Ta hjälp av någon som kan

Tänk på…

• Att flytta och förändra är ett komplext arbete som kräver planering
• Det är svårt att själv ha en överblick av alla detaljer och delar
• Om planeringen är svag kan det skapa känslor som rädsla eller oro i en verksamhet

Det är ett heltidsarbete att planera en flytt eller större ombyggnation av en arbetsplats. Det kan vara värt att komma ihåg. Och du behöver inte göra allting själv. Istället för att under tidspress, vid sidan om er vanliga verksamhet, själv bestämma budget, tidsplan, målbild och sköta upphandlingar och möbelbeställningar samt sätta ramar för själva flytten så är det rekommenderat att ta hjälp av en extern projektledare som har erfarenhet av arbetsplatsförändringar.

För den som aldrig tidigare har genomfört en flytt eller större ombyggnation kan det vara näst intill omöjligt att skapa en bra bild av hur lång tid allting tar. Eller vad det kostar. Och hur ser man till att rätt beslut fattas på rätt plats i en organisation? Om mandaten för vem som ska göra vad är oklara kanske det blir så att olika delar av samma organisation bestämmer sig för att på egen hand planera sin verksamhet.

Trygghet skapar förtroende

Riskerna är många. Till exempel att stå med en vida överskriden budget och spräckt tidsplan, med två lokaler som tickar hyrespengar för att flytten inte kunnat genomföras på planerad tidpunkt. Det är inte gratis att anpassa lokaler och flytta. Med ansvar för större investeringar och utan större erfarenhet av flyttprojekt kan oro och tvivel uppstå och då kan det vara svårare att fatta rätt beslut och genomföra en trovärdig förändring. Det behöver skapas förtroende och trygghet för projektet. Men en styrgrupp och en projektgruppen som har förtroende för varandra kan bekväma och genomtänkta beslut fattas och alla blir mer trygga.

Blir det oroligt är risken stor att många blir negativt inställda till förändringen redan under resans gång. Inte minst riskerar ni att missa en möjlighet att skapa en stolthet och en wow-känsla hos medarbetarna som annars kan komma av en större, lyckad, förändring.
Det finns dessutom en risk att ni börjar rucka på målbilden när de negativa känslorna gör sig påminda. Då kanske ni en dag står på er nya arbetsplats och tänker - var det verkligen så här vi ville ha det? Och så får ni börja planera om igen.

Professionell rådgivning och stöttning i flyttprocessen

Att ha någon i projektet som har erfarenhet av budget, tidsplaner, målbilder och vet hur krångligt det kan vara att kravställa, upphandla och beställa exempelvis inredning kan vara ovärderligt längs resans gång. Det sparar också väldigt mycket tid och energi. Tid som gått till att planera förändringen kan ni istället ägna åt er kärnverksamhet.

Att flytta eller renovera, att ändra flöden och arbetssätt kräver energi och engagemang. Rätt skött kan det ge verksamheten ny energi och ge medarbetare ny kraft och stolthet i att gå till jobbet på morgonen. Med en bra planering och rådgivning behöver det heller inte kosta mer pengar än vad ni tänkt er från början.