Sätt en realistisk tidsplan från början och håll den

Rekommendationer

• Gör en realistisk tidsplan från start.
• Är ni osäkra - ta hjälp av en extern projektledare.
• Följ tidsplanen, det finns många parametrar och hålltider att förhålla sig till. Planeras inte dessa tidpunkter in riskerar man att skapa såväl dåliga som kostsamma lösningar som dessutom kan behövas göras om för att de inte är genomtänkta.

Att längs projektplaneringens och förberedelsens gång inte lämna in besked i tid till hyresvärden så att de hinner med bygganpassningen kan också bli en ekonomisk belastning. Inte minst om ni flyttar till en lokal där medarbetarnas arbetsplatser inte är färdigställda när det är dags för er att börja jobba igen. Så ha respekt för tiden. Skulle den här texten sammanfattas så är det med den meningen. Att vid en flytt göra en realistisk tidsplan och sen se till att hålla den så bra som det bara går. Det är något som brukar spara både pengar, och ironiskt nog, tid.

Tidsplan utifrån resurser och budget

Att skapa en realistisk tidsplan är inte enkelt. Att flytta, förändra eller bygga om innebär ofta komplexa utmaningar som behöver få ta tid att lösa för att resultatet ska bli bra. Att skapa en tidsplan innebär att ni behöver få input från flera delar av er organisation. IT, FM, HR med flera. Alla behöver få möjlighet att redogöra och planera för hur det nya kontoret ska fungera.

Det är mycket information som ska hämtas in från många håll. Det handlar om ett komplext projekt.

Ta hjälp av andra med erfarenhet

Om ni saknar erfarenhet av flyttar och större förändringar av arbetsplatser är det rekommenderat att ta hjälp av de som har den erfarenhet ni behöver. Att inte göra det är att öka riskerna i projektet, sett till möjliga förseningar med oväntade utgifter och merarbete som följd.

Blir tidsplanen inte rätt från början skapar det en grogrund för ogenomtänkta beslut. Beslut som kanske inte hinner förankras ordentligt i organisationen och som i praktiken kanske skapar en arbetsplats som inte fungerar som det var tänkt.

Börja från slutet

Att göra en tidsplan är ofta enklare om man börjar från inflyttningsdatumet och hur man vill att kontoret ska fungera och vara klart då och sen arbetar bakåt. Med hjälp av den externa projektledaren kan ni då gå igenom allting som behöver göras inför flytten och se till att avsätta de resurser som krävs för att det ska gå ihop. Ett vanligt misstag är att underskatta hur mycket som behövs göras.

Med ett väl genomfört flyttprojekt bakom sig finns alla möjligheter för att det ska skapa glädje och energi i organisationen. Att få komma till ett nytt kontor med nya förutsättningar att göra sitt jobb på ett bra sätt kan skapa en stolthetskänsla hos medarbetarna.