Digital städning i Microsoft 365-miljön

Det finns många, stora och smarta fördelar med digital städning

• Snabbare överblick och sökbarhet.
• Stor hjälp för nyanställda att hitta rätt.
• Trevligare användarupplevelse.
• Ökad produktivitet.
• Mindre stress.
• Ökad informationssäkerhet med bättre kontroll av datalagringen.
• Minskad digital nedskräpning. Raderade överflödiga filer och appar minskar koldioxidutsläppet.
• Minskade kostnader.

Konkreta tips för en digital städning i Microsoft 365-miljön

Rensa mejlen

Sträva efter en tom inkorg. Läs nya mejl och agera direkt på innehållet. Det är enormt tidsbesparande. Radera mejl som inte behöver sparas. Använd arkiverings-funktionen för åtgärdade mejl som ändå behöver sparas.

Gör en ordentlig genomgång och rensning av gamla mejl. Skapa eventuellt en mapp-struktur för att sortera mejl som behöver sparas. En nästintill tom inkorg är inte bara visuellt tillfredställande, utan medför även att du inte missar något.

Flagga mejl som behöver åtgärdas som uppgifter. Då kan de effektivt och samlat hanteras i To Do-appen.

Dra mejl till vyn kontakter om du endast vill behålla avsändarens adressuppgifter. Eller dra mejl till vyn kalender om du endast vill boka möte med avsändaren. Radera sedan mejlet.

Ta bort eller arkivera team

När projektteam är slut, ligger de ofta kvar och tar plats utan att fylla en funktion. Det kan även finnas flera team som överlappar varandra. Team-ägare kan ta bort eller arkivera team. Tas teamet bort, försvinner det permanent. Ett arkiverat team kan inte användas aktivt, men däremot återställas.

Tips till organisationens IT-avdelning

Centrala förfalloprinciper kan ställas in. Om ett team inte används efter en viss tid, aviseras team-ägarna och kan välja att aktualisera det. Om det inte utförs efter ett antal påminnelser, tas teamet bort automatiskt. Detta är ett bra sätt att hålla ned team-antalet och säkerställa att de fyller en funktion.

Ändra från team till kanal

Finns det hela team som skulle passa bättre som kanal (standard, privat eller delad) i ett annat team? Passa på att ändra strukturen.

Ta bort kanaler som inte används

Det finns ofta överflödiga kanaler som saknar funktion. Team-ägare kan ta fram statistik över kanal-användandet, för att sedan ta bort de som sällan används. Filerna finns kvar och kan flyttas till annan plats.

Lämna team

Team kan lämnas om du inte längre har behov av medlemskapet. Du kan alltid be om nytt medlemskap igen.

Ordna dina team

Team du är medlem i visas i en lång lista. Dra de viktigaste teamen uppåt eller dölj de som inte är aktuella för tillfället.

Strukturera gemensamma filbibliotek

Rensa bort filer som är inaktuella eller dubbletter. Sortera filerna i en tydlig mapp-struktur eller med hjälp av kolumn-egenskaper/vyer. Se till att det finns en Arkiv-mapp för filer som inte används, men som behöver sparas.

OBS!
Bifogar filer vid inlägg hamnar på bibliotekets rotnivå, vilket kan skapa oreda på sikt. Placera hellre filen i en undermapp först och dela sedan länken i konversationen. Om filer flyttas mellan olika undermappar och kanaler inom teamet, kommer länkarna som används i konversationer fortfarande fungera.

Strukturera och rensa din OneDrive

Även ditt personliga arbetsbibliotek av filer växer. Visst finns det filer som kan tas bort, behöver sorteras i en bättre mapp-struktur eller som bör flyttas till ett gemensamt filbibliotek?!

Flytta filer från chatten

Filer som bifogas i chatt-meddelanden lagras i OneDrive-mappen Microsoft Teams Chat files. Det kan vara smidigt att samverka i filerna i själva chatten under en period, men därefter bör de raderas eller flyttas till ett bättre ställe. Gör en översyn av filerna.

Flytta lokalt sparade filer och filer på filservrar

Sparar du fortfarande filer lokalt på datorn, exempelvis på skrivbordet? Eller har du kvar filer på en hemkatalog eller filserver? Då är det hög tid att radera eller flytta dem till lagringsplatserna i Microsoft 365!

Rensa uppgifter i din To Do-lista

Bocka av eller åtgärda uppgifterna i To Do-listan! En kortare och aktuell lista ger mindre stress, mer tid och bättre överblick (exempelvis för prioriteringar).