Sparade inläggFramgångsrikt ledarskap i det hybrida arbetssättet
I en nutid/framtid där flexibla arbetssätt, flexibla kontor och hybrida miljöer/möten sker behöver chefer och ledare ta ansvar. De behöver tydliggöra hur den interna kommunikationen och samarbete ska se ut och hur och vart den äger rum. Detta är grundläggande för att vi ska få laget att vara i fokus och inte bara jaget. Det behövs en tydlighet och transparens som i sin tur skapar trygghet i detta arbetssätt samt att vi även kan säkerställa att våra förmodade distansarbetaravtal fungerar.
Ta fram en strategi för när, var och hur vi kommunicerar om vad?
De flesta organisationer vi arbetar med använder (fortfarande) möten, som är den viktigaste kommunikationskanalen, för att informera. Inte särskilt väl använd tid och framför allt inte givande för mötesdeltagarna. Om chefer och ledare inte är tydliga med hur den interna kommunikationen ska gå till så kommer varje medarbetare utgå från vad som passar den bäst. Konsekvensen för verksamheten är att det blir ineffektivt och skapar frustration.
Vinster för en tydlig strategi
Otydlighet leder till mer mötestid än nödvändigt och fler mejl , chat etc. än någon önskar. Några vinster med att införa en tydlig strategi för den interna kommunikationen är: Mindre tid i möten och på att läsa mejl etc. Med en bättre effekt på de interna mötena får vi en bättre social arbetsmiljö. Vi når de resultat vi vill åstadkomma snabbare och vi stärker teamet. Glöm inte bort att varje möte bara en miniatyr av organisationskulturen.
Här följer några steg för hur ni kan hantera er interna kommunikation:
- Se till att ledningen är involverad i detta arbete och att ni löpande kan utvärdera er kommunikationsstruktur samt mötesstruktur.
- Börja med att ha en dialog kring ert behov för information och kommunikation. Utgå både från ett medarbetarperspektiv och ett arbetsgivarperspektiv. Går att genomföra per avdelning eller enhet. Viktigt att alla får komma till tals.
- När ni kartlagt era behov så inventera vilka kanaler ni har och vilka ni vill använda. Vem bör ge information om vad och till vem? Vill ni använda filmer för att förmedla viss information? Har ni teams-kanaler eller dylikt där ni kan förmedla information? Kan vissa projekt eller dylikt hanteras i denna kanal? Bestäm om ni vill att ev. information ska ”signeras” som mottagen. Hur vill och kan ni använda ert intranät/medarbetarportal? För dialog kring om bestäm vad ni använder mejl till? Ett tips är att prata kring vilket ansvar ni anser att man har som sändare respektive mottagare av mejl? Är det ok att skicka mejl närsomhelst? Vad anser ni om CC och BC kultur?
- När ni är färdiga med att matcha behov till lämplig kanal så sätt ett syfte & mål som beskriver vad det är ni vill uppnå med respektive kommunikationskanal och sätt en frekvens kring ex. hur ofta ni ämnar uppdatera eller att man förväntas ta del av uppdateringar.
- Nästa steg är att upprätta en mötesstruktur där ni över ett år kartlägger vilka möten ni vill och bör ha. Spegla era möten så att de tydligt har en koppling med er affärs- eller verksamhetsplan. Bestäm vilka möten ni anser bör vara fysiska? digitala? hybrida? Var noga att definiera syfte och mål med mötet innan ni väljer deltagare, bestämmer er om tid och frekvens på era möten samt mötesformat. Här säkerställer ni också att era fysiska möten harmonierar med ert distansarbetaravtal.
Spot on tycker jag!
För att kunna få team som presenterar på topp behöver vi ge dem rätt förutsättningar med en genomtänkt intern kommunikation och hur vi förväntas samarbeta. Annars hamnar vi dels i ett informationskaos och i en uppmärksamhetskris med fokus på fel saker.
Lycka till!
Författare: Helene Arvidsson
