Så skapar du bättre digitala möten – 3 tips från experten

Coronapandemin = snabb digital mötesutveckling

Enligt en studie från Microsoft, har utvecklingen lett till att vi fått en större medkänsla och empati med våra kollegor. Istället för att ses i en neutral kontorsmiljö kommer vi nu direkt hem till våra kollegor och blir del av varandras vardag. Frågan är hur det bidrar till ökat engagemang och gemenskapen i teamet?

Ett effektivt möte har ett tydligt syfte, mål och agenda. Det börjar och slutar i tid, leds av en mötesledare och har lagom många deltagare.

Grunderna för ett effektivt möte är detsamma oavsett om mötet är fysiskt eller digitalt. Den stora skillnaden är att det blir mycket tydligare på det digitala mötet när någon komponent saknas. Och då är det lätt hänt att man parallellt med mötet kollar mejlen eller gör något annat som stjäl fokuset. Om mötesledare inte heller avbryter den som pratar för mycket, så blir mötet snabbt trist och ineffektivt.

Enligt vår egen undersökning, Svenskars möten – en studie av (o)vanor och (in)effektivitet, så efterfrågar en majoritet inte syfte, mål eller agenda om det saknas i mötesinbjudan. Om en majoritet som är med på dina möten är osäkra på varför ni har mötet och vad ni förväntas komma fram till, så blir det ett dåligt möte oavsett om det är fysiskt eller digitalt. Ansvaret ligger både hos mötesledare och deltagare. Ingen borde tacka ja till ett möte utan att ha svar på dessa basala frågor.

Många av dagens möten är därför onödiga.

När jag hjälper företag och individer att skapa bättre möten och ny möteskultur går det ofta lätt att minska antalet möten. Har du en fråga att ta upp med en eller några få personer – gör det direkt istället för att boka in en tid om två veckor.

Till dig som kallar till och leder många möten – här kommer tre tips som ökar engagemanget i era digitala möten.

3 tips för mer engagerande möten

1. Kortare, mer dialog och fler pauser: När både möten och vanligt arbete kräver att du tittar in i en skärm tröttnar hjärnan och kroppen snabbare. Vill du att deltagarna på dina möten ska kunna vara engagerade bör mötet vara kort, bestå av dialog istället för monolog och är mötet längre än 45 minuter uppskattar de flesta en paus.
2. Använd chatt och interaktiva verktyg: Som mötesledare är det din uppgift att göra det möjligt för alla att bidra. Börja mötet med en incheckning och låt alla komma till tals genom olika former av rundor där du tydligt fördelar ordet. Engagera också alla genom att använda chatten och var tydlig med hur den ska användas på just det här mötet. Istället för att alla ska hinna sätta på sina mikroner och säga några ord kan alla på det sättet snabbt ge sin syn på en fråga i text. Förutom chatten finns det också olika interaktiva digitala verktyg som passar jättebra för digitala möten, exempelvis Svava, Menti, Miro och Mural.
3. Bjud på dig själv: Många digitala möten är stela och tråkiga. Bjud på värme och skapa gemenskap genom att du vågar bjuda på dig själv. Ställ lite mer personliga frågor eller kör några stretchövningar tillsammans.