Beläggningsgrad/Byggnadens anpassning för verksamheten

Kartlägg beläggningsgraden för att kunna dimensionera lokalerna efter verksamhetens behov

Spara

Kartlägg beläggningsgraden

Kartlägg beläggningsgraden för att kunna dimensionera lokalerna efter verksamhetens behov. Det är viktigt att det finns tillräckligt med ytor för enskilt och koncentrerat arbete, rutinarbete, grupparbeten och olika typer av möten. Beläggningsgraden kartläggs genom observationer i lokalerna. Genom att räkna och dokumentera hur många medarbetare som finns på plats på kontoret kan man räkna ut hur stor andel av arbetsplatserna som aktivt används vid ett antal givna tillfällen.

Vissa organisationer har säsongsvariationer genom t.ex. olika typer av arbetsuppgifter under året, praktikanter/trainees eller konsulter. Detta kan ge varierande beläggningsgrad under året. Kom ihåg att ta hänsyn till och ta höjd för eventuella årstidsvariationer i er kartläggning. Beläggningsgraden är även kopplad till behov av individuell anpassning. Arbetsgivaren har ansvar för att erbjuda en god och anpassad arbetsmiljö.

Konkreta tips

  1. Dokumentera hur beläggningsgraden är beräknad. Beskriv och kommunicera hur beläggningsanalysen är genomförd och hur den kommer att påverka utformningen av kontoret.
  2. I en organisation har man som regel en spridning av vilken typ av arbetsuppgifter som genomförs och när på året de genomförs. Medarbetare kan ha säsongsstyrda arbetsuppgifter, perioder med utvecklingssamtal kan t.ex öka behovet av mötesrum under perioder. Bedöm om beläggningsanalysen behöver genomföras vid olika tidpunkter på året för att ge en korrekt bild.
  3. För att kunna ta hänsyn till individuella anpassningsbehov i utformningen av lokalerna behöver man kartlägga och analysera anpassningsbehoven inom organisationen.

Lokalerna ska utformas för att stödja arbetsuppgifter och sociala kontakter på arbetsplatsen. Grunden till planeringen av lokalerna är som regel en uppgiftsanalys och beräkningar av beläggningsgraden i det nuvarande kontoret. Detta efterföljs sedan med metoder som fördjupar och specificerar förståelsen av vilka behov som finns i olika delar av organisationen. Genom dessa metoder kan medarbetarna bidra med sina perspektiv på vilka behov som finns i verksamheten.

Konkreta tips

För att flexkontoret ska utnyttjas på bästa sätt och bidra till effektivitet och produktivitet ska:

  1. Möbleringen skicka tydliga signaler om vilken typ av aktiviteter och beteende som passar på respektive plats.
  2. Miljöer för samarbete inte ligga i direkt anslutning till miljöer för koncentrerat arbete.
  3. Arbetsmiljön erbjuda tillräckligt många typer av arbetsmiljöer och ytor för att tillgodose medarbetarnas olika behov när det behövs (t. ex. så att medarbetare som behöver arbeta ostört verkligen har möjlighet till det).
  4. Välj möbler och färger som gör det möjligt att flytta om och justera utifrån behov.
  5. Var kritisk i processen - balansera funktion, kvalitet och design.
  6. Besluta om hela kontoret ska vara aktivitetsbaserat eller om vissa delar av verksamheten inte gynnas av detta arbetssätt.

Kartläggning och delaktighet

För en lyckad förändringsprocess är delaktigheten i uppgiftsanalysen mycket viktig. Uppgiftsanalysen ger en bild över hur arbetet genomförs och vad det kräver av den rumsliga utformningen. Olika förutsättningar påverkar planeringen av lokalerna:

  1. Planeras ett nybygge, flyttar verksamheten till ett annat kontorshus eller modifieras existerande lokaler till flexkontor?
  2. Har verksamheten specifika krav på byggnaden, t.ex. säkerhet, ljudisolering, plats för specialutrustning, sekretess?
  3. Hur väl uppfyller det nya kontorshuset de specifika kraven i dess nuvarande utformning?
  4. Ska möblerna bytas ut eller ska nuvarande möbler användas i det nya kontoret?
  5. Vilken typ av stödytor behövs och hur kan möbleringen stödja olika arbetssätt och aktiviteter?

Konkreta tips

  1. Planera hur analyserna dokumenteras så att information är lätt tillgänglig och eventuella konsulter kan ta del av den.
  2. Skisser och ritningsförslag från arkitekt bör diskuteras, förfinas och förankras med hjälp av olika metoder. Exempel på metoder som kan användas är dagböcker, gåturer, workshops, gruppdiskussioner.
  3. Förankring, kartläggning och arbete med delaktighet tar tid - det är viktigt att processen inte går för fort.

Relaterade inlägg

Laddar inlägg