Miniguide: att planera en workshop för er kontorsanpassning

Ska ni göra en förändring på kontoret, men har lite svårt att komma igång? Då är ni inte ensamma, att förändra sitt kontor är en ovan process för de flesta av oss. Många gånger kan en förstudie och workshop kickstarta processen, ge inspiration och samla teamet i en gemensam vision. Här har vi sammanställt ett antal punkter som hjälper dig och dina medarbetare att planera er workshop, för att skapa just den arbetsplats ni vill ha!

Spara

Effekter av en kontorsanpassning

Det finns många faktorer för dig som hyresgäst att ta hänsyn till för att få en bra arbetsplats. Genom att anpassa er kontorsmiljö till era behov och önskemål får du en arbetsmiljö där medarbetare trivs och där arbetet flyter på. Med hjälp kommer du också att skapa en kontorslösning som håller över tid.

Att i en förändring enbart fokusera på möbler och inredning räcker inte för att åstadkomma ett bra och hållbart resultat. Det finns ett stort glapp i kunskap rörande lokalanpassning, varför det lönar sig att ta hjälp och lägga tid på en gedigen förstudie.

Skapa en gemensam vision

Vad är det vi vill ha - och varför vill nya skapa ett nytt kontor? Reder man ut dessa frågor tidigt så skapar man en tydlig vision som blir en röd tråd för hela projektet. Anledningarna till att förändra sin arbetsplats kan vara många:

  • Den fysiska arbetsmiljön är daterad (t.ex. sliten/ofunktionell/oergonomisk inredning)
  • Arbetssättet har förändrats (t.ex. papperslös, aktivitetsbaserad)
  • Organisationen har förändrats (t.ex. nya arbetsuppgifter/avdelningar)
  • Personalstrukturen har förändrats (t.ex. färre/fler medarbetare, ökat arbete i homeoffice)
  • Ytbehovet har förändrats
  • Den ekonomiska situationen har förändrats

Genom att göra en förstudie får du en analys av vad du vill med din förändring. Behöver du flytta till en ny lokal eller kan arbetsplatsen förbättras med mindre ingrepp? Förstudien säkerställer helt enkelt att allt blir rätt från början – det kan nämligen vara kostsamt att göra fel.

Vad påverkar den fysiska arbetsmiljön?

Det finns flera aspekter som påverkar utformningen av den fysiska arbetsmiljön. Några av dem är:

  • Arbetssätt: Vad är det ni jobbar med och hur? (ensam, i team, …)
  • Fysisk arbetsmiljö: Var jobbar ni och hur? (kontorslandskap/eget rum, homeoffice, stationär/bärbar dator, …)
  • Lokalens förutsättningar (layout, takhöjd, tillgång till dagsljus, ...)

Kom igång!

Ibland känner man sig osäker kring omfattning av förändring som krävs. Då kan det vara en bra idé att komma igång med en workshop där du och dina medarbetare kommer igång på ett informellt sätt, med högt i tak. Man ställer sig frågor som varje individ enkelt kan svara på, exempelvis:

  • Nuvarande arbetsplats: Hur ser den ut? Hur fungerar den?
  • Framtida arbetsplats: Hur ser den ut? Nya funktioner? Arbetssätt?
  • Individuella behov och önskemål
  • Erfarenheter från andra arbetsplatser och lösningar

Mervärden av en workshop

Fördelarna är många: Man inspireras och medarbetarna känner sig delaktiga och engagerade samtidigt som man får en ny synvinkel på individernas behov. Alla dessa aspekter bidrar till en ökad medvetenhet och lust till förändring. Om man kommer fram till att det krävs en omfattande förändring så blir det lite enklare nu att planera de nästa stegen och ta kontakt med rätt samarbetspartners.

Detta inlägg är inlagt av: Ljusrum

Relaterade inlägg

Laddar inlägg