Sparade inlägg
Sparade evenemang
Sparade leverantörer
Sparade podcasts
Sparade videos
Sparade inlägg
Sparade evenemang
Sparade leverantörer
Sparade podcasts
Sparade videosJobba på distans OCH på kontoret - Hur ser en hållbar, effektiv lösning ut?
Var jobbet ska utföras - hemma eller på arbetsplatsen - är en fråga som har diskuterats i många år, och vi har kunnat se en förflyttning från att det alltid var arbetsplatsen som gällde till att det nu oftast är en kombination för många. Men då väcks frågan hur detta kan göras på ett hållbart, effektivt sätt?
Pandemin kastar om förutsättningarna
Det var digitaliseringen som gjorde kombinationen av hem- och kontorsarbete möjlig, men utvecklingen har dock gått trögt och att arbeta hemma har varit undantaget för de flesta organisationer.
Sen kom coronapandemin och drev på utvecklingen. I ett stort antal företag fick de anställda snabbt ställa om till enbart hemarbete. På kort tid ökar kompetensen och nya processer och rutiner arbetas in. Undersökningar visar stor spridning i dessa upplevelser men generellt har produktiviteten kunnat bibehållas eller till och med öka, medan känslan av samhörighet med kollegor minskar.
I dagsläget jobbar fortfarande många helt hemifrån, och det är svårt att veta när den situationen kommer att förändras. Men vi vet redan nu att det kommer en tid när frågan om var och hur medarbetarna ska sköta sitt jobb aktualiseras igen - och då kommer det att behövas en noga genomtänkt lösning.
Eftersom vi redan idag hjälper företag att hitta lösningar som gör att de kan arbeta mer effektivt framåt ser vi både hur distansarbetet påverkar medarbetare och vad som behövs för att ta fram lösningar som faktiskt leder till en väl fungerande arbetssituation.
För- och nackdelar
För de flesta företag kommer sannolikt en framtida lösning fortfarande vara att medarbetarna både arbetar på kontoret och på distans. Det finns självklart företag som släppt lokaler helt och hållet. Ett känt exempel är Automattic (grundat av Wordpress skapare Matt Mullenweg), som har 900 anställda utspridda över hela världen och inte ett enda kontor. Men det är inte en realistisk lösning för de flesta, inte minst för att i många fall finns det avdelningar med uppgifter som måste skötas på plats. Lika lite är det realistiskt att företag skulle återvända till kravet att allt arbete ska utföras på jobbet.
Även post corona kommer vi alltså att arbeta en hel del på distans - så vilka för- respektive nackdelar går att identifiera med den sortens arbetsliv?
Här är några av de viktigaste fördelarna med distansarbete: Av naturliga skäl har det blivit ett ökat fokus på individen, på de egna arbetsuppgifterna. Många som jobbar hemma upplever att de blivit mer produktiva. Ett närliggande resultat är att möten har blivit effektivare när de sköts digitalt då man slipper förflyttning mellan konferensrum och det blir mindre kallprat. Notera att detta handlar om upplevd produktivitet och ibland spelar vår hjärna oss spratt på just den punkten. Till detta kommer såklart fördelar som att restiden försvinner och att man kan varva arbete med privatliv lättare förutsatt att man har struktur på sin egen tillvaro och kan göra dessa växlingar på ett effektivt sätt.
Om vi ser på nackdelarna är några av de viktigaste dessa: Kvaliteten på hemmakontoret är mycket skiftande, det blir en klasskillnad på grund av olika förutsättningar. Det är ofta de med ett riktigt hemmakontor som tycker det fungerar bättre. Därtill finns problemen med social distansering, sammanhållningen i ett team kan gå förlorad, och många blir uttråkade och irriterade av hemarbetet. Irritation på distans är en olycklig start på en ond spiral där det ibland blir svårt att närma sig varandra som människor och reda ut låsningar och konflikter på ett effektivt sätt. För chefer och personalansvariga blir det svårare att fånga upp psykisk ohälsa eller missbruk.
Dessutom är det givetvis så att både den medvetna upplevelsen och omedvetna effekten av distansarbete kommer att variera beroende på personlighet, roll, erfarenhet och kompetens.
Vad som lätt går att se utifrån för- och nackdelarna är just att det krävs ett genomtänkt förhållningssätt från företaget kring hur distansarbete ska bedrivas - som hanterar allt från praktiska individuella frågor, samarbete i olika team samt organisationens kultur och processer.
Vilket gör att nästa fråga blir hur ett sådant beslut ska tas och genomföras.
