PLANERA MÖTESRUM

De viktiga mötesrummen

Vid planering av en ombyggnation eller nybyggnation av kontor blir mötesrum ofta en central fråga. Detta gäller inte minst när företag står inför nya arbetssätt där de enskilda kontorsrummen ersätts av öppna landskap. Öppna kollaborativa bord i landskapen är en bra multifunktionell sittning, men tillgodoser inte alla mötesbehov. Där kontoret ska stödja ett verksamhetsbaserat arbetssätt blir de olika mötesrummen helt avgörande för att täcka in samtliga funktioner.

Sammanlagt tar ytan av mötesrum en avsevärd del av den totala kontorsarean, ofta upp emot 30 %. Bra mötesrum är en ekonomisk investering. Krav på ljud, ljus, ventilation och teknik ska tillgodoses. Hur bygger man rum utan att bygga bort möjligheter?

En erfarenhet vi har vid upprättande av funktionsprogram är att det ofta går att ta bort några av de traditionella mötesrummen för 10-12 personer till förmån för ett större antal 4-6-personers-rum. Den storleken på rum tillgodoser relativt många behov i dagens moderna kontor.

Tips

• Undersök nuläget och nyttjandemönster. Gör en beläggningskoll innan funktionsprogram spikas. Räkna antalet personer i inbjudan några veckor, alternativt boka under några veckor mötesrum med notering om antalet förväntade deltagare som extra notis. Summera.
• Vid utvärdering av en beläggningskoll, ställ alltid frågan: Hur vill vi göra i framtiden?
• Tänk även nerifrån och upp i yta. Kan två telefonrum slås samman till ett 4 personers rum? På så sätt hålls funktionen kvar för den enskilda medarbetaren i exempelvis ett telefonsamtal, men möjliggör även en mindre grupps sittning på tex skype-möte.
• Teknik idag är relativt billigt vs lokalhyra. Möjliggör olika scenarier inom samma rumslighet. Ett rum med skärm behöver inte alltid nyttjas som videomöte, men möjligheten är tillgodosedd.
• Kan några mindre rum delas med en skiljevägg för att rymma en större sittning när så behövs?
• Fundera ett varv runt maxantalet, den stora samlingen, alla tillsammans. Många företag vill hitta möjligheten att samlas alla samtidigt. Hur ofta behöver den allra största önskade gruppen samlas? Kan gälla tex intern utbildning/avtackningar/månadsmöten etc. Kan en sådan samling hållas i lunchrummet, ommöblering i kontoret, stående eller kan man hyra ett mötesrum på stan de få gånger företaget behöver?
• Hitta system för bokningsbara/ej bokningsbara rum för att nyttja rummen fler tider. Sätt regler som gäller för de olika alternativen.
• Kan även öppna kollaborativa sittningar vara bokningsbara? Dessa sittningar funkar i många fall för interna möten.
• Den digitala utvecklingen har snabbats på. Troligt är att flera personer i många möten framöver kommer finnas med i rummet enbart via länk.
• Kan möten hållas utomhus delar av året i ett utomhusmötesrum/växthus/promenadmöten?

I dagens kontor är mötesplatser och mötesrum centrala funktioner. En kreativ och genomtänkt planeringen av de rum som byggs öppnar möjligheter.