Passar aktivitetsbaserat arbetssätt alla verksamheter?

Vilka funktioner & förhållanden behöver ni?

En aktivitetsbaserad arbetsplats har valt ett arbetssätt som utgår från verksamhetens och dess medarbetares behov. Jag har beskrivit mer utförligt vad det innebär i det här kunskapsinlägget. Frågan man behöver ställa sig om man funderar på den här typen av arbetsplats är: vilka typer av funktioner och förhållanden behöver just er verksamhet för att kunna jobba effektivt och ha välmående medarbetare?

Passar det om vi vill spara kvadratmeter, men inte har tid eller ork för en större förändring?

Många verksamheter betalar ofta enorma pengar för alltför stora kontorsytor. Rent hållbarhetsmässigt, tänk dig hur mycket yta som kyls ner och värms upp dagligen som ingen använder sig av? …även när det inte är pandemi? Ja, ett aktivitetsbaserat kontor vara ett sätt att spara på kvadratmeter. Men om man inte samtidigt sätter sig in – och genomför – den förändring som organisation, medarbetare och chefer behöver – kommer arbetssättet inte att fungera. Det kräver tid och resurser att göra en genomgripande förändring

Passar det om vi vill ha en snabblösning?

Som forskaren Lena Lid Falkman har påpekat: aktivitetsbaserat kontor är inget ”Management quick fix”. Så nej, en snabblösning är det inte. Varför gör ni det här? Vad vill ni uppnå? Vem äger frågan? Vad innebär det för medarbetarna? För cheferna? På kort sikt – på lång sikt?

Passar det om vi jobbar mycket tillsammans och har många möten?

Ja, aktivitetsbaserat arbetssätt är till för att främja samarbete och möten över gränser. Det passar särskilt verksamheter som vill jobba på att ”få bort stuprören” och sudda ut organisatoriska gränser. Detta för att ett aktivitetsbaserat kontor med ett arbetssätt som hör därtill är mobilt. Människorna i verksamheten rör sig över hela kontoret utifrån de behov de har, inte utifrån deras organisatoriska tillhörighet.

Om ni utgår från verksamhetens behov av många möten erbjuder kontoret gott om mötesplatser - och mötessätt, såväl inom fyra väggar, som i en öppen miljö, och såväl små mötesrum som stora. Och så de digitala möjligheterna, förstås. Inventera behov. Skapa variation och funktioner utifrån behov.

Passar det om vi vill jobba hållbart?

Om ska nås hållbarhetsmålen behöver det finnas lösningar där mindre kontorsyta används, och färre möbler. Aktivitetsbaserade kontor behöver generellt sett färre skrivbord och färre skärmar än antal personer på kontoret. Detta eftersom en arbetsplats räknas som mer än ”bara” ett ergonomiskt skrivbord med teknisk utrustning.

Passar det om vårt arbetsmaterial är på papper och i pärmar?

Att jobba aktivitetsbaserat är att jobba rörligt. Med papper och pärmar blir det besvärligare att anpassa plats efter behov och preferens, så därför är en av förutsättningarna för ett väl fungerande aktivitetsbaserat arbetssätt att verksamheten drar nytta av de digitala möjligheterna som finns. Och kom ihåg: Det räcker inte med att köpa programvaran – medarbetarna behöver få möjlighet, kompetens – och anledning – att använda den också.

Passar det om vi jobbar med känsliga uppgifter?

Hur säkra fysiska lösningar man än ordnar på ett kontor, så är säkert beteende minst lika viktigt. Det finns såklart fysiska lösningar som exempelvis låsbara skåp, säkerhetsskåp, ljudabsorbenter och insynsskydd på datorskärmar. Men det går också bra att be kollegorna att inte stå och kika över axeln på en HR-handläggare som arbetar med personalärenden, utmärkt att boka rum eller platser där man kan prata ostört, utmärkt att skapa rutiner för hur man hanterar känsligt material och känsliga samtal.

Passar det om vi har komplexa arbetsuppgifter och behöver ha möjligheter att arbeta fokuserat?

Vid behov av fokuserat arbete erbjuder ett aktivitetsbaserat kontor zoner där ljud och genomströmning innebär att du kan arbeta fri från störningar. Det bör finnas tillräckligt med tysta rum och utrymmen där du även är fri från synliga distraktioner. Dina kollegor ska inte kunna stå utanför och titta in, och ska helst inte stå och vinka åt kollegorna de vill ha tag på.

Detta förutsätter i sin tur att personalen gjort överenskommelser som innebär att när du väljer en tyst fokusplats får du jobba ostört. Och om överenskommelser/spelregler inte är pratats om – utan kanske mest informerats om – finns risk för att de inte följs. Och då kanske ni använder ytor som är tänkta till något annat för att komma undan för lugn och ro – och vips! fungerar inte kontoret som det är tänkt.

Aktivitetsbaserat arbetssätt passar verksamheter som

• utgår från medarbetarnas och chefernas behov,
• är beredda att lägga ner tid och resurser på att göra en genomgripande förändring,
• förstår att det handlar om en genomgripande förändring av verksamheten – och inte enbart om inredning, och
• förstår att det kommer innebära tålamod, samarbete och inkluderande förhållningssätt.