Vad får arbetsplatsen att ticka?

En arbetsplats är så mycket mer

En arbetsplats, till exempel ett kontor är som alla andra offentliga platser; det är människor som utför aktiviteter. De jobbar. Rummen styr i hög grad hur väl de kan utföra arbetet och hur de mår. Rummet kan ses som något fysiskt, ett skal som fylls med möbler och utrustning. Därtill behövs ljus så att det går att läsa, luft, bullerfritt, toaletter och ett fikarum så är det väl klart! Men det är så mycket mer.

Mätbara kvaliteter

När det pratas om behov tänker många fysiskt och rationellt; vi behöver fungera kroppsligt och praktiskt. Vi är beroende av alla våra sinnesintryck och det är viktigt med sådant som ljus, ljud, lukt, smak, känsel och det får inte vara för trångt eller farligt. Känseln omfattar många egenskaper i rummet; ytor, värme, fuktighet, komfort, ergonomi, hygien, vatten, med mera. De här kvaliteterna planeras ofta först, kanske för att de är mätbara. Många arbetsplatser möter bara de fysiska och rationella behoven, och då blir miljöerna därefter; ”det här är gott nog”, eller ”det här är vad som behövs för att göra jobbet”.

Interiörer bär även upplevelsemässiga eller psykosociala kvaliteter; färg, form, identitet, trygghet, social tillhörighet, skönhet, stimulans, uttryck, koncentration, valmöjlighet, med mera. Dessa egenskaper går inte att mäta med exakthet, vilket gör dem svårfångade. Det kan vara en orsak till varför de sällan tillmäts någon större betydelse. Men utan att tillgodose dessa behov kommer inte en verksamhet att fungera optimalt. Det blir halvnöjda människor som gör ett halvbra jobb.

Organisationer har också behov

Människor organiserar sig, och dessa grupper har också behov:

• Vilket arbetssätt är bäst?
• Vilken utrustning är lämplig?
• Hur skall flödena i aktiviteterna se ut?
• Hur kommunicerar vi?
• Vad kostar det?
• Kan vi växa här?

Det kan väl inte vara så svårt?

– Lite ordningssinne är vad som behövs för att göra en lista på behoven och sedan möta dem med olika åtgärder i lokalerna, tänker någon. Tyvärr måste jag göra er besvikna, för det är nu det börjar bli riktigt svårt. Om vi betraktar våra behov utifrån kan det se ut som att vi rationellt kan dela upp dem och bearbeta dem ett i taget. Men det är inte utifrån som är det viktiga perspektivet på vår miljö, det är inifrån. Det är inifrån vi upplever oss själva, vår organisation och våra lokaler.

Sinnesintrycken har både en fysisk och en social tolkning. Ljus behöver vi för att kunna se ordentligt, men också för att känna oss trygga och för att trivas. Ytor skall vara slitstarka för att hålla för slitage, men också för skapa upplevelse vid beröring. Ljud kan störa oss, men också påverka vårt humör. Våra hjärnor vill förstå, men också fantisera. Människan är både kropp och huvud, samtidigt. Det som gör ämnet komplicerat är att större delen av den här informationen hanterar hjärnan omedvetet, vi tänker inte på att vi upplever.

Förstå beteenden

Därför är det svårt att mäta, analysera och bedöma behoven. Planeringen av arbetsplatsen behöver vila på en förståelse för människors beteenden, och inbegripa både kropp och hjärna, tankar och känslor. Först när vi får med alla aspekter av vår upplevda miljö kan lokalerna bidra till att göra organisationer effektiva, attraktiva och få människor att må bra. Då tickar arbetsplatsen.

För att lyckas med lokalförändringar krävs det att vi tar hänsyn till hela människan. Såväl de mätbara och fysiska kvaliteterna, som de abstrakta och upplevelsebaserade. Ett lokalprojekt får aldrig handla om lokalerna, det handlar om människan.