Kontoret är dött - länge leve kontoret!

Ändå är det tomt på medarbetare

Tänk att du är VD och blickar ut över ditt nyrenoverade kontor. Det är nya ergonomiska möbler, fina arbetsytor och en modern inredning efter konstens alla regler. Ni har projekterat, byggt och planerat. Kostnaderna har varit höga. Ändå är det tomt på medarbetare. Folk håller sig borta och med nyrekryteringarna går det trögt.

Varför är det på detta vis?

Anledningarna till att medarbetarna inte vill vara på kontoret kan vara många. För få mötesrum i rätt storlek. Tydliga gränser mellan avdelningar som förhindrar samarbete och innovation. Det är lätt att hänga på trender om exempelvis kontorsinredning utan att för dens skull fundera över vad vi behöver på just det här kontoret för att arbetet ska fungera väl.

Idag jobbar vi mer mobilt än någonsin tidigare. Vi har utvecklat arbetssätt som inte kräver en fast plats eller eget rum. Det gör att arbetsplatser behöver utformas på ett annat sätt än tidigare. Kontoret behöver bli en plats där vi träffas, samarbetar, arbetar med innovation och bygger ett varumärke och en företagskultur.

Istället för rader med arbetsplatser med stationära datorer och skärmar kanske vi behöver mer soffgrupper, inbjudande mötesrum, områden där man kan ta en kaffe med kollegorna. Sådana saker. Vi menar att det moderna kontoret behöver detta för att attrahera nya medarbetare, framförallt i de yngre generationerna.

Arbete kräver inte övervakning

Det viktiga individuella fokusarbetet kan göras på en annan plats. I hemmet, på ett café, ett tåg, eller var det nu kan vara. Det är en gång för alla dags att lämna kravet på övervakningen av medarbetarna. Att chefen kan se människor när de jobbar, betyder inte att de jobbar sämre när chefen inte ser dem.

Vi slarvar ibland med det viktiga arbetet med att inventera behoven på arbetsplatsen. Hur ska vi arbeta? Vilka vill vi vara? Vad ska medarbetarna göra när de är på kontoret?

Vad ska människor känna när de är här, såväl kunder som medarbetare?

Varför gör vi det här? Det är kanske den viktigaste frågan att ställa sig själv.

Svaren på frågorna utgör en viktig del av en fungerande arbetsplats. Idag handlar det om storytelling - att skapa en berättelse om vad vi gör, hur vi gör det, och att du som medarbetare är välkommen att hänga med.

Börja från början

Så istället för att rada upp skrivborden som “som vi så länge har gjort” kanske det är dags att börja från början. Nu har vi också världens bästa chans att göra om kontoren. Många har testat arbete på distans och sett att det har fungerat. Det kanske till och med är så att kontoret för 100 personer kan skalas ner till yta för hälften av dessa, eftersom många kommer arbeta på distans numera.

Var inte rädd

En trolig anledning till att vi ofta skapar mer traditionella kontorsmiljöer är rädsla. Rädsla inför att verksamheten ska haverera, att personalen ska säga upp sig eller kanske helt enkelt sluta arbeta på dagarna. Men att driva verksamhet i ett kontor med låg innovationsgrad, där människor inte umgås och samarbetar över avdelningsgränserna kan vara ännu värre i längden.

Förändringen behöver dessutom inte göras i ett steg, med allt på en gång. Det går att börja långsamt. Men för att det ska bli en framgång är det viktigt att det finns en bra strategi som grund. En strategi som svarar på frågorna ovan, med ett tydligt mål om var ni är på väg.

Låter det komplicerat? Ja, det enkla svaret är att det också är det. Men som tur var går det att anlita hjälp när det behövs.

Fem anledningar till varför ni ska jobba för ett modernare kontor

• Spara pengar och yta
• Bättre samarbete och innovation i arbetsgrupperna
• Tack vare dagens teknik behöver inte alla vara på plats, hela tiden
• En plats där verksamheten bygger kultur och odlar sociala relationer
• En lärande organisation . vi lära oss av varandra och delar med oss av våra kunskaper