Outlook-tips inför semestern!

Arkivering

Du kanske har hört talas om ”Zero inbox”? Det kan kännas som en omöjlig uppgift att ta itu med sin mailbox med kanske tusentals e-postmeddelanden, men det är faktiskt inte så svårt och nu inför semestern är det ett ypperligt läge att göra en total rensning i mailboxen. Tänk vad skön att börja på nytt när du kommer tillbaka från ledigheten!

Om du inte vill radera alla mejl, kan du arkivera dem i stället. Mejlen kan fortfarande sökas fram vid behov, utan att ta någon plats. Markera aktuella mejl, högerklicka och välj Arkivera. Arkivmappen finns placerad längre ner i navigeringsfältet

Rensning

Rensa-funktionen ta bort konversationer det finns kopior av. Öppna aktuell mapp, menyfliken Start och välj att rensa den konversationstråd eller mapp du markerat (med eller utan undermappar).

Prioriterad inkorg

Dina mejl kan sorteras mellan mer och mindre prioriterade mejl. Aktivera funktionen via menyfliken Visa och knappen Visa Prioriterad inkorg. Om någon typ av mejl placeras fel, högerklicka på det och välj var det ska hamna framledes.

4D-metoden

Metoden innebär omedelbar hantering av lästa mejl. När du arkiverat, rensat och aktiverat den prioriterade inkorgen, kan du börja med 4D-metoden.

Läs mejlet och utför en av dessa handgrepp direkt:

• Delete (radera) – Radera eller arkivera e-postmeddelanden som inte är relevanta.
• Do (gör) – Om du kan svara eller utföra en uppgift på max 3 minuter, så gör det direkt
• Defer (skjut upp) – Är det något som tar mer än 3 minuter att genomföra? Flytta meddelandet till din åtgärdsmapp, alternativt dra e-postmeddelandet till kalendern eller till uppgifter för att schemalägga. Ett annat alternativ är att flagga för uppföljning.
• Delegate (delegera) – Vidarebefordra e-postmeddelandet och lämna över ansvaret till en annan person som får slutföra uppgiften.

To Do

Denna superapplikation hjälper dig hantera uppgifterna smart genom att samla dem på ett och samma ställe. Det kan vara uppgifter eller flaggade mejl från Outlook och de som kommer från Planner. Inför semestern, rensa upp och strukturera uppgifterna i separata mappar. Tagga utvalda uppgifter som Viktiga, sätt slut och påminnelsedatum och skriv anteckningar, så de blir enkla för dig att ta tag i efter ledigheten.

Frånvaromeddelandet

Anpassa det interna och externa meddelandet, så det passar mottagarna. Hänvisa akuta mejl till en närvarande kollega, notera när du är åter och om du kikar på mejlen då och då. Meddelandet syns även i Teams.

Nu kan du känna att din inkorg (och du) är redo för semester!

Gillade du våra tips och vill se hur vi, på Lexicon, ordnar upp det inför semester?
Välkommen på vår livesändning den 1 juli mellan 10.00-10.30!

Vi önskar dig en fantastisk semester!

Anmäl dig till kostnadsfritt webinar 1/7 och ta del av tipsen mm.

Webinar- Tips inför din semester!