Hur skapas en god digital kommunikation med gruppen?

Hur lyckas projektledare, ledare eller administratörer, oberoende på om man är hemma eller på kontoret? Hur håller hen kontakten och säkerställer att man tillsammans levererar?

Spara

Roller med många strängar

Roller som projektledare, ledare och administratörer är roller där närvaro och kommunikation är mycket central. Hur anpassar sig en sådan roll till det nya arbetssättet? Att vara i en sådan roll innebär ofta många olika uppgifter och kontakt med många olika personer. Ett projekt eller en grupp kräver en ständig dialog med berörda för att uppnå projekten och gruppens mål. Detta kräver en ständig dialog med berörda.

Fördelar mellan kontoret och hemmakontoret

Före pandemin har det varit normala omständigheter att utgå som oftast från kontoret. Men vårens pandemi-utbrott har inneburit förändring i det stationära arbetssättet när kontoret byttes ut mot hemmet.

Ett sätt att hantera var man utgår ifrån, hemmet eller kontoret kan baseras på på beläggningsgraden på kontoret. Hur många är där och hur nyttjas kontoret? Då många arbetar hemifrån kan det utgöra större möjligheter att faktiskt nyttja kontoret då det är ofta kan vara glest belagt.

Rollerna vi har nämt behöver ha frekventa avstämningar med både interna och externa kontakter och kan göra det på distans men då är det viktigt att ha tydliga arbetsstrukturer.

Det är viktigt att i varje arbetsgrupp ställa om sina rutiner och hittat ett fungerande förhållningssätt. För att kunna ha löpande kommunikation rekommenderas dialog via Teams där det går att ha snabba svarstider. Komma ihåg att använda chatten när man behöver få snabba svar. Det går att vara en spindel i nätet på distans.

Några utmaningar i den digitala kommunikationen

Den digitala kommunikationens har också utmaningar även om mycket fungerar smidigt och bra.

Ett exempel är att man behöver tänka på hur man uttrycker sig så i skrift så det inte misstolkas, då det är svårare med nyanser och formuleringar i skrift. Detta kräver att man stämmer av muntligen, gärna via exempelvis ett snabbmöte i Teams där man också kan se varandra.

En annan utmaning är att det kan ta lite längre tid att få svar vid skriftlig kommunikation. För att underlätta kommunikationen via chatt är det viktigt att alla kollegor är noggranna med att uppdatera sin närvarostatus. Ingen vill störa någon på chatten om man inte har närvarostatus ”tillgänglig".

En av fördelar- bättre fokus

Kontorslandskapet är många gånger en vanlig samlingsplats för alla i organisationen, i varje fall innan pandemins start. Roller som projektledare, ledare och administratörer är typer av roller som ofta har en central roll. Det är vanligt att kollegorna rycker i den typen av roll och ställer spontana frågor och vill ha hjälp. Ofta blir dessa roller störda och får avbryta sina pågående arbetsuppgifter för att ge uppmärksamhet åt någon annan.

I den nuvarande situationen där kollegorna istället sitter på distans finns utrymme för en mer planerad och strukturerad kommunikation. Inbokade digitala avstämningsmöten, chattar vid tillgänglighet och mejl är utmärkta verktyg. Det blir lättare att ha eget fokus. Det är också mycket tystare och lugnare när man väl är på kontoret vilket utgör en bättre arbetsro när man väl är på plats.

Distansarbetet har för många inneburit en mer flexibel arbetssituation och enklare att pussla ihop sitt privatliv. Då kan det vara klokt att de som är mer bundna till kontoret har tillgång till att nyttja dem på ett annat sätt än andra funktionerna som inte har samma behov.

Den sociala kontakten och behålla gruppkänslan

En arbetsplats skall vara en en social plats. I nuvarande situation kan många uppleva att det är tomt och tyst på kontoret. Det saknas liv och rörelse på gott och ont. Det kan kännas lite tråkigt att få kollegor är på plats och då är det extra viktigt att man uppmärksammar varandra i gruppen, och ger varandra omtanke. Ett exempel på det är att använda Teams-funktionen "Praise", där man kan lyfta kollegor och ge varandra extra uppskattning. Det handlar om att skapa en god "distansarbete kultur".

Eliminera negativ påverkan på en grupp vid distansarbete genom:

  1. Regelbundna digitala 1:1 avstämningar med kollegorna varje vecka
  2. Gemensamma gruppmöten som ger en känsla av att ha kontakt med varandra ändå
  3. Ha koll på varandra genom sociala medier
  4. Att anordna sociala aktiviteter i arbetsgruppen, både på distans och fysiskt – där det går att anpassa.
  5. Att använda Teams-funktionen "Praise", där man kan lyfta kollegor och ge varandra extra uppskattning.
  6. Bestäm er för att skapa en god " distansarbete kultur" genom tydliga överenskommelser

Viktiga verktyg vid distans

  • Teams- chattfunktion och mötesfunktion
  • OneNote- få struktur och effektivitet
  • Outlook och kalender- med alla dess möjligheter
  • To Do- som fungerar med både Outlook och OneNote och dessutom kan man tilldela uppgifter till andra

Relaterade inlägg

Laddar inlägg