Hur hittar vi varandra? Om samarbete & positioneringssystem.

Ta tag i det på en gång

Bestäm er för vilka sätt ni ska använda så tidigt som möjligt så att ni skapar gemensamma system och överenskommelser. Annars är det lätt hänt att det skjuts på framtiden överlämnas det till ett diffust framtidsutlåtande av typen: ”Det ordnar sig nog” eller det uppgivna ”Folk kommer ändå sitta på ungefär samma platser”.

På det här viset dämpar ni en vanligt förekommande oro hos personalen, och ökar förutsättningarna för att ert nya arbetssätt ska fungera så smidigt som möjligt, så snabbt efter flytten som möjligt.

Ensa kanaler

En rekommendation är att ensa era kanaler, så att ni inte använder en massa olika sätt inom verksamheten och arbetsgruppen – så som olika chattverktyg, och därutöver mejl, sms och telefon. Utan gör det smidigt – tillsammans. Prata om det. Kom överens! Läs mer i artikeln ”Dags att sluta mejla?” >

Clean desk betyder "Välkommen!"

Att veta vilka platser som är lediga eller inte kan till exempel kopplas till i vilket skick man lämnar en arbetsplats när man är färdig med den. Hur signalerar man ”välkommen, här är det ledigt” till kollegorna? Det handlar också era överenskommelser inom verksamheten.

Ta intuitiv teknik till hjälp

Utöver rekommendationer om överenskommelser och respekt för varandras arbetsmiljö, så tycker vi att ni ska ta hjälp av tekniken. Det finns flera utmärkta alternativ på marknaden, som erbjuder intuitiva system.

Tekniken hjälper bl.a. till med att

• hitta varandra
• hitta lediga platser
• hitta nyss avbokade mötesrum,
• få reda på när du ska gå till ditt möte för att hinna i tid,
• smidigt felanmäla ytor som annars inte används – för att ingen heller vet om att något fel finns .

Påbörja arbetet tidigt – i samverkan

Det är nära till hands att tänka på det här som en ”IT-fråga” men det handlar förstås om ett samarbete, eftersom det visserligen handlar om teknik, men framför allt
- den effekt det kan få på verksamheten,
- den förståelse som behöver skapas, till exempel om varför tekniken underlättar ett aktivitetsbaserat arbetssätt,
- fördelar man kan dra i underhåll och planering av fastigheten och kontoret, samt
- de rättigheter och möjligheter det ger personalen.

Så samla projektansvariga för det nya kontoret, facility management, HR, kommunikation och fackliga representanter och ta ett helhetsgrepp.

Exempel på leverantörer inom positioneringssystem

• https://flowscape.se/
• https://nimway.com/
• https://www.tietoevry.com/en/services/digital-experience/tieto-empathic-building/

”Men integriteten då? Facket kommer aldrig gå med på det.”

Självklart ska ingen kunna se om du är på toaletten eller i vilrummet. Eller på en annan plats som ni kommit fram till ska vara ”fredad”. Du ska också kunna styra själv huruvida du vill bli positionerad eller inte.

De företag som utvecklar systemen har redan tänkt på allt det här och på vilka data som samlas in och hur de hanteras. Ingen chef ska kunna följa upp hur ens personal har rört sig under en dag. Kollegor ska inte kunna kolla upp varandra hursomhelst. Så ta hjälp av företagen redan när ni börjar undersöka om det här kan vara något för er, innan ni bestämmer er för om det här är ett alternativ för er.

Tro på möjligheterna

Framför allt: ta hjälp av tekniska möjligheter och den expertis som finns inom aktivitetsbaserade arbetssätt. Tänk på att ni inte behöver ha koll på alla era behov innan ni börjar utforska alternativen. Det finns andra som tänkt ut saker som kan underlätta och hjälpa er verksamhet på sätt som ni än så länge inte har en aning om!