Sparade inlägg
Sparade evenemang
Sparade leverantörer
Sparade podcasts
Sparade videos
Sparade inlägg
Sparade evenemang
Sparade leverantörer
Sparade podcasts
Sparade videos9 konkreta tips för en bra planering
Vad är viktigt för dig att prioritera och ge tid och utrymme för under dagen? Vi har satt ihop en lista på nio konkreta tips för en effektiv och mer balanserad arbetsvardag med plats för fokustid, återhämtning och reflektion.
1. Kalender
Använd din kalender som ett sätt att manövrera pusselbitarna i din vardag. Då blir det lättare att säga ja och nej till rätt saker. Lägg en hälsosam grund i din kalender som stärker dina vanor för rörelse, reflektionstid och återhämtning. Planera in allt du vet ska hända under året och se till att du har goda rutiner för återkommande uppgifter i kalendern. Det tar väldigt lite tid och energi när du fått in vanan att göra uppgifter med regelbunden intervall. Det fungerar lika bra hemma med städning och träning.
2. Hybridarbete
Om ditt arbete ger dig möjlighet att hybridarbeta så bestäm redan i förväg vilka dagar du önskar arbeta hemifrån och vilka dagar du ska vara på din arbetsplats. Kom ihåg att stämma av med dina kollegor samt se över vilka resdagar som passar dig bra.
3. Veckoplanera
Avsluta din vecka med att veckoplanera, förslagsvis fredag morgon eller efter lunch. Lägg in veckoplaneringen som en återkommande tid i din kalender. Planera för fyra veckor i taget för en bra framförhållning. Kom ihåg att lämna utrymme i din planering för oförutsedda och oplanerade saker som dyker upp.
4. Egen tid
Starta din vecka med egen tid då kommer du att kunna koppla av och återhämta dig bättre under helgen. Risken med en orealistisk att göra-lista kan göra att din planering kraschar redan innan veckan börjat. Så försök undvika att starta din vecka med en överambitiös "önskelista".
5. Fokustid
Använd morgontiden för ditt fokus arbete. Förhoppningsvis har du under din veckoplanering bokat in tid för dina kärnuppgifter. Se till att du får jobba ostört och låt inte mejl och aviseringar sluka din energi. Reflektera redan på morgonen om vilka tre uppgifter du ska fokusera på idag. Ett av dina fokusområden ska även vara något personligt som du mår bra av, exempelvis en lunchpromenad.
https://petrabrask.se/effektiva-tips/inspiration-och-tips/3-tips-bli-en-mastare-pa-att-fokusera/
6. Reflektionstid
Avsluta din dag med att reflektera. Skriv ner tre frågor till dig själv som du svarar på:
1. Gick du i mål med dina tre fokusuppgifter?
2. Vad lärde du dig idag?
3. Vad är din vision för imorgon?
7. Raster
Om du vill bli effektiv så ta raster! Vår hjärna orkar inte vara produktiv mer än i maximalt 1 - 1,5 timme i sträck. Ta korta raster på cirka 10 minuter så orkar du mer. Sträck på dig, hämta vatten, kaffe/te eller frukt.
Ett tips är att använda Pomodoro-metoden för att få in en bra vana och rutin. Pomodoro är italienska och betyder tomat. Italienaren Fransisco Cirillo hade en tomatliknande klocka i köket som han ställde in på 25 minuter för att komma igång med en tuff uppgift. När alarmet ringde tog han en rast på 5 minuter. Han upprepade processen tills han blev klar med sin arbetsuppgift.
8. Mer närvarande
Vill du vara tillgänglig jämt eller vill du bli mer närvarande? Att vara tillgänglig jämt är omöjligt även om det på många arbetsplatser känns som ett outtalat krav. Försök istället att tänka att du ska bli mer närvarande, både för dig själv och ditt fokusarbete samt för dina kollegor och på era möten. Låt förmiddagarna vara din egen tid där du arbetar med dina fokusuppgifter. På eftermiddagarna är du sedan tillgänglig för dina kollegor och resten av världen. Det fungerar såklart inte alltid, men när du kan så rekommenderar vi att du lägger dina möten på eftermiddagarna.
9. Teamwork
Om du önskar få till ett smidigare teamwork är det viktigt att du tydliggör förväntningarna på dina kollegor. Ge dem återkoppling och be om feedback - vad förväntar de sig av dig? Att tydliggöra roller och förväntningar gör att ni kommer vidare i frågor utan att fastna i långa beslutsbänkar.
Då vi oftast är som mest produktiva morgontid kan ni införa gemensam fokustid på morgonen/förmiddagen. Exempelvis kan ni komma överens om att alla har sin egen fokustid mellan 7.30 - 9.30. Efter det kan ni prata och störa varandra.
Se till att ni gör utrymme för pauser och återhämtning mellan möten och under arbetsdagen. De organisationer som har en gemensam fikarast har visat sig vara effektivare. En daglig ”lättsam” kommunikation gör att vi känner oss tryggare att vända oss till varandra även vid svårare frågor. Vi blir också tryggare att säga ja och nej.
