Hur hanterar ni FM när ni kommer tillbaka till kontoret? Här får du 9 konkreta tips

Vi alla står inför utmaningar med Covid-19. Det enda vi vet är ATT det kommer medföra förändringar. Ta del av konkreta ge tips och frågor ni kan diskutera för att komma vidare när det gäller att anpassa FM-leveransen.

Spara

Facility management kräver dialog

Har ni en eller flera leverantörer av facility management (FM) såsom städ, reception, växter, vaktmästeri, fastighetsskötsel etc. är det viktigt att ni har en ständig dialog med era leverantörer då det hela tiden uppstår nya situationer som måste hanteras och kanske förändras. Oavsett om ni har en leverantör av FM eller bedriver det egen regi är det viktigt att få stöd och hjälp till att hantera era frågor.

Det finns ingen ”one size fits all” eller checklista som passar alla organisationer eftersom vi har olika förutsättningar, men nedan kan du ta del av konkreta tips och frågor som kan vara bra att tänka på.

Förbered INNAN ni genomför

Som alltid krävs det förberedelse innan man genomför förändring. Ju bättre förberedelse desto bättre brukar resultatet bli.

  • Vilka kan/bör fortsätta arbeta hemifrån?
  • Vilka behöver komma tillbaka till kontoret först?
  • Har vi medarbetare i riskgrupp?
  • Behöver/kan alla komma in samtidigt eller kan vi dela upp arbetsdagen?
  • Hur ser våra gemensamma utrymmen ut (café, fikarum, matsal, entréer) och vad kan vi göra för att bidra till ökad säkerhet.
  • Skall vi ta emot besökare? Och i så fall hur?
  • Hur kommunicerar vi information till medarbetarna.

Detta är bara ett axplock av frågor. Det är viktigt att utmana er själva med besvärliga frågor för att kunna bemöta frågor från medarbetare och ev. besökare.

TIPS! Välj ut någon från varje team/avdelning som vill vara ambassadörer och hjälpa andra till ett förändrat arbetssätt samt kommunicera förändringar. Vi kommer alla behöva hjälpas åt.

Förberedelser av fastigheten

Hyr ni lokaler: Ha täta dialoger med er fastighetsägare för att säkerställa ansvarsfördelningen och gränsdragning.
Äger ni fastigheten: Då gäller samma punkter som nedan. Äger ni fastigheten och har hyresgäster, då behöver det finnas tydlig gränsdragning och kommunikation för att ni och era hyresgäster skall känna trygghet att återvända till er arbetsplats.

  • Finns det gemensamma utrymmen som delas med andra är det viktigt att ni har information om hur städningen hanteras.
  • Finns det säkra in– och utgångar.
  • Vem rengör hissar och hissknappar.
  • Finns det tydliga pilar eller skyltar så alla vet hur man skall röra sig i byggnaden?
  • Behöver ventilationen förändras för att möta nya krav?
  • Behöver det göras förändringar i fastigheten för att undvika onödig beröring av ytor och smittspridning.

Förberedelser av kontoret/arbetsplatsen

Arbetsplatser är olika utformade, men de flesta kontor har idag någon form av entré/reception, skrivbord/ytor för arbete, enskilda eller gemsamma mötesrum och någon paus yta/café del.

  • Har ni rätt utformningen av kontoret för att kunna hålla social distans? Om inte – vad behöver möbleras om?
  • Påverkas ventilationen/flödet när ni möblerar om?
  • Sätt eventuellt upp skärmar mellan skrivbord och projektytor.
  • Arbetar ni ett aktivitetsbaserat/flex-kontor måste ni säkerställa att arbetsplatsen rengörs mellan användare.
  • Skapa skyltar och information som ständigt påminner om god handhygien och var handsprit finns.

Reception/Entré

  • Skapa möjlighet till handtvätt i entrén och skylta tydligt.
  • Fundera på om receptionen skall hantera besöksregistreringen alternativt ställ ut handsprit/wipes för tangentbord och knappar.
  • Sätt gärna upp plexiglas framför receptionsytan för att minska fysisk kontakt .
  • En ny uppgift som kan vara lämplig för receptionen att hantera kan vara att guida medarbetare rätt i en ny miljö. Hur skall vi röra oss på kontoret, se över flöden och markeringar på golv och bord, kö-markeringar till kaffemaskinen etc.

Möten/Konferens

  • Utvärdera er möteskultur och vilka möten som måste hållas fysiskt - Håll virtuella möten så långt det är möjligt.
  • Minska antalet stolar i konferensrummen eller markera vilka stolar som kan användas.
  • Information på dörrar om hur många som får vistas i rummet samtidigt.
  • Tydlig kommunikation och information hur man använder mötestekniken för att koppla upp sig mot de som jobbar hemma.
  • Gör en ritning hur man bör sitta för att hålla rätt avstånd.
  • Ta pauser ofta och lufta om det går. Ta en viss del av mötet utomhus under en promenad?
  • Handsprit för att torka av ytor som används ofta.

Fika/Paus rum

  • Fundera hur flödet brukar se ut kring kaffemaskiner och vid lunchraster.
  • Skapa ett schema kring lunchen och kafferaster för att sprida ut flödet och minska på trängsel.
  • Påminn om och markera rätt avstånd i kön till mikrougnar och kaffemaskin.
  • Markera avstånd runt kaffemaskinen och mikrougnar och ställ ut handsprit/wipes så att medarbetarna kan torka av knappen efter varje användning
  • Skapa säkra in och utgångar till fikarummen. Finns det bara en ingång säkerställ att det finns pilar i golvet för att inte skapa trängsel.

Städning och hygien

  • Genomför storstädning på arbetsplatsen med jämna mellanrum för att upprätthålla hög standard.
  • Tydlig kommunikation och skyltar på toaletter med tips på hur man bäst tvättar händerna.
  • Information till samtliga medarbetare hur de gemensamt kan hjälp till att hålla ytor smittfria, ex. tangentbord, touchskärmar, kaffemaskiner, handtag etc.
  • För att underlätta för städpersonalen - ställ ut ytdesinficeringsmedel på toaletterna så att toalettsitsen och spolknappen kan desinficeras för de som önskar.
  • Se till att det alltid finns tvål i alla tvåldispensers. Kan vara värt att installera sensorstyrda tvåldispensern.

Gör det roligare:

  • Skapa tävlingar och quizz för att etablera nya rutiner och arbetssätt.
  • Trapptävling för att slippa trängas i hissar.
  • Stegtävling för att få igång ”walk-and talk” möten utomhus.

Uppföljning

Följ upp hur bra ni lyckas följa ert nya och förhoppningsvis tillfälliga arbetssätt – justera vid behov och kom ihåg att ALLTID kommunicera eventuella förändringar till era medarbetare.

Relaterade inlägg

Laddar inlägg