Små mötesrum - Guide för att lyckas

Generella principer för tekniken

Även om företag ofta vill ha en profil för färger och inredning, så kan vi inte undgå att finns generella principer som gäller för tekniken. De AV-tekniska lösningarna, rumsakustiken och ljus. Man kan dela in mötesrumstyperna i flera kategorier ur en AV-teknisk synvinkel:

• Små mötesrum, upp till 6 personer
• Mellanstora mötesrum, 8 – 12 personer
• Stora mötesrum, 12-20 personer
• Konferensrum 20-30 personer

Det lilla mötesrummet- rumsutformning

I det lilla mötesrummet är ett runt bord att föredra för fysiska möten men har en nackdel; det är otympligt att lösa inkoppling för AV-tekniken i det. Kom ihåg att anpassa monitorns storlek och bordets placering, det är lätt hänt i de små rummen, att monitorn blir för stor. Monitorns placering över golv behöver anpassas för att det ska kännas bekvämt att titta på samtidigt som kameran placerad under monitorn ger en bra vinkel. En kamera som är högt placerad i ett litet mötesrum ger en känsla av övervakning snarare än medverkan och det bör undvikas.

Det lilla mötesrummet- utrustning

Den digitala tekniken är enkel. En AV-enhet bestående av integrerad kamera, högtalare och mikrofon placerade under monitorn är skräddarsydda för den här storleken av rum. En riskfaktor är att AV-enheter av denna typ ofta är gjorda för den amerikanska marknaden. Där förutsätter man att bordet sitter i anslutning till väggen men i Sverige placeras bordet oftast på en distans från väggen. Detta medför att anslutningskabelns längd överstiger maxlängden och det kan innebära kompabilitetsproblem.

Hur placerar du skrivtavlor?

Skrivtavlor är viktiga hjälpmedel i arbetsmöten och placeringen i små rum handlar mest om var det finns plats så länge den inte är för nära bordet så att det blir obekvämt att nå den. Om det är ett krav att skrivtavlan ska kunna användas vid hybridmöten behöver man utreda de tekniska lösningarna i detalj.

Digitala möten och bilddelning

Bordet bör ha en bordsbrunn för inkoppling av datorer vid digitala möten och bilddelning men vill man hålla det enkelt kan även en sladd på en krok på väggen vara en lösning. Trådlös bilddelning är bekvämt men vid digitala möten krävs en kabel för bild- och ljudupptagning via rummets AV-enhet.

Akustik i små mötesrum

Rumsakustiken i ett litet mötesrum kan inte förbises. Det viktiga är att få mycket hög tydlighet i ljudet vid digitala möten eftersom det är besvärande och svårt att hålla koncentrationen om ljudupptagningen är dålig. Små rum med bara hårda och kala väggytor, som stora glaspartier, skapar reflexer som via mikrofon kan upplevas som ett ’badrum’.

Belysningen är viktig i mötesrummet

Ljuset i rummet bör vara jämnt och diffust. Ett ljust bord reflekterar ljuset mot ansiktet underifrån vilket ger bättre bild vid digitala möten. Miljöbelysning är viktig för att öka trivseln men den får inte vara ljusstarkare än allmänljuset för att undvika felexponeringar, vilket kan resultera i mörka siluetter av deltagarna i ett digitalt möte. Detsamma gäller om rummet har stora fönster med direktinfallande solljus, då krävs gardin och gärna med färg som ger en bra vitbalans i kameran även vid fullt dagsljus.

Summering

Även ett litet mötesrum behöver tänkas igenom men är varken komplicerat eller kostnadsdrivande – med små medel kan man göra ett riktigt bra rum!