Hyresförhandla bra eller bäst?

Tidiga skeden måste i förhandling

Hyresförhandlingen är inte ett tillfälle då två parter sätter sig ner runt ett bord. Förhandlingen börjar långt tidigare kanske t.o.m. redan när du sätter ner kravspecifikationen för din framtida lokal. Den som kan mest vinner oftast. I de allra flesta fall är detta hyresvärden. De gör detta mer eller mindre varje dag året runt och ingen kan begära av någon som gör detta vart 10:e eller 20:e år att kunna mest. Om man någon gång ska välja att ta konsulthjälp så är det i dessa sammanhang.

Börja med en tydlig kravspecifikation

Innan du påbörjar en hyresförhandling bör du ha gjort din ”hemläxa”. I den ingår att ta fram en tydlig kravspecifikation. Du bör veta vad du söker innan du börjar titta på lokaler. Att börja med att titta på lokaler är att börja i fel ände. Istället för att titta på tio olika alternativ, titta på upp till tre alternativ som matchar kravspecifikationen.
Vad är viktigt för dig?

Vad bör en kravspecifikation innehålla?

Förutom det uppenbara, d.v.s. hur många anställda lokalen ska kunna inrymma, är det viktigt att ta hänsyn till:

• Framtida expansion?
• Vilket arbetssätt ska de nya lokalerna stödja? Aktivitetsbaserat/Verksamhetsbaserat, egna rum eller en traditionell öppen sittning där alla har en egen skrivbordsplats
• Vad har vi för beläggning på kontoret? Är alla på plats samtidigt? Kan vi nyttja ett antal skrivbordsplatser gemensamt i organisationen
• Vilka ytor behöver vi för att stödja vårt sätt att arbeta?
• Geografi?
• Hyresbudget?
• Tidplan?
• Vilka tekniska krav har vår verksamhet? Temperatur, belysning, el, luftflöden, ljudkrav, materialval mm
• Parkeringsbehov?

Dina villkor är viktiga, det som inte står med i hyreskontraktet efter påskrift kommer garanterat att kosta dig mycket pengar. Det är därför viktigt att du får med dig dem redan innan hyresförhandlingen.

Hur ser hyresmarknaden ut?

I samband med lokalsök och kontraktsskrivning är det viktigt att ha kunskap om och ta hänsyn till rådande marknadssituation. Är föreslagen hyra marknadsmässig? Är övriga villkor rimliga? Inför förhandlingen är det viktigt att skaffa sig kunskap om hyresmarknaden i det geografiska område man planerar att etablera sig. Det finns olika sätt. På de större hyresmarknaderna finns det lokalmäklare att ta hjälp av. Det finns även konsulthus som presenterar halvårsvisa rapporter för de större orterna i Sverige. En hyresgästkonsult kan hjälpa till med alla delar, från kravspecifikation till ett förhandlat och kvalitetssäkrat hyreskontrakt.

Kvalitetssäkrat på marknadsmässiga villkor

Slutprodukten av en hyresförhandlings process är ett kvalitetssäkrat hyreskontrakt på marknadsmässiga villkor. Till grund för hyreskontraktet ligger de vanliga villkoren såsom bashyra, driftstillägg (värme, kyla, VA mm) och fastighetsskatt. I hyreskontraktet är även angivet hyrestid, uppsägningstid, förlängning och andra mer basala villkor. Det finns ett standard avtal utfärdat av Fastighetsägarnas organisation som många fastighetsägare använder. Det är den enkla biten, förutsatt att du har koll på marknadshyran i området. Det är i de flesta fall bilagorna till hyreskontraktet som kräver erfarenhet. Ta gärna hjälp i denna del av en hyresförhandlare med bakgrund i projektledning. Många av förutsättningarna för det fortsatta projektet, och även för det fortsatta hyresförhållandet, anges i de olika typerna av bilagor.

Bocka av kravspecifikationen

Var noga med att "bocka av" kravspecifikationen. Är allting reglerat? Uppfyller det som står i bilagorna våra förväntningar? Har vi rätt inneklimat? Får vi ESD matta i våra korskopplingsskåp? Klarar bjälklaget de vikter vi måste kunna belasta det med? Detta är några av väldigt många frågor som är viktiga att säkerställa.

Till sist, som i alla förhandlingar, var noga med prioriteringar. Vilka krav är viktigare än andra? Gradera innan hyresförhandlingen, hyresnivån kanske inte alltid är den viktigaste. Fastighetsägarens investeringsvilja kan vara nog så fördelaktig och påverka vår projektbudet i positiv riktning.