Upphandling av inredning: här får du 5 tips

Att förstå vad som upphandlas

I all upphandling är utgångspunkten att förstå vad som köps in. För att göra en bra affär räcker det inte med en ytlig kunskap om produkten. Det gäller att förstå vilka kvaliteter som är viktiga.

Billigt eller dyrt vid upphandling av inredning?

Vid upphandling av inredning, ta först reda på vad produkten skall användas till, vad den förväntas bidra med. Först då går det att formulera kraven och bedöma om en produkt är billig eller dyr. När vi säger ”dyr” menar vi ofta att det är många kronor, men det säger inte så mycket. För att vi skall kunna förstå om produkten är billig eller dyr måste vi relatera priset till vad vi förväntar oss att få ut av den. Tänk så här:

• Om priset är 100 kr för en produkt och vi förväntar oss att den skall generera värden för 10 000 kr, så är den billig.
• Om samma produkt förväntas generera värden för 10 kr, så är det dyrt.

För att avgöra om produkten är billig eller dyr måste den relateras till hur väl den kommer att uppfylla behoven hos användaren. Då kan vi säga att det är billigt när vi får hög uppfyllelse av behoven, och dyrt när det är låg motsvarande.

Vad är kvalitet?

I upphandling av inredning blir det helt avgörande att förstå inredningens kvaliteter. Då kan en undra; vad betyder egentligen ”kvalitet”? Att den håller länge? Att den är snygg? Att den är miljövänlig?

Begreppet ”kvalitet” kan förstås som ”egenskap”, och då skulle ”hög kvalitet” betyda ungefär; ”egenskap som ger hög behovsuppfyllelse”. Om produkten skall anses ha hög kvalitet eller ej beror då på vilka behov köparen har. En stol med ett lågt pris kan ha hög kvalitet, och en stol med ett högt pris kan ha låg kvalitet.

Men hur skall en inköpare vid upphandling av inredning kunna bedöma kvaliteten på produkten? Då måste först inköparen förstå hur en inrednings olika egenskaper kan möta olika behov. Svaret är att det är komplext, och att det är något som kräver djup kunskap om inredningars många olika kvaliteter. Det kan handla om:

• Fysiska kvalitet som slitstyrka, material, funktion, komfort, konstruktion, etc.
• Upplevelsemässig kvalitet som estetik, uttryck, varumärke, stil, identitet, etc.
• Ekonomisk kvalitet som livslängd, underhåll, andrahandsvärde, etc.
• Holistisk kvalitet, som är egenskaper genererade av inredningen som helhet, t ex välmående, trivsel, meningsfullhet, tillhörighet, etc.

Släng inte pengarna i sjön!

Ofta behövs en specialist som kan redogöra för inredningens kvaliteter i förhållande till behoven. Sådana specialister är t ex inredningsarkitekter som är utbildade och tränade i att identifiera behov och kvaliteter.

Visst är det sedan så, att inredningar med många genomtänkta kvaliteter kostar mer än de som har färre. Men en produkt med hög kvalitet klarar också av att uppfylla många behov. Då är inte hög kvalitet dyrt, det är billigt. Vad som är dyrt, är inredning som inte uppfyller rätt behov. Det är pengar i sjön.

Generell kunskap leder till generell måluppfyllelse, och det är dyrt. Just bristen på kunskap gör att många fokuserar på enkla och mätbara kvaliteter som t ex pris, praktisk funktion, färg, materialtyp, stil, dimensioner, etc. Problemet är att den större delen av kvaliteterna är inte synliga eller mätbara. Det är mer nyanserade och komplexa egenskaper som i slutänden avgör om vi uppskattar en inredning. Att bara fokusera på de mätbara kvaliteterna riskerar att skjuta bredvid målet och slösa pengar på produkter som inte möter behoven.

5 goda råd vid upphandling av inredning

1. Tänk först, handla sedan; se till att kartlägga behoven innan ni börjar fundera på vad som skall upphandlas.
2. Ta hjälp; t ex en inredningsarkitekt kan bistå med kunskap om vilka kvaliteter som bäst svarar mot era behov. Det är billigt.
3. Se inredningen som en helhet; du köper inte upp ratt, säten och motor separat vid ett bilköp. Samma sak gäller för en inredning, allt hänger ihop.
4. Fokusera på värden; bestäm först vad ni förväntar er att få ut av inredningen, sedan tittar ni på prislappen.
5. Inredning är en investering, inte förbrukningsvaror; tänk långsiktigt och glöm inte bort underhållet av produkterna.