Odla din trädgård

Den perfekta trädgården

Det färdigställda kontoret kan liknas vid en perfekt anlagd trädgård. Efter noggrann planering är alla växter på plats. Färdigt! Men det som trädgårdsmästaren vet är att jobbet inte tar slut där. Kanske behöver en växt flyttas till ett nytt soligare läge, kanske behöver något gallras bort. Precis som med trädgården behöver det aktivitetsbaserade kontoret uppföljning och kontinuerligt arbete. Trots noggranna förstudier, behovsanalyser och kvalificerade gissningar kring hur den framtida arbetsplatsen kommer att fungera så kommer det förmodligen att finnas delar som inte riktigt fungerar som det var tänkt.

Skördetid

Låt det första halvåret bli en tid att skörda erfarenheter av hur de nya lokalerna nyttjas och fungerar. Gör inga förändringar under denna period eftersom det kan ta tid att förändra sitt arbetssätt till de nya förutsättningarna. Ge medarbetarna tid att utforska vad som funkar eller inte funkar på den nya arbetsplatsen och motstå frestelsen att göra småjusteringar utifrån omedelbara synpunkter och önskemål från medarbetare. Nya vanor och nya rutiner kommer med tiden.

Utvärdering

Gör en medarbetarenkät efter ett halvår för att få en bild över vad som fungerar och inte. Det är viktigt att så många medarbetare som möjligt deltar för att fånga upp allas synpunkter, inte bara de som hörs mest. Enkäten bör ta upp frågor kring såväl fysisk arbetsmiljö som hur väl uppförandekoder funkar.

Omplantering

Utifrån utvärderingen kan det behöva göras vissa justeringar i såväl den fysiska utformningen som i den överenskomna uppförandekoden på arbetsplatsen.
Undersök möjligheterna att med befintliga möbler göra justeringar och omflyttningar för att bättre tillgodose de önskemål och behov som framkommit från enkäterna. Kanske behöver en soffgrupp byta plats med ett projektbord för att bättre stötta arbetet och undvika störmoment.
Se över om uppförandekoden behöver justeras eller få några tillägg. Vissa regler efterlevs på ett naturligt sätt medan vissa kanske behöver finjusteras för att fungera. Hur länge man får lämna sin plats utan att plocka undan sina saker och i vilka zoner det är okej att prata i telefon kan vara exempel på regler som behöver justeras eller förtydligas.

Växa och blomstra

Kontinuerliga utvärderingar kring hur väl den fysiska arbetsmiljön fungerar för att stötta arbetssättet tillsammans med ett levande dokument med uppförandekoder kommer att resultera i en trädgård som ger medarbetarna chans att växa och företaget en möjlighet att blomstra.

Odla din trädgård

• Låt det första halvåret bli en tid att skörda erfarenheter.
• Gör en medarbetarenkät efter ett halvår.
• Justera inredning och funktioner efter den nya verkligheten.
• Se över om uppförandekoden behöver justeras eller få några tillägg.