Checklista för kontorsflytten – före, under & efter

När det är dags att flytta till nya lokaler finns det massor av saker du som Office Manager måste planera, arrangera, och inte minst utföra. Flera av de olika uppgifterna kan vara knepiga att ha koll på helt på egen hand, och för att du ska kunna känna dig trygg har vi därför sammanställt en liten checklista som du kan ha stor nytta av vid kontorsflytt – från start till mål !

Spara

1. Börja så tidigt som möjligt

Hur ni än gör så blir det nästan alltid bråttom när det väl är dags att påbörja en flytt på riktigt. Så fort kontraktet för en ny lokal är färdigt och inflyttnings datum är spikat är det viktigt att omgående påbörja flyttplaneringen. God framförhållning kan vara svårt, men det underlättar otroligt mycket för flyttprocessen. Du som jobbar i ett företag med över hundra medarbetare och mängder av olika leverantörer har mycket som ska lösas med väldigt många inblandade intressenter.

2. Planera – gärna på detaljnivå!

Att flytta ett större kontor tar ofta lång tid från start till mål – och det är i det närmaste omöjligt att hinna med allting på ett par månader. Faktum är att det ofta krävs mycket längre tid än man först tror. Se därför till att göra en tidsplan som innefattar såväl genomgång av avtal med befintliga leverantörer som vilken vecka möblerna ska flyttas och er nya inredning levereras. Även om tidsplanen spricker under vägens gång är det skönt att ha en tydlig prioriteringslista och turordning för när alla olika aktiviteter ska göras. Att ha koll på detaljerna är en förutsättning för att lyckas!

3. Informera dina medarbetare i god tid inför flytt

Det är viktigt att se till att informera hela företaget om flytten i god tid. Att flytta är inte bara en fysisk företeelse, utan kräver även en mental omställning hos varje medarbetare när de kanske behöver ta sig till jobbet på ett annat sätt i framtiden. Parallellt kan medarbetarna även ha många saker att tycka till om gällande flytten – och ofta är det för många som vill engagera sig. Genom att tidigt informera om flyttprocessen och tidsplanen så minimerar du osäkerheten hos dina kollegor. Det kan också vara skönt att ha en liten referensgrupp som stöd, där varje avdelning har möjlighet att komma till tals i ett eget forum – istället för att du ska bli påhoppad med frågor och synpunkter i korridoren genom hela flyttperioden.

4. Ta hjälp och prata ihop dig med leverantörerna

Om du har möjlighet – försök att få tillgång till en extern projektledare som är specialist på kontorsflyttar och som har pejl på mycket av det som behöver kravställas både internt och externt. Det kan vara tryggt att ha en extern part att bolla olika frågor med inför flytten.

Bjud även in era leverantörer till ett informationsmöte där du beskriver er tidsplan, och be dem bidra med sin expertis och input. Involvera dem i flytten i god tid, låt de engagera sig i planritningen och ta hjälp och stöd av deras erfarenhet – för inte visste du att era kaffemaskiner kräver trefasuttag, eller hur avloppet helst ska vara placerat, till exempel? Tillsammans med en arkitekt, en projektledare, byggledare och de olika leverantörerna kan du som Office Manager känna dig trygg i att alla olika delar sköts av specialister på både färg, form och funktion. Så du kan fokusera på det du är bäst på – att värna om människorna på plats.

5. Beställ i tid (och planera för förseningar)

Att beställa nya möbler, inredning och utrustning till sitt nya kontor är roligt – men räkna redan från början med att det kommer att bli förseningar. Och dessutom kommer de där fåtöljerna (som det redan var 3 månaders leveranstid på) garanterat inte att matcha den nya heltäckningsmattan, som ju visade sig vara mer blå än grön. Om du ser till att planera in lite extra tid för justeringar och förseningar redan från början kommer du att få ett stressmoment mindre i den tajta tidsplanen.

Glöm heller inte att se över era stående beställningar på till exempel städartiklar, frukt, mjölk, och kontorsmaterial. Justera mängderna utifrån era nya behov, och meddela dina leverantörer vilka nya leveransadresser som gäller.

