Behöver vi ens ha mötesrum längre?

Vad är ett mötesrum?

Vi börjar från grunden. Ett mötesrum är alla slutna platser där vi kan mötas, och kan med andra ord se väldigt olika ut. Nedan är några av de olika mötesrumstyperna jag kan komma på.

• Fokusrum
• Huddleroom
• Litet konferensrum
• Mellanstort konferensrum
• Stort konferensrum
• Traditionellt styrelserum
• Klassrum
• Auditorium
• Multipurpose (möbleras om för olika syften)

Vad är syftet för ett mötesrum?

Som konstaterat så finns det väldigt många olika typer och storlekar på mötesrum, följaktligen finns det också en hel del olika syften för dessa rum. Nedan ser du några exempel.

• Teambuilding
• Socialt nätverkande
• Brainstorming
• Samarbete
• Fatta viktiga beslut
• Utbildning
• Underhållning
• Sändning
• Intervju
• Presentation
• Förmedla information

Vad är fördelarna med ett mötesrum?

Fördelarna med att kunna arbeta flexibelt hemifrån känner vi alla till vid det här laget, men vad finns det egentligen för vinster med att ses fysiskt i ett mötesrum?

• Socialt. Detta är förmodligen den absolut största generella drivkraften för att vilja sitta tillsammans i ett mötesrum.
• Första intrycket. Att personligen välkomna en ny kund, samarbetspartner eller kollega i en professionell och inbjudande miljö.
• Gemensamma förutsättningar. Alla har samma förutsättningar för mötet med exempelvis samma säkra WiFi med god uppkoppling, samma ergonomiska stolar och samma goda kaffe.
• Professionell kontext. Ett viktigt möte ges väldigt bra förutsättningar när det hålls i en gemensam officiell kontext. Vi klär oss för möte och vi omringas av den aktuella verksamheten som förhoppningsvis är i full aktivitet.
• Säkerhet och sekretess. När vi sitter samlade i ett slutet mötesrum så finns det generellt en större känsla av sekretess kring vad som avhandlas.
• Beslutsfattande. Det visar sig att viktiga beslut fattas en aning mer effektivt när vi sitter tillsammans runt samma bord.

Så vad är slutsatsen?

Vi kan väldigt snabbt konstatera tre saker kring mötesrum - de ser väldigt olika ut, har många olika syften och medför en hel del fördelar.

Detta är ena sidan av verkligheten. Den andra sidan är något de flesta av oss är väldigt bekanta med nu, nämligen att arbeta på distans. Konceptet att arbeta hemifrån är nu en självklarhet i de roller som tillåter det. Fördelarna med att arbeta hemifrån är många, både för individen och organisationen. Det är ett välkänt faktum att organisationer som vill behålla och attrahera duktiga medarbetare måste tillåta den typen av flexibelt arbete.

Resultatet av allt detta är det som vi kallar för det hybrida kontoret, eller den hybrida mötesplatsen. Nämligen att använda sig av alla fördelar och möjligheter som finns tillgängliga. Allt efter syfte, förmåga och förutsättningar. Hemmakontoret, det gemensamma kontoret och mötesrummet.

Min slutsats är att mötesrummet är helt avgörande för att möjliggöra en hållbar hybrid vardag. Första steget är att svara på frågan i huvudrubriken på den här artikeln. Nästa steg är att göra mötesrummen klara för att hantera en hybrid mötesplats. Men det steget tar vi en annan dag.

Lycka till med dina möten!

Skrivet av: Petter Damré
IsiCom Nordic