Teknik och IT

Flexkontor förutsätter att arbetet är väsentligen papperslöst. Digitaliserade processer är avgörande för hur det kommer att fungera när man byter kontorsmiljö. Kartlägg hur väl IT och teknikstöd fungerar idag. Besluta vilken digital målsättning organisationen har för framtiden. Kartlägg om hela verksamheten är redo att övergå till detta, eller om vissa moment fortfarande kommer att vara beroende av papper. Kartlägg vilken "nivå" de olika enheterna/avdelningarna befinner sig i gällande arbetsprocesser och digitalisering. Sätt in resurser och handfast process-stöd där man ligger "efter" i arbetet med en ökad digitalisering. Chefen behöver vara aktiv i digitaliseringsprocessen, men kan behöva aktivt stöd. Gör en handlingsplan utifrån kartläggningen för vad som behöver åtgärdas för att utveckla digitaliseringen så att den stödjer ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Konkreta tips

För att ett papperslöst kontor ska fungera måste/bör det finnas:

1. god täckning och stöd för både telefoni och internetuppkoppling.
2. god tillgång till data- och eluttag.
3. stora eller dubbla bildskärmar på de flesta arbetsstationerna för att kompensera för mindre användning av pappersdokument.
4. en plan för hur man ska hantera inkommande fysisk post.
5. utrustning och teknik för att hantera specialiserade arbetsuppgifter, såsom kartor och ritningar.
6. Teknikstöd och tydliga och implementerade rutiner och processer för inscanning, access, dokumenthantering, arkivering etc.

Lästips

Digital arbetsmiljö
Utmaningar i den digitala arbetsmiljön
Inför rätt IT - Agila utvecklingsprocesser och IT-arbetsmiljö

Arkivering och förvaring

Målet är att arbeta papperslöst i flexkontor. Vissa delar av verksamheten kan ha behov av att arkivera fysiska dokument. Avdelningar och medarbetare kan ha behov av förvaring av specialutrustning, arbetskläder etc. Planera hur detta ska inventeras och hanteras. Se över er dokumenthanteringsplan, och uppdatera den, vid behov, till ett digitalt arbetssätt.

Konkreta tips

1. För att kartlägga hur mycket arkiv verksamheten behöver, behöver olika avdelningar och medarbetare skatta sina arkiveringsbehov.
2. Parallellt med dokumenthanteringsplanen bör regler för gallring uppdateras.
3. Påbörja i god tid innan flytten arbetet med att rensa bort dokument som inte måste sparas i pappersform.
4. Skapa elektroniska hjälpmedel, digitalisera.