5 tips för dig som skall hyra lokal- hållbart och flexibelt

Frågor som väcks

Kommer vi gå tillbaka till det gamla normala eller blir det en ny arbetsvardag? Vad är konsekvenserna i praktiken? Kan fastighetsägaren som är beroende av stabilitet och långsiktighet se värdet med en företagarnas behov av reducerade kontorsytor och kortare kontrakt som kommer i kölvattnet anpassningen till flexibla arbetsplatser? Frågorna är många och svaren är inte alltid tydliga.

Olika värde för olika roller med flexibilitet?

Vi är nog många som dragit slutsatsen att den flexibla arbetsplatsen är här för att stanna. Men vad innebär det i praktiken och vad skall våra kontor tillföra? Hur skall man skapa en arbetsplats som är flexibel och hållbar både för medarbetare såväl som företagets kassa? Helt klart är behoven olika utifrån olika roller.

Vi har sett att uppdragstagare, kontorschefer, företagsledare och fastighetsägare har olika behov vad gäller flexibilitet. Det enda som snabbt går att komma överens om är att en ekonomiskt välmående verksamhet är det enda hållbara i längden. Att verksamheten tjänar pengar är grundförutsättningen för att kunna växa, hyra lokaler och anställa kontorschefer som säkerställer en bra arbetsmiljö för de anställda.

En uppdragstagare eller anställd likställer oftast en flexibel arbetsplats med friheten att kunna välja om man vill arbeta hemifrån, på kontoret eller annan temporär arbetsplats.

I en kontorschefs uppdrag ligger det att skapa en sund arbetsmiljö som är kreativ och produktiv, ofta utifrån dagens aktivitetsanpassade kontor. Alltså möjligheten att fördela sin arbetsdag på kontor i anpassade områden för dagens olika uppgifter. Koncentrerat arbete, projektarbete, möten och gemensamma utrymmen etc.

En företagsägare eller verksamhetsledare med ansvar för företagets ekonomi utgår ofta utifrån kostnaderna för en arbetsplats och dess ytor. Värderingen av uppbundna hyreskostnader, bundet eget kapital för kontorsplatser och servicekostnader i form av reception, städ, servering etc. Utifrån den premissen värderas ofta den flexibla arbetsplatsen utifrån behovet av att frigöra eget kapital och inte binda upp sig på onödiga kostnader.

Som vi nämnde inledningsvis så är fastighetsägaren beroende av stabilitet och långsiktighet. Men hur skall då hyrestagarens behov av frihet bli ett värde för den som står för lokalen då flexibilitet i praktiken innebär kortare kontrakt kopplat till ombyggnadskostnader för hyresvärden? Man behöver se över hållbara lösningar som gynnar alla intressen med en långsiktig relation som bejakar allas intressen.

5 tips för dig som skall hyra lokal

• Värdera arbetsplatsen. Här bygger ni företagets kultur, gemenskap och självkänsla. Motivationen att vara på en arbetsplats kommer inifrån den enskilda individen precis som viljan att prestera i sitt arbete. Skapa rätt förutsättningar och känsla för att uppnå en kreativ arbetsplats där man vill vara.
• Hyr lokal av fastighetsägare som kan erbjuda dig möjligheten att byta lokaler utan kontraktsbrott när verksamheten förändras. Värdera flexibilitets garanti och hållbara relationer.
• Skapa förutsättningar för en flexibel planlösning med tex mobila väggar eller mobila rum för att kunna anpassa lokalen så att verksamheten kan förändras och anpassas efter de individer som är företaget. Vi är alla individer med olika behov. Vissa arbetar bäst i avskilda, tysta miljöer. Andra i öppna lösningar med ljus och möjlighet till nya intryck.
• Tänk mobilt. Lägg pengar på det som du kan bära med dig ut ur lokalen och förvalta det du har. Slit och släng har inte längre en plats i vårt moderna samhälle.
• Leasa eller hyr flexibilitet i form av tysta rum, pentry, reception, gemensamma möbler och kontorsmöblemang för att få en månadskostnad som snabbt går att justera efter behov. Bind inte eget kapital på det som faktiskt går att lösa med annan finansiering. Det blir på riktigt en flexibel och hållbar lösning.