5 tips för en digital After work

Ta del av hur två digitala After Work har genomförts. Här delar vi med oss av hur det gick genom att lista fem lärdomar/tips.

Spara

Det sociala är man ju ute efter

Varje månad har vi ett stormöte. Det är det enda tillfället då samtliga anställda (cirka 65) samlas på samma ställe. Sedan ett år tillbaka anordnar vi emellertid dessa stormöten digitalt. Det i sig är förstås en utmaning, men våra stormöten består huvudsakligen av en handfull talare och övriga är i regel åhörare. Vill man få ut information i organisationen är alltså ett digitalt stormöte ett fullgott alternativ.

Men. MEN. Det sociala, liksom.Det är ju det man är ute efter. Varje komponent i en trevlig sammankomst – axlar som gnuggas, skratt i kaffekön, småprat, salivpartiklar som flyger – är ju också en potentiell ingrediens i ett superspridarevenemang. Så hur gör man för att i digital form återskapa den härliga atmosfär som kännetecknar en reguljär After Work? Svaret är att det gör man inte. Det går inte. Vad du än gör kommer det aldrig bli lika trevligt som att ses i verkligheten. Punkt.

Men det betyder inte att vi måste ge upp. Vi bestämde oss för att ändå testa, eftersom det är trevligare att ses digitalt än att inte ses alls. Så, baserat på våra två experimentella After Work-sessioner tänkte vi nu dela med oss några tips om hur man kan göra.

1 Styr upp programmet

När man ses i verkligheten sköter sig socialiserandet nästan av sig självt, spontana konstellationer uppstår och ljudvolymen ökar successivt i takt med stämningen. Digitalt vore det en mardröm, speciellt när man som vi är 65 anställda. Därför kräver en digital sammankomst ett mycket striktare program. För att inte kollegorna ska behöva sväva i ovisshet under de inledande minuterna är det bra att gå igenom programmet redan i början av evenemanget så att de vet vad som väntar (ja, inklusive klockslag. Tänk på alla med kontrollbehov).

Kulturen spelar stor roll. Är man som vi vana att engagera sig även digitalt hjälper det vid ett sådant här tillfälle också. Finns inte engagemanget i organisationen blir det mest en filmvisning från de som håller i det, och då faller ju hela poängen med evenemanget – att man vill skapa den där känslan av gemenskap. Så styr upp några tydliga aktiviteter (gärna med en röd tråd); att bara sitta i ett digitalt hörn och lyssna på tjattret från skärmen kommer få även den mest härdade säljartypen att tröttna snabbt. Alltså: ett tydligt program med tydligt avgränsade punkter – uppmuntra till interaktion och sätt upp tydliga regler.

2 Fixa goodiebag

Bara för att ni inte ses i verkligheten behöver ni inte vara snåla. Vi styrde upp ett After Work-kit, innehållande diverse snacks, som man kunde hämta någon gång under dagarna innan evenemanget. Det gör erfarenheten en aning mer taktil, plus att när alla har tillgång till samma uppsättning snacks – eller vad det nu är man vill bjuda på – ökar känslan av att man gör det tillsammans.

Se bara till att skicka med tydliga instruktioner, annars finns risken att innehållet är tömt innan det roliga börjar. Det fick vi lära oss den hårda vägen.

3 Ha ett tävlingsmoment

Folk gillar tävlingar(framförallt för att de tror att de är bäst, vilket de ju i regel inte är, men de är en annan fråga). Det är svårt att arrangera en digital darttävling eller den där grejen med sumodräkter som verkar så festlig, så vi gjorde helt enkelt en quiz.

Vi skapade quizen med utgångspunkt i saker som knöt an till företaget – eller rättare sagt som knöt an till medarbetare på företaget – utan att för den delen fastna i tråkiga jobbfrågor. Vi märkte att en frågesport är bra i och med att den är interaktiv utan att för den skull skapar kaos. Vi använde oss av Kahoot, där man efter varje fråga får en ”leaderboard” presenterad för sig, vilket är väldigt trevligt. Det finns många andra bra verktyg också. Tror vi, i alla fall?

4 Planera socialisering

Av tidigare nämnda skäl kan man inte föra bubblande samtal online på samma sätt som man gör i ett rum där folk står i grupper om två-tre-fyra. Då måste man ordna det på ett närmast diktatoriskt sätt. Inför själva evenemanget tillfrågade vi ett antal medarbetare om att få göra ett ”hemma hos-reportage” hos dem. Tre, fyra medarbetare fick under några minuter visa upp något som de tycker om att pyssla med på fritiden. På så vis fick vi en inblick i allt från leopardgeckos till hur man bereder en ordentlig Irish Coffee. Övriga medarbetare fick ställa frågor i chatten som vi ”programledare” kunde ta upp med våra intervjupersoner.

Vid vår första digitala After Work placerade vi ”studion” hemma hos en av våra medarbetares kök, som i realtid lagade till en härlig middag. Ni behöver inte gräva speciellt djupt för att märka inom vilka områden era medarbetare har talanger. Om de vill bjuda på sig själva ger det ringar på vattnet och höjer stämningen.

Vi använder Microsoft Teams , och kan tipsa om att använda de hjälpmedel som står till buds, som digital handuppräckning och liknande. Ett framtida sätt att styra upp lite mer konversationssituationer för vår del skulle kunna vara att använda funktionen ”break out rooms”, det vill säga en funktion för att dela upp den stora gruppen i smågrupper. Vi har inte testat det på en after work än, men det skulle definitivt kunna ha sin plats. Man kan skapa smågrupper helt slumpmässigt eller bestämma vilka som ska vara med i vilken grupp – en bra funktion att använda vid exempelvis en workshop.

5. Skaffa en kamera och mikrofon

De flesta datorer är utrustade med en helt okej webbkamera, men om ni vill åt den där härliga studiokänslan kan det vara en bra idé att investera i en riktig filmkamera och en bra mikrofon som ni använder när ni producerar livesändningar. Man kan lägga hur stor pengapåse som helst på utrustning för detta och man kanske inte gör det enbart för en After Work, men i och med att vi anordnar webinars och liknande är det värt för oss att ha bra utrustning.

För att få till en proffsig produktion använder vi oss också av en Atem Mini Pro, som är en liten mojäng för streaming och liveklippning. Den är lättanvänd och kräver väldigt få tekniska förkunskaper. Totalt kan man för 10-20 000 ha en riktigt bra uppsättning för kvalitet i studionivå.

Som en bonus kan vi kasta in att vi vid det första tillfället anlitade en ståuppkomiker som kopplade upp sig hemifrån. Det funkade hur bra som helst. Hans namn? Tobbe Ström.

Relaterade inlägg

Laddar inlägg