Guiden för distansmöten: tips, FAQ och verktyg

Har du tvingats ändra ditt arbetssätt på grund av pandemin? Kanske börjat jobba hemifrån, fått inställda tjänsteresor och istället haft digitala möten?

Spara

Då är du långt ifrån ensam. På bara några månader har vi alla tvingats in i ett nytt arbetssätt när det gäller just våra möten. Fler företag än någonsin har fått mötas via Teams, Zoom, Webex eller några av de många plattformar för digitala möten som finns på marknaden. Microsoft meddelar att man på bara några veckor gick från 900 miljoner mötesminuter till 2,7 miljarder mötesminuter i deras plattform Teams. Från februari till mars ökade Zoom med 300 procent i antalet nedladdningar.

Se möjligheter

Även fast det är en omställning som man inte var inställd på, så har nog många förvånats över hur snabbt man förändrat sitt arbetssätt. Man kanske till och med känt att det fungerat bättre än vad man trodde och att det inte är så dumt att arbeta hemifrån då och då.
Vi lever i en tid med en pandemi som gör det svårt att föreställa sig möten som de var tidigare. Även om vi sakta men säkert kommer tillbaka till kontoret, kommer det förmodligen dröja länge innan man kan mötas på samma sätt och på annan ort.

Istället för att se begränsningarna borde vi se möjligheter. Det är nu vi har chansen att hitta nya och bättre former för samarbeten mellan kollegor, partners och kunder runt om i världen. Det fina med digitala möten är ju att vi suddar ut alla gränser och kan arbeta med personer oavsett var i Sverige, eller i världen, de sitter.

Hur lyckas jag med mitt digitala möte?

Nu till hösten kickstartar många företag igång verksamheten igen. Det gäller nu att vara smart och få videomöten att bli så bra som möjligt när resor inte är ett alternativ. Med lite kreativitet kan vi kanske bli ännu mer effektivare än före pandemin.
Här kommer några tips och idéer på hur du kan öka kvalitén i dina distansmöten!

Slå på kameran

Se till att det är ett videomöte, det vill säga att alla har kameran på. I många möten ser man att några inte slår på sina kameror.
Är du mötesansvarig? Se till att alla startar sin kamera! Då får ni den sociala delen, känslan av att ni möts. Dessutom får du ett helt annat fokus i mötet från deltagarnas sida.

Placera kameran rätt

Med kameran på är det viktigt att se till att man är rätt placerad. Sitt inte i starkt motljus mot ett fönster, då kommer de andra bara se en svart figur i bild. Tänk också på vad du har i bakgrunden. Tänk som en revolverman i vilda västern, det vill säga ha ryggen fri. Lämpligt är att ha en vägg bakom. Det kan kanske vara festligt för de andra deltagarna om din sambo råkar komma ut från duschen utan kläder i bakgrunden, men kanske inte lika uppskattat av sambon. I många mötesplattformar som Teams och Zoom kan du lägga in antingen en bild i bakgrunden eller göra bakgrunden suddig.

Ljudet är viktigare än bilden

Skaffa riktig utrustning för ljudet! Ett professionellt headset eller högtalartelefon med full duplex. Full duplex innebär att ljudet kan gå åt två håll samtidigt. Det innebär att ljudet inte klipper när du instämmer eller kommenterar när någon annan talar. Att sitta i ett möte där någon har en ljudenhet som inte klarar detta förstör mötet då ljudet ”klipper” hela tiden. Satsa några kronor på riktig teknik.

Det kan bli jobbigt att sitta med headset på om man har många videomöten under en dag. Då kan en ”puck”, en liten högtalartelefon som du ansluter via USB-kontakten på din dator, vara utmärkt.
I mötesrummet är det ännu viktigare att ni skaffar riktig utrustning som är anpassad för rummets storlek och akustik. Många uppmanar deltagarna att stänga av sina mikrofoner under möten, men det tycker jag man ska vara försiktig med. Självklart är det ett bra råd om man är väldigt många i ett möte eller om det är ett rent informationsmöte. Är det däremot ett arbetsmöte är risken stor att man inte får någon dynamik i mötet om alla har sina mikrofoner avstängda.
Se hellre till att alla försöker kontrollera sin miljö så att de inte har störande bakgrundsljud i form av skrikande barn, skällande hundar eller babblande kollegor. Har de det är nog risken stor att de inte har något större fokus på mötet ändå.

Sammanfattning- Kontrollera miljön och ha koll på utrustningen

  • Slå på kameran
  • Placera kameran rätt
  • Ljudet är viktigare än bilden
Hur får man alla engagerade i mötet?

