Så leder du hybrida möten - med energi

Digitala möten är helt enkelt inte lika roliga

Vi ska inte låtsas om att det inte är någon skillnad. Digitala möten är helt enkelt inte lika roliga som möten i verkligheten. Att träffas fysiskt, vistas i samma rum, insupa (kropps)dofter, att läsa av subtila ansiktsuttryck, komma med spontana infall och – inte minst – glidtackla varandra i korridoren på väg dit, är inte något man löser på distans. Med det sagt har våra digitala redskap öppnat upp möjligheter som underlättar för oss i vardagen, såväl innan pandemin som under de mest drakoniska av restriktioner. Så hur får vi ut det mesta av hybrida möten – och hur kan vi göra så att alla känner samma delaktighet?

Hybrida möten, till skillnad från rent digitala möten, innebär att vissa möts fysiskt medan ytterligare andra ansluter på distans. De som befinner sig i konferensrummet har redan innan mötet startar hunnit dunka varandra i ryggen och spilla kaffe på någons tröja, sagt att det gör inget, äsch den här gamla trasan och så vidare. Som digital deltagare har du ett handikapp redan från start. Du är inte riktigt en i gänget – än.

Betänk skillnaderna för deltagarna

Om du är den som leder mötet i den analoga delen av universum är det asymmetriska förhållandet mellan när- och därvarande deltagare en sak värd att reflektera över. De subtila signaler som styr dynamiken i ett helt analogt möte – vem som ska tala härnäst, vilka idéer som möts av medhåll och så vidare – går i stort sett förlorade för den pixelerade deltagaren på skärmen. Att verbalt förmedla detta till honom eller henne blir därmed viktigt och du som mötesledare bör alltså agera med större tydlighet än vanligt. Som fjärrdeltagare inser man hur vanligt det är att vi under normala omständigheter avbryter varandra under möten och att det faktiskt är en del varje givande form av idéutbyte (inom rimliga gränser). Detta är något som försvåras när man ansluter hemifrån, varför mötesledaren aktivt bör bjuda in hans eller hennes perspektiv i samtalet med regelbundenhet.

I Microsoft Teams (som vi använder) finns det en turtagningsfunktion med digital handuppräckning, vilket fungerar ypperligt i renodlat digitala möten där det är lika för alla. När vissa samlas även lekamligt är det dock lätt att denna funktion ignoreras. Att komma överens om gemensamma spelregler blir därför viktigt. Ska alla som vill ha ordet räcka upp handen? Ska man säga sitt namn? Här finns inget facit, men varje arbetsplats bör värka fram ett förhållningssätt som fungerar för alla.

Tänk digitalt

”Analoga” deltagare kan delta digitalt, men digitala deltagare kan inte delta analogt. Av den anledningen nödgas man tänka digitalt i de hjälpmedel man använder sig av under mötet. Eventuella post-it-lappar, blädderblock och andra härligt taktila redskap måste ge vika för mentimeter, digital whiteboard, möteschat och så vidare. Det är en god idé att förklara detta redan i inbjudan till mötet så att alla vet vad som väntar.

Att kameran ska vara påslagen för såväl fjärrdeltagare som för arrangören behöver kanske inte ens nämnas, men vi gör det ändå. Om bandbredden sviker kan man behöva försaka kameran av praktiska skäl, men i övrigt bör man göra allt för att kunna se varandra. Ansikten är bra, vi gillar ansikten.

Glöm inte det viktiga småpratet

En av de första saker som offras på det digitala mötets altare är småpratet. Vi blir måhända mer effektiva och går mer rakt på sak när vi fyller kalendern med onlineavstämningar, men missar lätt den välbehövliga bensträckaren eller korridorpratet – just de saker som utgör kittet för en god stämning på arbetsplatsen. Småpratet, som kollegorna på plats kan ha hunnit avklara innan man ansluter hemifrån, behöver kanske till och med planeras in. Ska du viga de första fem minuterna åt kallprat? Är inte det ett slöseri med tid? Det avgör du själv, men som mänsklig varelse (antar vi) inser du nog värdet av det omätbara socialiserandet. Om du är dålig på småprat eller ogillar det kan du med fördel kasta in ett ämne för att låta kollegorna springa på bollen.

Jaha, tankar om vinter-OS?

Någon som varit i Boxholm? Är det något att ha?

Här kan du luta dig tillbaka med armarna i kors och låta deltagarna improvisera. Känn dig fri.

Bra grejer

Utrustningen ska inte vara det som hindrar er från att ha ett givande möte. Om ni har ett konferensrum bör det vara utrustat med någon form av videokonferenssystem. En projektor eller skärm, en ordentlig kamera och bra ljud – både mikrofoner och högtalare – gör att man åtminstone övervinner känslan av att telegrafera till varandra. Om ni för närvarande har vanan att slänga upp en laptop mitt på bordet bör ni fundera på att investera i en ordentlig anläggning – det kommer det att vara värt. Med integrerade lösningar för bokning av rum och Teamsmöten blir det dessutom väldigt smidigt.

Diskutera och fundera

Om hybrida möten är här för att stanna, kommer ni behöva hitta sätt som fungerar för just er. Låt medarbetarna komma med förslag, bjud in till kreativa lösningar och saker ni själva inte tänkt på. Vi är alla amatörer som trevar oss fram inom ett relativt nytt område, så håll diskussionen levande på arbetsplatsen. Och glöm inte kaffe. Kaffe är viktigt, både här och där.