Hur hittar ni balansen - Välj tillvägagångssätt
På ett övergripande plan finns det tre modeller en företagsledning kan välja mellan när de fattar beslut kring var och hur medarbetarna ska sköta sitt arbete:
Den första modellen är att ledningen fattar ett kollektiv beslut som implementeras uppifrån och ned, och som i detalj beskriver hur arbetet ska skötas för att säkra att alla gör likadant. Fördelen med den sortens beslut är att det blir mycket tydligt för både chefer och medarbetare, varpå man kan släppa frågan. En sådan detaljerad beskrivning kan även upplevas som trygg av många anställda. Nackdelen är givetvis att man inte tar hänsyn vare sig till olika individers eller olika gruppers förutsättningar. Det blir ett inflexibelt system, som snabbt kommer att börja gnissla på olika sätt i många organisationer.
Den andra varianten är att ledningen ger en vag antydan om inriktningen, vilket i realiteten betyder att alla kan göra som de vill. Fördelen med en sådan lösning är att den är billig på kort sikt i både tid och pengar och att den till synes sätter stor tillit till individer. Den är dock snarare ett dolt sätt att slippa ta ansvar, ungefär på samma sätt som den klassiskt snälla chefen som vill säga ja till alla, varpå konsekvensen blir kaos. Den uppenbara nackdelen här är givetvis att med en otydlig indikation finns en stor risk för oro och rädsla bland medarbetarna och därmed fokus på sig själv istället för det man behöver åstadkomma som grupp och organisation. De flesta kommer dessutom att agera utifrån sina egna preferenser, och i en tid av förändring på flera plan riskerar detta att leda till såväl minskad konkurrenskraft som en ökning av psykisk ohälsa
Den tredje modellen innebär att ledningen tydligt delegerar att följa riktlinjer samt ger mandat att chefer är ansvariga för avdelningars och gruppers detalj-överenskommelser. Den avgörande fördelen med detta är att cheferna som är närmast sina medarbetare och kan processerna/förutsättningarna bäst kan balansera tydliga gemensamma riktlinjer med utrymme för självbestämmande. Genom att ge cheferna möjlighet att anpassa lösningen utifrån läge och omständigheter undviker man både inflexibilitet och otydlighet.
Konkreta beslut tas längre ned
När ledningen har fattat sitt beslut och kommunicerat det i form av riktlinjer till resten av organisationen flyttas mycket av det faktiska beslutsfattande över till chefer och medarbetare - det ger förutsättningar för tillit och förtroende framöver
För att nå en balanserad situation måste många beslut tas av den närmaste chefen, denne är nyckelpersonen, i dialog med sina medarbetare. Riktlinjerna behövs för att organisationen ska förstå förutsättningarna och känna säkerhet, men det är viktigt att ge utrymme för team/individer att hitta det optimala sättet att göra det faktiska arbetet.
Kombinationen av riktlinjer och möjligheten för individer och team att göra konkreta anpassningar är en förutsättning för att en kombination av distans- och kontorsarbete ska fungera, för att hitta balansen. Vad som dessutom krävs är att företagets ledare kliver fram. De måste lyssna, förstå och visa empati, utan att för den delen bara hålla med. I balansen mellan beslutsamhet och ödmjukhet krävs både tydlig riktning och närvaro.
Det kan mycket väl bli så att när vi om några år tittar i backspegeln efter starten på en förflyttning mot ett mer hållbart arbetssätt så ser vi just det, att vissa ledare klev fram i de organisationer där de fick mandat att göra det och detta ledde till ökad tillit mellan människor och till en gemensam prestationsförmåga.
Vilken väg väljer ni i er organisation?
Frågan var och hur medarbetarna ska jobba borde ligga högt på de flesta företagsledningars agenda. Den pågående pandemin har drivit på utvecklingen mot mer hemarbete, och för att framöver hitta en balans mellan hem- och kontorsjobb krävs tydliga beslut redan nu. Samt att det är en verkligt genomtänkt lösning, och inte en vag vägledning.
Utifrån det arbete vi gör ser vi att vad som krävs är en kombination av riktlinjer och möjligheten för individer och team att göra konkreta anpassningar. Samt ett tydligt ledarskap.
För de företag som lyckas skapa en optimal balans mellan distans och kontors-arbete blir resultatet en mer konkurrenskraftig organisationen. Dessutom kan kanske många års ökning av distraktion och stress i det normala kontoret jobbas bort.
Vad väljer ni för väg i er organisation?
