Det perfekta läget att chock-höja er digitala effektivitet i M365 är nu

För alla företag har pandemin i grunden förändrat arbetssätten. Nu blir en avgörande fråga hur man kan göra sin organisation hållbart effektiv i denna nya situation. Här får du en effektiv strategi i sex steg.

Spara

Coronan har skapat det nya normala

Pandemin har ökat behovet av vår förmåga som organisation att arbeta effektivt digitalt. Det nya normala kräver att individer och team kan arbeta både produktivt och kreativt på ett hållbart och effektivt sätt . För att detta ska ske behövs ofta en rejäl förflyttning i arbetsmetodik och smartare nyttjande av digitala verktyg

Just nu i pandemins bakvatten så ser många fler individer ett verkligt behov av att lära sig arbeta effektivare digitalt. Det är alltså nu ni som organisation ska passa på att satsa eftersom effekten av era insatser kommer bli mycket högre än i vanliga fall, det är vår erfarenhet från det projekt vi driver just nu

Hur sker då den förflyttningen, hur gör ni er organisation hållbart effektiv i den nya situation vi alla befinner oss i nu? Utifrån vårt arbete med olika företag de senaste månaderna kan jag beskriva en effektiv strategi.

1. Samsyn i ledningen

Det är avgörande att starta hela processen på ledningsnivå för att skapa en gemensam bild av vad ni vill åstadkomma. Risken med att ha olika bild är att det blir otydligt och förvirrat genom hela förändringen. Var dock öppna med om ni har olika intresse, kompetens och drivkrafter i ledningen av att genomföra förändringen och inte minst leda och visa vägen i den. Gör klart vilka förväntningar ni har på varandra och utse vem som är huvudsponsor.

I ledningen behöver ni få samsyn kring ert nuläge och en grov beskrivning kring vilken ambition ni har på kort och lång sikt med insatsen ni ska göra.

Nuläget innebär: Hur arbetar organisationen idag? Vilka utmaningar har ni som är ledare och era medarbetare? Hur har pandemin påverkat er? Här är det viktigt att syna olika delar av arbetsprocesser och strukturer, så att ni får insikter kring eventuella olika situationer i organisationen.

I nästa steg ska ni även beskriva er ambition på kort och lång sikt - alltså mer konkret förklara hur ni vill att hela organisationen ska arbeta för att vara hållbar, effektiv och konkurrenskraftig över tid. Detta görs bäst genom att arbeta med principiella förflyttningar som sedan går att konkretisera med exempel på hur ni menar specifikt

En nyckel i detta steg är att ledningen är i synk kring riktningen och at alla är villiga att påbörja en egen resa som individer - det ger trovärdighet. En vanlig missuppfattning är ofta att hela ledningen måste ha kommit lika långt vilket är en utopi från början och skapar bara distans och osäkerhet i organisationen om man försöker få det att verka så.

2. Förståelse och inspiration - ett drömläge just nu

När ledningen är synkad är nästa steg att få med sig resten av organisationen. Vi rekommenderar att ni börjar med ett webinar eller föreläsning som skapar förståelse, engagemang och enkla konkreta exempel på hur arbetssätten kan utvecklas

För att lyckas i denna fas är det viktigt med en känsla av att denna förändring måste ske nu - det som ofta kallas för Sense of urgency. Just nu, upplever vi, finns ett drömläge att få mycket uppmärksamhet i detta steg om ni lyckas koppla detta budskap till möjligheter och risker med nuvarande läge med pandemi och ekonomisk osäkerhet.

Budskapet ska vara att vi måste passa på nu för att lyckas som organisation men också att varje individ behöver kompetensen för att vara konkurrenskraftig framöver. Ifall denna känsla inte genomsyrar organisationen är det lätt att förändringsarbetet prioriteras ned på olikas håll, och då sker inte den gemensamma förflyttning som är så viktig.

3. Chockhöj grundkompetensen med hög ROI

Nu har ni läge att chockhöja den digitala kompetensen i stora delar av organisationen. Pga flera, ovan nämnda, faktorer så kommer motivationen att lära sig ny digital kompetens att vara hög och då kommer ni långt på att sätta ihop relativt korta digitala utbildningar som når många.

Dessa bör beskriva konkret hur digitala arbetssätt går till enligt era principer och baserade på en medveten arbetsmetodik som skapar direkt effekt för individer och grupper.

4. Fördjupande utbildning för långsiktig transformation

Det första insatserna är för alla medarbetare, men den process som kommer efter det är bara för några. För att nå det bästa resultatet rekommenderar vi att ni väljer ut de mest engagerade ledarna och teamen, gärna tvärfunktionella, för en fördjupande utbildning och grupp-process. Det är en investering i tid och energi att skaffa sig djupare kunskaper och fullt ut integrera de nya arbetssätten.

Genom att välja ut en mindre grupp som lär sig mer skapar ni några ledande exempel internt. De blir era frontrunners som genom sitt eget engagemang och de nya kunskaperna kan få med sig fler. Deras arbete skapar ringar på vattnet, som gör att fler och fler blir en del av processen

5. Dela erfarenheter och best practice för att åter-inspirera i ett forum för chefer

Under processen att flytta organisationen framåt så kommer både takten och kunskapen att variera mellan olika avdelningar eller team. Därför är det viktigt att det finns ett forum där chefer och ledare kan dela med sig av sina bästa erfarenheter av hur just deras team gjort, för att sprida denna best practice genom hela företaget.

Några andra syften för detta forum är att gå igenom vilken utvecklingen som skett inom hela organisationen samt att synka de överenskommelser som behövs göras. Bägge delarna är viktiga för att framgångsrikt implementera

6. Effekt på bredden

I det sista steget är det åter dags att ge majoriteten av medarbetare och chefer möjligheten att utveckla sin kunskap, lära sig nya färdigheter och inte minst förändra sitt beteende.

Det är nu som de nya kompetenserna och förmågan att kunna använda nya digitala verktyg smartare omsätts i praktiken. Nu är de mest framåtlutade medarbetarna och tillräckligt många ledare trygga i det nya och kan visa vägen i vardagen för den som är mer osäker.

Några viktiga delar i denna fas är att se till att eventuellt motstånd inte får fäste. Detta görs bäst dels via den närmaste chefen, som är trygg genom sitt forum, dels via champions, som stöttar konkret och på plats. Genom att hela tiden trycka på vikten av att de nya processerna och verktygen används sker en beteendeförändring. Steg för steg lär sig alla att prioritera rätt, lösa allt mer komplexa arbetsuppgifter, samverka samt kommunicera.

Missa inte de abstrakta perspektiven

Du som ansvarar för förändringen behöver se att en transformation, som många nu tvingas till, behöver ske i flera olika perspektiv. De perspektiv vi rekommenderar är:

  • Teknikförståelse: Hur vi konkret använder de funktioner vi har tillgång till
  • Arbetsmetodik: Hur vi optimalt anväder tekniken för att optimera effektivitet och vara hållbara
  • Mindset: Hur vi förhåller oss till en arbetssituation och en arbetsmiljö som snabbt förändras

Risken är att man fokuserar för mycket på de nya digitala verktygen och dess funktioner och missar de andra två.

Hur planerar ni er utveckling under hösten?

Relaterade inlägg

Laddar inlägg