Enkät vid arbetsplatsförändring

Att tänka på inför val av enkät, innehåll och metod:

• Vad är syftet med enkäten? Det kan vara att ta reda på hur bra arbetsplatsen fungerar och stöder verksamheten idag, både fysisk och digital arbetsplats.
• Hur ska data som samlas in användas? Data kan rätt insamlas ligga till grund för till exempel en arbetsplatsstrategi och ett arbetsplatsprogram.
• Vilka ska svara på enkäten? Den skickas ofta till alla som arbetar i organisationen, både till dem som är direkt berörda och till dem som inte kommer att påverkas av någon förändring just nu.
• När i tiden och hur ofta ska enkäten skickas ut? När man står inför en arbetsplatsutveckling kan enkäten genomföras tidigt i processen. Då kan data som samlas in användas direkt i förstudiearbetet. En enkät kan också göras för till exempel en pilot eller mitt i förändringen. Efter avslutat arbetsplatsprojekt kan enkäten genomföras igen som uppföljning, och då rekommenderas den göras tidigast ett halvår efteråt. I förvaltningsarbetet kan enkäter också genomföras löpande, till exempel varje eller vart annat år.
• Ska vi jämföra insamlade data med andra? Sätter man ihop en egen enkät kan man inte jämföra sina resultat med andra organisationers. Om det är intressant att veta hur bra arbetsplatsen presterar jämfört med andra, kan det vara värt att använda en standardiserad enkät med tillgång till jämförelsedata.
• Hur ska analys av data presenteras för dem som svarat? Som ett stöd till förändringsarbetet är det viktigt att återkoppla till alla som svarat vad resultatet blev. Använd gärna olika kanaler för återkoppling, och gör den vid flera olika tillfällen.
• Hur sker kommunikation runt enkäten? Ofta är enkäten den första synliga aktiviteten som riktar sej till alla medarbetare. Hur information går ut och när, är en viktig del av hela kommunikationsplanen för arbetsplatsförändringen. Tänk också på att följa era gängse rutiner för dialog mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisationer innan arbetet startar.

Medarbetarupplevelsen

Arbetsplatsen har gått från att vara den plats vi går till för att arbeta till att vara en plats vi möts på för att skapa mervärde och resultat för verksamheten, och en plats vi samtidigt ska vilja gå till och att vi känner att vi mår bra och utvecklas där. Syftet med att verksamhetsanpassa och utveckla kontor och arbetsplats är ofta att arbetsgivaren vill ge sina medarbetare en effektiv arbetsmiljö som stöder produktivitet och främjar hälsa och välmående. Något som borde vara alla arbetsplatsers främsta uppgift.

Det vi menar med medarbetarupplevelse är att arbetsplatsen ska anpassas efter verksamhetens behov så att individer och team upplever att deras behov blir tillfredsställda och att de får möjlighet att prestera på bästa sätt och må bra. Många medarbetare ställer höga krav på arbetsplatsen och förväntar sej att den ska vara modern och flexibel med väl fungerande tekniska lösningar. Jämför till exempel med hur vi ofta tänker kundupplevelse och på vilket sätt vi kan skapa den bästa kundresan. Tankesättet är det samma när det kommer till våra medarbetare. Arbetsplatsen är en del av den totala medarbetarupplevelsen och på samma sätt som vi skapar resor för kunder kan vi skapa de bästa medarbetarresorna.

Skillnaden i upplevelse är stor mellan arbetsplatser som ”fungerar” och dem som ”inte fungerar”. Detta är något som en enkät vid arbetsplatsförändrings kan hjälpa till att svara på.