Hjärnan är inte rustad för ständig konsumtion

Vi behöver förstå hjärnans möjligheter och begränsningar

Miljön på många arbetsplatser idag präglas av ett konstant informationsflöde som människan egentligen inte är formad för att hantera. Resultatet blir höga stressnivåer, känslor av otillräcklighet och ofta orimliga krav på individens förmåga att prioritera. Med större förståelse för hjärnans möjligheter och begränsningar kan vi skapa mer rimliga arbetsförhållanden. Det kommer att kräva strukturella förändringar och anpassningar. Individen själv är formad av sitt biologiska arv som under årtusenden satt förutsättningarna för vår kapacitet.

Den analoga hjärnan i den digitala tillvaron

I min bok "Den analoga hjärnan i den digitala tillvaron" skriver jag om problematiken för en hjärna som är formad för brist, men verkar i en tillvaro av överflöd. Här delar jag med mig av en bit kunskap från boken.

Under ett sekel gick mänskligheten från en 40 000-årig historia med likadana hjärnor och brist på socker, information och kontakter, till att leva i överflöd av samma resurser. Kort därefter blev all information och digital interaktion tillgänglig under dygnets alla timmar genom en ny innovation. Den smarta telefonen. En ny värld av möjligheter öppnade sig. Människors kreativitet kunde lyftas till nästa nivå. Rörelser kunde växa sig stora på kort tid och informationsspridningen gav nya möjligheter för fler att ta del av mer. För en hjärna som är optimerad för brist är det en ny utmaning att hantera överflöd. Utmaningen ökar när överflödet dessutom är ständigt tillgängligt och vår uppmärksamhet har blivit hårdvaluta för inte minst ekonomiska intressen. Vi måste inte längre jaga och samla. Ändå är det fortfarande de beteenden som vår hjärna kommer att belöna med positiva känslor, vilket innebär att vi fortsätter jakten. Det får såväl känslomässiga som praktiska konsekvenser.

Mer än var hjärnan kan bearbeta

Hjärnan har alltid nåtts av mer information än den kan uppmärksamma och bearbeta till medvetna långtidsminnen. Att göra urval och filtrera information tycks vara en del av att vara en medveten varelse. Det som har betydelse är värdet av den informationen som väljs bort – mer eller mindre medvetet. Är informationen för stunden mindre betydelsefull, irrelevant eller oföränderlig, så är det mest energibesparande att ignorera den. Är informationen viktig eller växlande så ägnar vi mer energi åt att uppmärksamma den. Problemet uppstår när hjärnan nås av mer relevant information än vad den kan bearbeta. Många tycker att det är svårt att göra ”rätt” urval och prioriteringar.

Uppgifter tenderar att skjutas på framtiden

Informationen flödar konstant och tycks vara outsinlig, men framförallt uppfattas informationen vara värd att bearbeta i en mycket högre utsträckning än vad som är möjligt för hjärnans begränsade kapacitet. Uppgifter tenderar att skjutas på framtiden – särskilt när det finns något med dem som är oklart. Uppgifter prioriteras ned till förmån för sådana som går lättare att bocka av, även om de egentligen inte är viktigare. Det känns tillfredsställande att slutföra uppgifter och då väljs gärna dem som ger tillfredsställelsen snabbast. Samtidigt kan e-mails bli lämnade utan åtgärd. Artiklar sparas olästa i växande samlingar online. Vi skrollar förbi relevant information i jakten på något som ger förståelse snabbt. Vi kanske låter bli att svara när det ringer. Vi tar del av nyheter på TV, dator och telefon samtidigt, som om det gick att dela på uppmärksamheten.

Sedan kommer vi inte ikapp

Det är inte konstigt att många reagerar med känslor av stress. Det går inte att komma ikapp. Vi känner oss otillräckliga när vi inte hanterar allt av värde som möter oss. Vi upplever stress när vi ignorerar det som vi inte tycker att vi borde ignorera. Även om hjärnan alltid har nåtts av mer information än den medvetet har kunnat bearbeta, så har det betydelse att både mängden och relevansen av informationen har ökat. Information, kontakter och uppgifter måste nu ignoreras trots att de är viktiga. Att leva i överflöd innebär att det är mer som måste beaktas, mer som kommer att förbises och mer som kommer att skjutas på framtiden. Vi tvingas överskatta hur mycket tid och energi som kommer att finnas i framtiden för att bearbeta allt som vi inte räcker till för i stunden. Det är lätt att ryckas med av stressen för den som inte kunnat upprätta medvetna strategier för att hantera mängden information, krav och uppgifter.

Lätt att fly stressen

Samtidigt som överflödet kan orsaka stress så har det också uppkommit fler lockande möjligheter att fly undan samma stress. Ständigt tillgängliga spel, sociala plattformar och kommersiella medier ger oss enkla möjligheter att tillfälligt leda bort uppmärksamheten från det som stressar. Vi kan byta ut reflektion mot konsumtion och tillfälligt slippa de där tankarna som ger obehag om de inte tystas. Distraktionerna ger en frizon och tillfredsställelse – om än kortvarig. Sedan riskerar stressen att förvärras då mer tid har gått, utan att orsaken till stressen minskat. Vad som däremot kan ha minskat är motivationen att sätta igång med faktiskt arbete.

Hjärnan vänjer sig vid snabb tillfredställelse och tycker nu att det är ännu mer obehagligt att ta itu med det som stressade från början. Det riskerar att bli en negativ spiral med ökat behov av att tillfälligt fly stressen, genom distraktioner, som i sin tur långsiktigt ökar stressen. Det är på det här området som det finns mycket att vinna med att bli medveten om processerna i hjärnan. Ökad medvetenhet kan ge ökad självkontroll, som i sin tur ger både mer långsiktigt välbefinnande och ökad effektivitet. I en tid av överflöd tycks vi må bättre när vi gör medvetna val mot ett önskat resultat. Bara att göra själva valet ger direkt en tillfredsställande känsla.

Läs mer i "Den analoga hjärnan i den digitala tillvaron"

Det arbetsplatser kan göra för att underlätta för medarbetare att hantera informationsflödet:

• Börja möten 5 min. efter hela klockslag, samt avsluta möten 5 min. före hela klockslag. De 10 minuterna däremellan gör det möjligt att bearbeta informationen från det första mötet, innan de kan gå in med fokus på nästa möte.
• I möjligaste mån hålla mötena ännu kortare än 50 minuter med kort, tydlig och konkret agenda för att skapa tid för alla att faktiskt vara produktiva.
• Begränsa hur många som blir cc’ade ett mail och när någon blir cc’ad görs det tydligt varför.
• Hålla presentationer med presentationsmaterial som faktiskt kan processas i realtid och inte kräver att mötesdeltagarna behöver gå igenom materialet igen i efterhand.
• Sätta upp regler för att begränsa parallellt egenarbete under möten, eftersom anledningen att mötas är gemensamt fokus och uppmärksamhet inte kan delas.
• Upprätta gemensamt system för att tydligt kunna signalera behov av att inte bli störd under ett angivet antal minuter.
• Uppmuntra medarbetare att ta kortare pauser på 2-5 minuter under dagen för att sitta ensamma med tankarna utan någon konsumtion av information. Det kallas hjärnans default mode och lugnar nervsystemet.
• Boka gemensamma mötesfria dagar eller halvdagar för att frigöra tid för alla att arbeta fokuserat en längre stund.

Författare: Anna Tebelius Bodin