6. Avsätt tid och tålamod för själva flytten – och överinformera gärna

När lokalen äntligen står klar för inflyttning är det dags att börja få fysiska saker på plats. Se till att ni har gott om tid för själva flytten – det kommer att behövas. Saker ska köras fram och tillbaka flera vändor, och det kommer krävas tydliga instruktioner till både flyttfirma och de nya möbel-leveranserna för att allting ska hamna på rätt plats från början. Har du tydliga instruktioner på plats till flyttfirman går det mesta enkelt att hantera. Kaffemaskiner och annan avancerad och/eller tung utrustning överlåter du till respektive leverantör, de har bäst koll på hur de tunga och viktiga maskinerna ska hanteras.

Informera även medarbetarna så att alla vet vad som är på gång och vet vad som förväntas av dem. Det går inte att bli för övertydlig! Det är viktigt att alla vet att man måste ha förståelse för varandra och hjälpas åt – men berätta också att du och ditt team gör ert yttersta för att det hela ska gå så smidigt som möjligt. Kollegorna kanske inte kan koncentrera sig som vanligt när det bärs kartonger runt om dem – så det är viktigt att ha överseende med att företagets ordinarie arbete påverkas under flytten. För att underlätta i det värsta kaoset kanske några kan få jobba på distans, eller rent av ta ledigt?

7. Äntligen inflyttningsdags!

Hurra – det är dags! Det är nu du som Office Manager verkligen har chansen att glänsa – och ta emot belöningen. Se till att den stora dagen blir något speciellt för varje medarbetare genom att anordna en liten inflyttningsfest. Stå och välkomna dina kollegor till de nya lokalerna, dela ut goodiebags och ha gärna små kartor förberedda, så alla hittar till sina skrivbord, till toaletterna och till fikarummet. Väl vid skrivbordet kan du också ha förberett en glad välkomsthälsning eller någon liten present till varje medarbetare – det är alltid uppskattat.

Bjud även in leverantörerna – det finns många som vill vara på plats för att välkomna, bjuda på lyxig fika eller demonstrera skrivare eller kaffemaskiner. Att flytta är en upplevelse – och likaväl som det kan bli en överväldigande wow-känsla kan det vara förvirrande för medarbetarna. Se till att ni är ordentligt bemannade och att det finns folk som kan berätta hur allting funkar och visa runt.

8. Efter flytten – utvärdera kritiskt

Flytten är genomförd, alla försenade detaljer är äntligen på plats, medarbetarna går inte vilse och du har slutat drömma om planskisserna på natten. Pust. Men det finns faktiskt en sista sak som du bör göra innan du slappnar av helt. Våga utvärdera kritiskt! Ni hade säkert många fantastiska idéer under processen – men hur tar sig dessa uttryck i verkligheten? De där knasiga men ergonomiska stolarna, gillar medarbetarna dem? Räcker frukten eller går den åt för snabbt? Och hur funkar det med bara en kaffemaskin på varje plan numera? Ha pejl på hur saker och ting fungerar i praktiken jämfört med i teorin, och våga justera ifall det inte passar er.

Några handfasta tips inför flytten

- Planera inte bara för antal arbetsplatser idag – fundera också på hur företaget ser ut om 3 år.
- Kontrollera ert behov av arkiv eller förråd, inte bara kontorsplatser eller konferensrum
- Se över och uppdatera avtalen i tid – t.ex. telefon, nätverk, larmsystem och serviceavtal
- Märk upp kartonger, möbler och utrustning efter en tydlig struktur – t.ex. namn, rumsnummer, kategori, våningsplan, etc.
- Kolla så er försäkring gäller under själva flytten, ifall något skulle hända.
- Boka upp flyttstädning och hjälp med att tömma era gamla lokaler på sådant som inte ska med i flytten i god tid.
- Adressändra och beställ nya visitkort.

Detta inlägg är inlagt av: Smiling Faces AB

Relaterade inlägg

Laddar inlägg