Kontorsarkitekturen kan främja hälsosamma organisationer

Vad vet vi om kontorsmiljöns påverkan på hälsa och välbefinnande?

Forskningen visar att olika faktorer i kontorsmiljön såsom störningar av ljud, rörelse och trängselproblematik kan ha en negativ påverkan på bl.a. hälsa och koncentration. Samtidigt som kunskapen ökat om kontorsmiljöns betydelse för medarbetarnas hälsa har tanken på att kontoret med rätt gestaltning kan främja innovation och kreativitet funnits. Det har visat sig att centrala faktorer såsom beslutsfattande och samarbete inom en organisation påverkas av kontorsarkitekturen eftersom den kan både främja och förhindra att fysiska möten sker vid kontoret:

• Graden av knutpunkter och gemensamma mötesplatser hos en planlösning påverkar beslutsfattande och samarbete, men även gestaltningen av olika ytor på kontoret liksom avståndet mellan dem.
• En stor grad av öppenhet kan leda till en upplevelse av övervakning och negativ social kontroll vid arbetsplatsen, vilken har en hämmande effekt på samarbete och motivation bland medarbetare.
• Öppna kontor utan möjlighet till avskildhet försvårar arbetsfokus som är helt centralt för att främja kreativitet och innovationsförmåga. Samtidigt vet vi att ett öppet kontor också gör att man vet vad som händer på kontoret, man träffar enkelt kollegor och får stimulans genom möten och interaktion.

Locka medarbetare med en attraktiv kontorsmiljö

Intresset har även ökat för att nyttja kontorsarkitektur som ett verktyg för marknadsföring. Istället för att som tidigare främst användas för extern marknadsföring har kontorsarkitektur i allt högre grad börjat användas även för intern marknadsföring mot den egna organisationens medlemmar, på engelska kallad ”employee branding.”

Det blir allt viktigare inte bara att behålla, utan också attrahera ny arbetskraft. Som en följd av detta har begreppet ”hälsosamma organisationer”, som introducerades av forskarna Cooper och Cartwright (1994), fått ökad aktualitet. Utöver en god ekonomi definieras en hälsosam organisation av en fysiskt och psykiskt välmående arbetsstyrka.
Att forskningen har visat att kontorsmiljön har en påverkan på medarbetares hälsa, arbetstillfredsställelse och prestationsförmåga har lett till att organisationer i allt större utsträckning vill utforma sina kontor så att dessa faktorer främjas.

Hälsosamma organisationer

Jag har de senaste åren varit engagerad i två projekt som arbetat med begreppet ”hälsosamma organisationer”. I det ena projektet har jag såsom kontorsexpert praktiskt arbetat med tillämpning av begreppet i skapandet av ett nytt kontor för ett internationellt företag som ska flytta. Bland annat var ett flertal urvalskriterier baserade på begreppet när intressanta kontorsbyggnader skulle identifieras – ett urvalskriterium var närhet till grönområde och park för möjlighet till rekreation och motion under lunchtid, liksom till utomhusarbete av olika slag. Ytterligare urvalskriterier var att man enkelt skulle kunna ta sig till det nya kontoret med kollektivtrafik, till cykel eller till fots.
Utöver olika hälsofrämjande urvalskriterier för val av kontorsbyggnad är arbetet nu igång med att skapa ett nytt kontor som på olika sätt ska stödja medarbetarnas mentala och fysisk hälsa.
Jag är även engagerad i ett forskningsprojekt med fokus på hälsosamma organisationer där hälsostödjande kontorsdesign tillämpas och utvärderas.
Studien undersöker hur tillämpningen av hälsostödjande kontorsdesign upplevs av medarbetarna. Preliminära resultat visar att flertalet medarbetare är positiva till kontorets syfte att främja hälsa och innovation, men man upplevde inte att detta är fallet i tillämpningen. Istället för att buffra så förstärks visuella och akustiska miljöstressorer. Detta leder till stress, svårighet med arbetsfokus och trivsel på kontoret vilket leder till negativ effekt på mental hälsa. Platser tänkta för social samvaro, samarbete och brainstorming upplevs i många fall inte fungera som det är tänkt. Trots bra arbetsplatsdesign och utrustning leder gestaltningen till exponering för störande stimuli. Medarbetarna i organisationen som har studerats beskriver att:

• Ytor som är väl fungerande tenderar att tas över av vissa arbetsgrupper och platser som upplevs som positiva tenderar att vara permanent uppbokade.
• Många platser och arbetsstationer för samvaro och samarbete upplevs som stylade, tänkta för uppvisning - man har inte tillämpat kunskap kring vilka miljöfaktorer som krävs för bra teamarbete.
• Uppmuntran till fysisk aktivitet genom gym, utrymmen för aktivitet i kombination med arbete, och utrymmen för återhämtning och samarbete uppskattas men används av få. Anledningar som anges är bland annat hög arbetsbelastning, bristande ergonomi och oklarheter kring hur dessa ytor ska bokas.
• Ytor tänkta till återhämtning är placerade intill platser för fysisk aktivitet.

Studiens preliminära resultat kan tolkas som att kontoret trots dess goda uppsåt inte lyckats fullt ut att skapa hälsofrämjande kontor. Medarbetarna uppskattade syftet, men fann vissas organisatoriska och fysiska tillvägagångssätt för att åstadkomma detta skrattretande och stundtals kontraproduktiva. Detta till trots ses resultatet som positivt då det visar på en ökad ambition bland organisationer att främja hälsa genom den fysiska gestaltningen av kontoret.
Detta tyder på att fördjupad kunskap om hur människor påverkas och tolkar den fysiska miljön är viktigt för att man ska lyckas fullt ut att skapa en hälsofrämjande arkitektur.

Utmaning att balansera fysiska, sociala och kognitiva behov i praktiken

I forskargruppen AktiKon har vi genomfört studier som också visar på ökade störningar av ljud och försämrade möjligheter att jobba ostört efter en flytt från cellkontor till ett flexkontor med aktivitetsbaserat arbetssätt. Här kunde vi se att personer som hade mer koncentrationskrävande uppgifter skattade en lägre produktivitet efter flytten. (1) I en annan studie har vi, i linje med de preliminära resultaten ovan, visat att det upplevs positivt att organisationen skapar förutsättningar för att vara fysiskt aktiv och att kunna variera sin arbetsställning, men att det inte får ske på bekostnad av annat som är viktigt för arbetet, t.ex. den kognitiva ergonomin. (2).
Det är alltså viktigt att avgränsa ytor där man ska utföra koncentrationskrävande arbete från ytor där det sker mycket rörelse och interaktion mellan människor. Om inte, så riskerar de goda intentionerna att främja fysisk aktivitet eller social interaktion att krocka med arbetets krav på att lösa koncentrationskrävande arbetsuppgifter. I slutändan är det alltså en grannlaga och komplex uppgift att kartlägga hur de olika ytorna på kontoret ska disponeras, för att stimulera både fysisk, social och mental hälsa.