Det är dags för en ny ledarskapsmodell i det svenska arbetslivet!

Mindre välfungerande nu och i framtiden

Under 1990-talet infördes den modell vi har idag med personalansvariga chefer med stort administrativt ansvar. Exempel på detta är att ansvar för rekrytering, ekonomi, lönesättning och rehabilitering då överfördes till vad som kom att benämnas för personalansvariga chefer. Arbetsledarfunktionen togs bort eller gjordes om och ansvaret för att planera arbetet överfördes till grupper av medarbetare. Det fanns då oftast en stark kollektiv identitet på arbetsplatserna och där trotjänare och eldsjälar höll ihop och utvecklade arbetsgrupperna. Det är en modell som har tjänat oss förhållandevis väl men som är mindre välfungerande nu och för framtiden.

Idag breder sig en mer individualistisk inställning till arbete ut i arbetslivet. Den yngre arbetskraften vill inte inordna sig i ett kollektiv eller ta ett gemensamt ansvar på samma sätt, de förväntar sig en större tydlighet från arbetsgivaren vad som gäller och vad man har för rättigheter. Deras intresse för personlig utveckling är stort, men inte lika stort för organisationsutveckling.

Ytterligare svagheter

En annan svaghet med den rådande modellen är att de personalansvariga cheferna på grund av den rådande administrativa bördan inte hinner med verksamhetsuppföljning och dialog med medarbetarna, utan medarbetarna får många gånger lösa problem som uppstår på egen hand. Även om medarbetare kan göra detta i många fall saknas ofta djupare kunskap kring hur en arbetsplats bör vara organiserad, hur man bör arbeta med rutinframtagning och verksamhetsutveckling. Många gånger saknas också kunskaper om organisatoriska riktlinjer och rutiner. Istället för att medarbetare i grupp tar tag i och löser problem på den egna arbetsplatsen, får problem bero och om de leder till negativa upplevelser hos medarbetarna så söker sig dessa till andra arbetsplatser.

Medarbetares välbefinnande har gått ned under 2022 och problem med stress och sjukskrivningar ökar. Förutsättningarna för att skapa välfungerande arbetsplatser med dagens organisationsform har gradvis försämrats. De personalansvariga cheferna brottas med en omöjlig kravbild där de förutom en omfattande administration skall vara en närvarande chef som utövar ett aktivt ledarskap. Den personalansvarige chefens mantra: ”Jag litar på att ni själva kan finna en lösning på problemet!” klingar allt ihåligare. Ett fungerande hybridarbete, där detta tillämpas leder till nya utmaningar, såväl för chefer som för medarbetare. Vad händer nu med gemenskap och samarbete, fragmenteringen på arbetsplatsen tilltar när arbetet som social arena blir alltmer försvagad.

Vad går att göra åt detta? Det är inte lätt att lösa dessa problem men jag tänker att det finns två huvudsakliga åtgärder att ta till:

1. Minska personalansvariga chefers administrativa börda rejält. Detta kan ske genom att staber, i synnerhet HR-funktionen ges en mer operativ roll och tar ett större ansvar för exempelvis rekrytering, lönesättning, utbildning och rehab. Med stabsfunktioner som levererar mer tjänster till linjen åstadkoms både ett ökat värde för stabsfunktionernas arbete och en värdefull avlastning för personalansvariga chefer. Med mer standardiserade och IT-baserade rutiner kan HR-funktionen skapa en högre effektivitet jämfört med idag där linjecheferna har ansvar och utför arbetet med stöd av HR.
2. Att de personalansvariga cheferna istället ägnar betydligt mer tid åt verksamheten och att vara med i arbetet med framtagande av goda arbetsrutiner, att få alla medarbetare att förstå sina roller och arbetsuppgifter och att bidra till medarbetares trivsel och välbefinnande. De skall ha kvar sitt personalansvar men detta kopplas mer till arbetsmiljö och verksamhetsansvar och mindre till administrativt ansvar. Verksamhetsorienterad problemlösning kan då göras mer i samspel med medarbetarna som inte längre lämnas i sticket att hantera dilemman.

Häng in 1990-tals kostymen

Målet med en sådan reform är att möjliggöra ett mer aktivt ledarskap i det svenska arbetslivet och att personalansvariga chefer blir mer knutna till den operativa verksamheten än till en ”administrativ bubbla”. Självstyrande medarbetare är bra på många sätt men deras förutsättningar att på egen hand hantera komplexa problem blir alltmer utmanad av den pågående individualiseringen och en tilltagande resursknapphet. Det skall kunna räcka för medarbetare som vill det att bara sköta sitt arbete och inte behöva ta ansvar för arbetsplatsen i stort. Större ansvar kan ges för dem som vill, men inget påtvingat ansvar som är vanligt idag. Det är således dags att hänga in 1990-tals kostymen i garderoben till förmån för en mer tidsenlig och betydligt bättre åtsittande klädedräkt!

Författare: Stefan Tengblad
Professor i Human Resource Management
Göteborgs universitet