Sparade inläggSokrates 10-frågorsguide till hybrida kontor. Ish.
Hybrida kontor är hett. Stekhett. Hetare än Hot Sauce. Alla ska ha det, helst igår. Och det är inte så konstigt. Digitalisering, distansarbete och en ny syn på kontorsarbete för med sig helt nya krav på våra kontor. Men, ärligt talat, hur ska man planera sina kontorsytor när alla antingen sitter och tuggar på en surdegsbagel på ett café eller gör en walk and talk, istället för att vara på kontoret?
Det svåra, som Sokrates sa, är att ställa rätt frågor (fritt tolkat…). Det gäller oavsett om man ska bygga ett nytt samhälle, välja kontorsstol eller beräkna kvadratmeter på ett kontor. För när man ställer rätt frågor, får man användbara svar. Och hur gör man det? Mer om detta lite längre ner.
Innan hybridkontorens triumfatoriska ankomst var det relativt enkelt att planera hur mycket kontorsyta som behövdes – och hur den skulle utformas. Man tog antalet medarbetare och multiplicerade med schabloner för kvadratmeter. Lade till fikarum. Några mötesrum. Toppade med ett kopiatorrum och garnerade tårtan med lite trevliga allmänna utrymmen. Done!
Rejält tillspetsat såklart, men du förstår poängen.
Med hybrida arbetssätt blir det genast lite (läs mycket) mer komplext. Kontoret har fått konkurrens. För varför ska man pendla in till jobbet en mulen novemberdag, när man kan co-worka med lite sköna reklamare på cafét längre ner på gatan där man bor?
Det är nu Sokrates kommer in i bilden.
För att skapa attraktiva, funktionella och yteffektiva kontor där medarbetarna trivs behöver vi nämligen mer än kvadratmeterschabloner och kopieringsrum. Vi behöver förstå. Få insikter om vad som är viktigt för medarbetarna, vilka värden ett kontor tillför samt var och hur de vill arbeta i framtiden. Först då kan vi beräkna ytor, välja utformning och bestämma vilken utrustning som behövs.
Ta. Bort. Pekfingret. Från. ”Beställa”-knappen.
Så innan du säger upp halva hyreskontraktet och kastar in nyinköpta Zacco-säckar, pingisbord och espressomaskiner i era öppna kontorslandskap, ta ett steg tillbaka. Börja istället med att ta reda på vilken roll kontoret ska ha när företaget går över till mer hybrida arbetssätt.
Vart vill ni som företag? Vad vill era medarbetare?
Ska ni bli en hybrid arbetsplats?
Vi har funderat en del på hur man anpassar både storlek och utformning på kontor för att passa hybrida arbetssätt. Och även om vi bara har sett början på denna utveckling har vi märkt en tydlig sak; man behöver ställa andra frågor än tidigare för att skapa yteffektiva, välfungerande hybridkontor. Du behöver förstå medarbetarnas syn på distansarbete, var de bäst utför fokusarbete, vad de uppskattar med att arbeta på kontoret och hur de ser på kontorets roll i sin vardag.
Här nedan har vi sammanställt tio frågor som har dykt upp i vårt arbete med att anpassa arbetsplatser och kontor för hybrida arbetssätt. Okej, de kanske inte riktigt når upp i Sokratesklass, men förhoppningsvis kan de vara till hjälp i er planering. Frågorna är främst till för att ringa in den fysiska utformningen. Förändringar i arbetssätt, arbetsplatsstrategi och förändringsarbete kräver ytterligare frågor och en specialkunskap kring detta.
Here we go:
- Om du skulle ges möjlighet till att jobb hemma/på distans ett par dagar i veckan, vad skulle det betyda för dig? Vilka fördelar skulle det föra med sig?
- Kan du prioritera/rangordna vad som är viktigast för dig när du kommer till det ”nya” hybrida kontoret.
- Hur kan det ”nya” hybrida kontoret stötta dig med fysiska funktioner?
- Vilka arbetsuppgifter gör du bäst på kontoret och varför?
- Vilka arbetsuppgifter gör du bäst hemma/på distans och varför?
- Är det viktigt för dig hur det nya kontoret ser ut, såsom att det har en genomtänkt inredning och stark identitet?
- Vilka samverkansytor och sociala ytor anser du vara viktigast i det ”nya” kontoret? Exempelvis loungesittning, projektbord, pentry/paus, små mötesrum, stora mötesrum etc.
- Hur digital är du och kan du utföra dina arbetsuppgifter överallt? Är Zoom, Skype, Teams tillräckligt, eller vilka andra behov har du? Vad kan förbättras?
- Om du får välja fritt, vad kan få dig att vilja åka till kontoret/välja kontoret framför att arbeta hemma/på distans?
- Om du får välja fritt, vad kan få dig att välja att arbeta hemifrån/på distans framför att åka till kontoret?
Dessa frågor behöver såklart kompletteras med fler, och anpassas utifrån just ert företags förutsättningar. Men förhoppningsvis kan de utgöra en start som ni kan använda för era medarbetarenkäter inför er kommande förändring.
För oavsett vad man tycker om hybrida kontor, så är de här för att stanna.
Precis som Hot Sauce. Och Sokrates.
