Skapa mer meningsfulla möten

För många och för långa möten

En av de största tidstjuvarna på många arbetsplatser är ”För många och för långa möten”. Det här skapar ofta frustration och stress när man hamnar på möten som är oförberedda, saknar syfte och är ostrukturerade. Möten behövs, men hur vi genomför dem gör hela skillnaden. Både för dig som deltar och de du har arbetsmöten med. Vi ger dig effektiva tips så att du och dina medarbetare kan börja skapa mer meningsfulla möten på er arbetsplats.

Skapa gemensamma spelregler för meningsfullare och effektivare möten

• Börja med att svara på några frågor. Varför ska jag vara med på det här mötet? Varför är jag kallad till det här mötet? Det är viktigt att den som bjuder in till mötet tydligt uttalar mötets syfte. Samt vad för slags möte det handlar om; informationsmöte, brainstormingsmöte, beslutsmöte etc..
• Avsätt rätt tid för ditt möte. Alla möten behöver inte vara en timme lång. Ibland kan det räcka med 20, 30 eller 45 minuter. Våga hålla mötet kort så att ni har fokus på det som är viktigt för just det här mötet.
• Gör en agenda för ditt möte. Och sätt en tidsram för varje punkt på agendan. Prioritera den viktigaste frågan på agendan och börja med den. Den första punkten får alltid mest energi och fokus.
• Förberedelse. Ge deltagarna tillräckligt med förberedelsetid innan mötet. Skicka ut agendan, de frågor ni ska diskutera i förhand och annat relevant material. Det ger alla deltagarna en chans att förbereda sig och vara redo att bidra med kunskap, information med mera under mötet. Boka även in tid för din egen förberedelse.
• Bestäm roller och ansvar innan ni kommer igång med mötet. Exempelvis kan ni ha en mötesledare, en tidtagare och någon som för anteckningar. Alternera gärna rollerna. Variation gör att hjärnan håller sig mer alert.
• Ha gemensamma spelregler under mötet vad gäller sms:a, svara i telefon, mejla med mera. Se till att det får konsekvenser om man bryter mot spelreglerna.
• Använd en parkeringsruta under mötet. I den här rutan skriver ni upp viktiga saker som kommer upp under mötet men som inte hör till detta möte. Då behåller ni fokus och fart på det mötet ni har just nu. Och de punkter ni har skrivit ner i parkeringsrutan kan ni ta upp på slutet av mötet, om ni har en diskussionspunkt.
• Pauser under mötet. Kom ihåg att ta pauser om ni har långa möten. En bra regel är att aldrig hålla på längre än en timme utan paus. Vi orkar inte vara uppmärksamma hur länge som helst.
• Avsluta mötet med feedback från deltagarna. Ett bra sätt att förbättra möten och kontrollera att alla har förstått vad som har bestämts. Lägg gärna till en frivillig diskussionspunkt också. Det är ett bra sätt att få möjlighet att ta upp övriga frågor eller eventuell någon av de punkter ni skrev upp i parkeringsrutan. Då kan de som är intresserade stanna och de övriga kan lämna mötet.