Multitaska inte

En av de största utmaningarna med digitala möten är att hålla alla fokuserade och engagerade. Vi är många som överskattar vår förmåga att multitaska. Det är väldigt lätt att göra detta i ett distansmöte. Man börjar titta på mejlen eller något annat på skärmen och tror inte att de andra i mötet märker det. Det gör dom.

Glöm inte det sociala

En fördel med digitala möten är att man kan göra de korta och effektiva, men glöm inte den sociala delen. Den är kanske viktigare än någonsin nu när många arbetar hemifrån och inte träffar kollegor. En bra idé kan vara att starta mötet med att umgås en stund. Prata om allt möjligt, om vädret och vad som hänt i helgen. Hur alla mår. Lägg gärna in en stund i början av mötet för det.

Låt alla presentera sig

Är det några som inte träffats förut så bör man lägga in en kort presentation av respektive deltagare. Ofta blir det då stor förvirring bland deltagarna kring vilken ordning man ska presentera sig. En bra idé är att du som mötesordförande ber en efter en att presentera sig. Förvirringen blir inte så stor och alla i mötet kan fokusera på den som presenteras.

Få med alla i mötet - adressera frågorna

Ge samtliga deltagare utrymme i mötet att göra sig hörda och upprätthåll en struktur i mötet.
Där har du som mötesordförande ett stort ansvar. Se till att adressera var och en i mötet, annars är risken stor att de är några få som alltid pratar medan många aldrig kommer till tals. Detta är ett problem i alla möten men blir speciellt tydligt i ett digitalt möte.

Om du är mötesordförande så ställ inte en fråga som ”hur var det i helgen?” och se vem som är snabbast på att svara. Fråga var och en i mötet hur helgen varit. Ställ inte en fråga rätt ut, ställ frågan adresserad till en person. Då får du med alla i mötet och håller alla fokuserade. Dessutom känner deltagarna att de bidrar i mötet.
I många möten säger ordföranden ”är det någon som har en fråga eller vill tillägga något?” Det brukar leda till att det är samma person eller personer som alltid har frågor eller tillägg och tar all plats. Ett bättre sätt kan då vara att gå laget runt och fråga en i taget.
Man kan införa regeln att man räcker upp handen när man vill tillägga något. Det ställer dock krav på mötesordföranden som verkligen måste ha koll på videobilden vilket kan vara svårt, särskilt om man samtidigt går igenom ett dokument på skärmen. I många mötesprogram finns det möjlighet att virtuellt räcka om handen om man vill ha ordet. Men risken med det är som sagt att man inte får med de som inte talar så mycket.
En annan fördel med att då och då ställa frågor adresserad till en av deltagarna är att man minskar risken att folk inte längre är med i mötet och börja läsa mejlen eller göra annat. Upplever man att det finns krav på delaktighet måste de vara fokuserade och hänga med i dialogen.

Planera ditt möte

Ett annat bra sätt, precis som i vanliga möten, är att ha en tydlig agenda och redogöra vad syftet med mötet är. Dela ut uppgifter i förväg så att alla kan vara förberedda. Det kan också underlätta om man är tydlig på vad det är för slags möte. Är det ett informationsmöte där man ska informera de andra, ett brainstormingmöte där ni ska lösa problem, ett rådgivande möte där man vill höra deltagarnas synpunkter, ett beslutande möte där ni ska ha kommit fram till ett beslut innan mötet är slut? Genom att vara tydlig från start vet alla vad som förväntas av dem, vilket ökar engagemanget.

Se till att få avbrott i mötet

Är det ett längre möte? Se till att få in pauser. Att sitta i videomöte kan ibland vara mer påfrestande än ett vanligt möte. Lägg in en paus efter 45 minuter med en bensträckare så att alla behåller energin i mötet.
Gör mötet mer omväxlande genom att växla mellan rent videomöte och att visa material via till exempel en Powerpoint, en bild eller via något annat dokument. Har du tillgång till en touchskärm så har många av mötesprogrammen stöd för en digital whiteboard vilket kan vara ett kraftfullt verktyg i många möten.


Att digitala möten är här för att stanna är det ingen tvekan om. Lär vi oss att utnyttja tekniken fullt ut finns det en enorm potential att bli väldigt mycket effektivare. Det ger oss helt nya möjligheter och förutsättningar att skapa nya affärsmöjligheter. Med den nya tekniken öppnar sig nya marknader och nya lösningar. Nu finns inga begränsningar när det gäller den geografiska placeringen. Med den nya tekniken öppnar sig en ny värld.

Sammanfattning - Engagerade i mötet

  • Multitaska inte
  • Glöm inte det sociala
  • Låt alla presentera sig
  • Få med alla i mötet - adressera frågorna
  • Planera ditt möte
  • Se till att få avbrott i mötet

Relaterade inlägg

Laddar inlägg