Så lyckas du införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt

Att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt är många gånger en stor förändring på en arbetsplats. För medarbetarna innebär det inte bara ett helt nytt sätt att arbeta på, utan även flera nya miljöer att arbeta i.

Det säger sig självt att en sådan förändring ofta kan vara en utmaning. Så hur gör ni då, om ni vill förändra ert arbetssätt? Vad finns det för framgångsfaktorer att fokusera på, och vilka fallgropar bör undvikas? Vi på Hifab Lokalutveckling har gjort en sammanställning av viktiga framgångsfaktorer för lyckade förändringar till aktivitetsbaserat arbetssätt.

1. Kartlägg, analysera och anpassa

Först och främst är det viktigt att klargöra en sak: ett aktivitetsbaserat arbetssätt är inte en färdigpaketerad kontorslayout som är likadan för alla organisationer. En grundlig kartläggning och analys av vad medarbetarna gör på jobbet, och hur de gör det, är det första steget. Först därefter kan ni börja fundera kring vilka arbetsplatser och miljöer som det aktivitetsbaserade kontoret bör bestå av i just ert fall.

2. Ledarskap och självledarskap

Ledarskap är A och O när det kommer till ett lyckat införande av ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Ledarskapet i en aktivitetsbaserad miljö måste vara byggt på tillit och frihet för medarbetarna. Ett kontrollerande ledarskap har inget där att göra.

Som en naturlig följd av den ökade friheten kommer också ökat behov av självledarskap. När vi arbetar aktivitetsbaserat måste varje individ ta större ansvar för när, var och hur arbetsuppgifterna ska utförs. I början kommer många behöva stöd och hjälp att komma igång, så se till att erbjuda både utbildning och uppföljning under en period när ni har startat igång med det nya arbetssättet. Då kan ni undvika att medarbetarna faller tillbaka in i gamla vanor efter ett tag.

3. Involvera mera

En lyckad förändring bygger på brett engagemang och delaktighet hos medarbetarna. Det kan vara nog så utmanade eftersom en stor förändring även kan leda till stress och oro.

Lite konkreta råd för att lyckas med involveringen av medarbetare är:

• Engagera och utbilda chefer och ledare tidigt. De kommer sedan att fungera som inspiratörer och kunskapsbärare för sina medarbetare genom hela förändringen.
• Erbjud mycket information och inspiration. Det kan till exempel vara studiebesök eller föreläsningar. Många gånger beror oro på okunskap!
• Skapa forum för frågor och funderingar. Det är naturligt med många och kanske svåra frågor i början men ni ska inte vara rädda för att lyfta fram dem. Tvärtom skapar det trygghet att få ett svar, även om svaret inte alltid är exakt det medarbetaren förväntat sig.
• Låt organisationen tillsammans fundera kring det nya arbetssättets möjligheter och skapa en gemensam vision för det nya.

4. Teknik

Sist men inte minst. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt går hand i hand med ett digitalt arbetssätt. Självklart ska du fortsätta kunna jobba med papperskopior när du behöver det. Men flera hyllmeter med pärmar som samlar damm är snart ett minne blott. För att lyckas behöver ni:

• Digitalisera era papper så långt ni bara kan.
• Se till att tekniken möjliggör rörlighet, både hårdvara och mjukvara.
• Skapa utrymmen för digitalt socialt samspel.