Tips för att hålla bra digitala möten

Omställningen mot mer digitala arbetsmetoder har fått en rejäl skjuts på grund av den globala pandemin. Den digitala transformationen medför utmaningar men också fördelar och nya möjligheter och perspektiv.

Spara

Konsten att mötas på distans

Antalet distansmöten har ökat drastiskt och de flesta har en strategi framåt att fortsätta hålla digitala möten, men även träffas fysiskt vid behov. Det kommer även att bli alltmer vanligt med hybridmöten där deltagare finns med både på plats och via länk.

Det finns mängder av fördelar med digitala möten, men det finns även en risk för att det orsakar frustration i stället för effektivt använd tid. Det kan bero på dålig mötesdisciplin, bristande engagemang, folk som multitaskar, teknikstrul, folk som glömmer stänga av ljudet, dålig förberedelse – bara för att nämna några faktorer.
Här kommer några utvalda tips för att lyckas med digitala möten!

Digitala möten kräver planering, struktur och engagemang för att bli lyckade. Det är en god idé att upprätta en digital möteskultur med spelregler, precis som för vanliga möten.

Välj deltagare med omsorg

Bjud endast in personer som mötet är meningsfullt för och som kan bidra med? Ifrågasätt kallelser till möten om du känner att ditt deltagande inte är motiverat.

Syfte och agenda

Strukturera en tydlig agenda och dela den samt eventuellt övrigt material med övriga deltagare i god tid innan mötet.

Boka kortare möten

Boka inte 60-minuter slentrianmässigt. Boka kortare, väl förberedda möten. Spara tid genom att skicka ut frågor eller diskussionspunkter innan mötet.

Mötesalternativ

Gör inställningar i mötesalternativ för lobbyn och presentatörer. Ta för vana att inkludera en länk i mötesinbjudan för de som inte har möjlighet att delta fysiskt.

Utse assistent

Inför större möten/workshops, utse en eller flera personer som assisterar genom att föra anteckningar, hantera deltagare, hålla koll på handuppräckning och chatt, inspelning med mera.

Testa tekniken

Säkerställ att tekniken fungerar. Testa alltid utrustning i god tid innan mötet. Bra uppkoppling är en förutsättning. Likaså bra ljudutrustning. Sitt på en tyst plats utan störande ljud i omgivningen. Undvik att använda datorns inbyggda mikrofon, i synnerhet om det är fler i rummet än du som ska delta i mötet.
Koppla upp dig i god tid innan mötets start och förbered det du ska visa på skärmen, istället för att söka fram under pågående möte.

Uppmuntra video

Använd kamera för ökad närvarokänsla och för att kunna avläsa kroppsspråk och se mimik/ansiktsuttryck.

Var inkluderande & uppmärksam

Ge tid för frågor/reflektion, inkludera alla. Se till att alla kommer till tals oavsett var de befinner sig och glöm inte bort distansdeltagare när merparten deltar fysiskt.

Ansvar som deltagare

Det är inte bara mötesledarens ansvar att engagera, utan även du som deltagare har en viktig roll. Det är inte att bara vara passiv observatör. Var engagerad i mötet och delta aktivt. Interagera och bidra med positiv energi.

Chatt och handuppräckning

Som deltagare kan du använda chat, handuppräckning och snabbreaktioner när du vill delta, utan att avbryta en pågående dragning eller diskussion.

Som mötesledare – glöm inte att hålla koll på frågor och kommentarer i chatt och handuppräckning, om du ej har assistent.

Variera innehåll

Variera innehåll för ökat engagemang, energi och motivation. Presentation, film, whiteboard, omröstning, gruppdiskussioner, olika föreläsare etc.

Paus

Om mötet behöver hålla på längre än 45 minuter, planera in pauser.

Avsluta i tid

Respektera andras kalendrar, håll tidplanen. Boka en ny uppföljning om ni inte hinner klart.

Sammanfattning

Avsluta med en sammanfattning av mötet och de beslut som fattats. Tydliggör uppgifter, vem som ansvarar för vad och när det ska vara klart.

Distribuera material

Säkerställ att deltagare – och de som inte kunde delta - får ta del av mötesanteckningar, ev. presentationer, uppgifter i Planner, inspelning etc.

Analys

Reflektera över vad som gick bra och mindre bra. Uppfyllde mötet sitt syfte? Hur var energin under mötet? Vad tar du med dig för lärdom inför nästa möte?

Lycka till med att lyfta dina digitala möten till nästa nivå!

Detta inlägg är inlagt av: Lexicon Stockholm

Relaterade inlägg

Laddar inlägg