Planerar för ett perfekt kontor.

Här visar vi hur ni kan tänka för att planera och genomföra förändringen mot det kontor du önskar. Hur skapar man den där balansen mellan öppet och stängt som verkar så svårt att få rätt och som kan leda till enorma konsekvenser för både medarbetare och organisation?

Inte nöjda med öppna landskap

Generellt sett verkar det som att majoriteten av medarbetare i öppna kontorslandskap inte verkar vara särskilt nöjda med dem. De främsta orsakerna är relaterade till buller och svårigheten att koncentrera sig. Men det r inte de öppna ytorna i sig som är reoten till problemet. Låt oss visa på ett exempel. I en norsk studie var exempelvis det genomsnittliga antalet sjukskrivningsdagar 20 för medarbetare i eget arbetsrum medan medarbetare i öppet kontor hade ett högre genomsnitt (22 dagar). Hela 10% högre.
Men man hade missat att redovisa sjukfrånvaro för det som ibland kallas för delade kontorsrum, alltså avdelade arbetsrum för 2-3 medarbetare. Där var nämligen antalet sjukskrivningsdagar 25 dagar, det vill säga hela 25% högre!

Det är naturligt att utgå ifrån att enmanskontor leder till en minskad risk för virusinfektioner, något som är högaktuellt i dagens arbetsliv. Det är också riktigt att anta att ljud och rörelser från kollegor i öppna eller delade arbetsytor uppfattas som störande och är en bidragande orsak till t.ex trötthet och huvudvärk.

Men om det stängda kontoret är så mycket, varför ska man då bara inte ge alla anställda ett eget kontorsrum?

Vi menar att det är en förenklad lösning och en riktigt dålig idé, både ekonomiskt och ur ett hållbarhetsperspektiv men det påverkar även organisationens förmåga att utvecklas och skapa värde. För även om det är uppenbart att ett dåligt anpassat kontorslandskap har konsekvenser i form av sjukskrivningar, större missnöje och mindre grad av produktivitet så måste vi även räkna in högre kostnader i form av för stora och felaktigt utformade kontorsytor som inte är avsedda för de specifika aktiviteterna man som organisation faktiskt har tilldelats.

Så hur planerar man det perfekta kontoret med rätt balans mellan öppna och avskilda arbetsplatser? Mellan kontorsarbetsplatser och distansarbete i hemmet? Mellan arbetsytor, mötesytor och sociala ytor?
Lösningen bygger på en beslutscykel som kallas för OODA-loopen.

Den är enkel att använda, är tids- och kostnadseffektiv och leder dessutom till högre engagemang och ägandeskap bland chefer och medarbetare.

De fyra delarna i OODA-loopen är

• Observera (O),
• Orientera(O),
• Besluta (D)
• Handla (A)

Dela upp arbetet i följande steg när ni planerar ert nya kontor:

Steg 1: Lyssna på vad medarbetarna behöver.

Börja med analysera organisationen baserat på medarbeternas varierande. Skapa en process, helst digital för att kunna samla in feedback från era medarbetare på ett strukturerat och säkert sätt, inte minst ur integritetshänseende. Fokusera på behov och inte på vad medarbetarna vill ha, vilket ofta leder till rättighetsbaserade arbetsplatser. Dessa fungerar sällan i längden och är dyra att underhålla. Behov är mer grundläggande förutsättningar för att medarbetaren ska kunna bidra på bästa sätt.

Steg 2: Analysera medarbetarnas beteenden och arbetssätt.

Skapa en förståelse för hur arbetet utförs i organisationen. Jobbar man mycket enskilt eller i grupp? Utför man repetitiva processer eller kognitivt ansträngande uppgifter? Vilka samarbetar fysiskt eller digitalt med varandra och med vilka arbetsredskap och applikationer delar man information? Vilket värde skapar de olika aktiviteterna som utförs. Vilken kultur råder i organisationen och finns det subkulturer? Genom att förstå hur processer och dess aktiviteter löper genom organisationen så kan ni skapa en evidensbaserad plattform för olika fysiska och organisatoriska initiativ.

Steg 3: Utforma kontorslokalerna

Utforma kontorslokalerna baserat på ovan nämnda arbetsmönster, både på ett övergripande plan men även individuellt för varje arbetsgrupp. Involvera och engagera medarbetarna till att delta och ta ett ägandeskap för processen. Var även öppen för att testa och anpassa. Vissa arbetsytor kommer efter ett tag att användas mindre och kan omvandlas till andra miljöer.

Steg 4: Fortsätt utveckla arbetsmiljön

Fortsätt utveckla arbetsmiljön genom att löpande följa upp hur väl kontoret fungerar med hjälp av t.ex medarbetarundersökningar. Var lyhörd på förändrade behov. Fastna inte i inaktuella arbetsmiljöer utan vara adaptiv till förändrade förutsättningar – precis som er verksamhet i övrigt.

Genom att följa dessa 4 steg kommer ni att få en bättre förståelse för vad er organisation behöver för att prestera bättre och därigenom en bättre kontorsmiljö.
Lycka till!