samordning måste resurssättas.

Lästips:
Organisatorisk och social arbetsmiljö, föreskrift

Lokalutnyttjande och arbetssätt

Inrätta en funktion som har den övergripande kontrollen över antal anställda som jobbar i lokalen och vem som har tillgång till lokalen och beläggningen.

Fördjupning

Det är en fördel om man har en central styrning av beläggningsgraden och ett systemstöd som ger möjlighet att överblicka den. När det gäller beläggningsgrad är det ett måste att betänka säsongsvariationens krav på lokaler/miljöer (medarbetarsamtal sker t ex vid samma tid varje år). Se även till att dokumentera hur beläggningsgraden beräknas.