Vad är aktivitetsbaserat arbetssätt?

Ett julbord av funktioner & ljudmiljöer

Kontor som utformas för aktivitetsbaserat arbete erbjuder ett slags julbord av olika funktioner och ljudmiljöer med syfte att vi människor ska kunna arbeta produktivt, effektivt, tillsammans eller enskilt samt ostört – om vi vill.

Dock är utgångspunkten att aktivitetsbaserat arbete är just ett arbetssätt. Det går alltså inte att förvänta sig att när olika fysiska funktioner och ytor finns på plats blir arbetet i verksamheten automatiskt aktivitetsbaserat.

En fråga om organisationskultur

Det aktivitetsbaserade arbetet handlar om
- den fysiska platsen,
- de digitala möjligheterna,
- de beteenden vi har och som vi utvecklar enskilt och tillsammans

Aktivitetsbaserat arbetssätt kräver ett visst typ av ledarskap, att vi leder oss själva – och som antropologen Katarina Graffman säger, det handlar om organisationskultur.

1. Förutsättningarna för valfrihet

Ett aktivitetsbaserat kontor delas ofta upp i zoner som definieras av olika ljudnivåer och genomströmning, med olika funktionsytor för såväl enskilt arbete som samarbete. Det har öppna ytor och slutna rum. Telefonbås och samtalsrum.

Kontoret erbjuder olika sätt att sitta på och möjligheter att stå bekvämt. Klassiska ergonomiska skrivbord och konferensrum. Ytor och funktioner både för samvaro, samarbete och för koncentration i enskildhet. Akustik, belysning och temperatur spelar också roll. Alla vi är olika och trivs i olika miljöer. Vissa av oss är varma av oss, medan andra lättare fryser. Några behöver mer ljus på sin skärm än andra och vissa tycker om det lite mer kalla blåa ljuset än andra. En del blir lätt sömniga i det lite varmare röda ljuset medan en del upplever det som mer trivsamt.

Lika viktigt som det är att få välja vilken sorts arbetsplats och i vilken ljudzon, lika viktigt är det att bemöta våra olika individuella behov och preferenser. Att en arbetsgivare ska ta hänsyn till både temperatur och ljus har i dag blivit en självklarhet om ett nytt kontor ska byggas. Är det renovering av gamla lokaler kan denna anpassning bli mer kostsam.

2. Förutsättningarna för mobilitet

En resa som är självklar för det aktivitetsbaserat arbete är den digitala. Digitala lösningar och arbetssätt behövs för att stödja samverkan, möjlighet att röra sig fritt utifrån de val man gör, utan att vara bunden av pärmar och papper. Jag säger ”resa” för att det är en nödvändig process som alltför ofta glöms bort eller snarare tas för given. ”Vi arbetar redan digitalt så vad ska vi göra annorlunda? Vi har ju köpt in Microsoft 365 till alla medarbetare. Alla sköter ju sina jobb idag, vad saknas?” Vanliga kommentarer som vi konsulter & projektledare får höra.

Men om det nya fina aktivitetsbaserade kontoret med alla sina olika valmöjligheter och finesser ska fungera, så måste också alla duktiga medarbetare och chefer (alla kunskapsarbetare) få möjlighet och utrymme att lära sig nya funktioner och program som erbjuds. Att köpa in digitala verktyg, utan att delge hur man har tänkt att det ska användas eller erbjuda utrymme och möjlighet att lära är som att bjuda in till ett julbord utan att ge gästerna tallrikar och bestick.

3. Beteenden och kultur

Med fysiska och digitala förutsättningar på plats har var och en stor valfrihet kring hur man kan och vill arbeta. Dåså! Eller? Det aktivitetsbaserade arbetssättet kräver också att det är okej att göra dessa många olika individuella val.

Här kommer organisationskulturen in i bilden:

• Är det socialt acceptabelt att använda en motionsarbetsplats eller ta ett promenadmöte?
• Kommer chefen eller kollegorna titta snett på mig om jag spelar pingis en stund eller sitter i en fåtölj och läser?
• Blir jag bestraffad med pikar och kommentarer om jag drar mig undan en stund?
• Får jag jobba ostört i den tysta zonen utan att kollegorna kommer och knackar mig på axeln och kräver min uppmärksamhet?
• Är det okej att flamsa högt i den aktiva zonen som väl var till för kreativitet och utbyte av idéer…?

Syftet, intentionen & målet

Med organisationskultur menas sådant som är outtalat mellan oss, sådant som informellt bestraffas och belönas, tittas snett på eller uppmuntras. Det handlar också om ledarskapskultur. Här är det tillitsbaserade ledarskapet en knäckfråga.

Om var och en inte förstår på vilket sätt ett aktivitetsbaserat arbetssätt kan underlätta och effektivisera vår arbetstillvaro så är det mycket svårt att testa och prova nya sätt. Det är det gamla klassiska ”What’s in it for me?”. Så varför vill ni göra detta? Vilket är syftet, intentionen och målet? Berätta om det hela vägen inför, under förändringsresan och en bit därtill.

Till sist, mina 4 bästa tips för att lyckas:

1. Ha en ledningsgrupp med engagerade medlemmar som har mandat att fatta beslut i olika frågor.
2. Arbeta strukturerat med gruppens målbild med projektet. Varför ska vi göra denna resa? Samt hur ska vi göra den?
3. Se till att alla olika byggstenar hanteras och arbetas med parallellt (fysiska, digitala, kulturella).
4. Ha tålamod! Särskilt när det går och känns trögt. Det är värt det.