Ett hjärnsmart kontor - vad säger forskningen?

Vissa har smygstartat återgången till kontoret. Andra har kommit tillbaka på 100% i den fysiska miljön och några sitter fortfarande hemma på heltid. För många arbetsgivare har det varit ett tillfälle för att bygga om och anpassa miljön till det som förmodligen är ”det nya normala”.

Vad behöver vi när vi går tillbaka till kontoret? Och hur mår vi bra på jobbet? Hur behöver det fysiska kontoret vara utformat för att det ska bli en produktiv och trivsam miljö där vi mår bra?

(Läs mer om hybridkontoret här)

Arbetsmiljö och produktivitet – en fråga om grundläggande biologiska behov

När vi tillgodoser de grundläggande biologiska behov som vi faktiskt har utifrån vår ”stenåldershjärna” kan vi förbättra arbetsmiljön och må bättre, bli mer produktiva och kreativa.

Vi vet från forskningen att fysisk miljö kan främja eller hindra olika beteenden. Enligt Isabelle Sjövall, neurodesigner (ett område som kombinerar kunskap från hjärnforskning med inredning och arkitektur och design) behöver vi gå ”back to basics” för hur våra hjärnor fungerar. ...eller fungerade redan för ca 40.000 år sedan.

Vi behöver utgå från forskningen för att hitta de smarta valen som gör att vi kan må bra och prestera. Världen omkring oss har blivit urban och digital, samtidigt som våra hjärnor inte alls utvecklats i samma takt.

Anpassa moderna kontor till våra uråldriga hjärnor

Hur får vi då kontoren att efterlikna savannen?

• Gör platser tillgängliga där medarbetaren inte behöver sitta med ryggen mot förbipasserande
• Inred med tillräckligt många platser för fokuskrävande uppgifter, d.v.s. skapa en distraktionsfri miljö både för synen och hörseln *
• Ytor för gemenskap som ökar tilliten teamet (se länk). Dessa kan även vara bra ytor för kreativitet.
• Inred med natur. Gärna många olika arter av gröna växter. Det mår våra hjärnor bra av.
• Se till att ha bra ljusinsläpp och synergonomi (se länk)
• Förlägg vissa möten till promenaden, fysiskt eller per telefon.

Läs mer om tillit och effektiva team här

Läs mer om synergonomi här

* Brusreducerande hörlurar känner de flesta till, men har du hört talas om brusreducerande glasögon?

Öppna ytor vs. eget kontorsrum, vad säger forskningen?

Vi behöver gemenskapen och varandra som vi konstaterat i inlägget om effektiva team. Många känner igen sig i glädjen av att träffas fysiskt igen efter arbete hemifrån.

Forskningen på aktivitetsbaserade kontor är ibland motsägelsefull. En bidragande orsak till det är att aktivitetsbaserade kontor är väldigt olika utformade från fall till fall. Dessutom skiljer sig definitionen av begreppet sig åt i studierna. En annan anledning är att även arbetsuppgifterna som utförs i organisationerna skiljer sig åt i studierna. Vissa saker har man ändå kunnat konstatera om det aktivitetsbaserade kontoret.

Forskning om aktivitetsbaserade kontor säger:

• Det är viktigt med tillräcklig tillgång till tysta platser för koncentrationskrävande uppgifter.
• Ett aktivt byte av arbetsstationer ökar välmående och produktivitet. Organisationer där medarbetarna bytte arbetsstation 2-3 gånger per dag i genomsnitt fungerade bättre än de som bytte mer sällan.
• När distraktioner ökar så ökar också tröttheten. Sambandet blir ännu tydligare för medarbetare som arbetar under högre tidspress.

Aram Seddigh, forskare i arbetsorganisationspsykologi arbetar med att utveckla kontorsmiljöer. Han säger att det är viktigt att den som bygger om kontoret ställer sig frågan om vilka faktiska arbetsuppgifter som utförs. Det är vanligt att ombyggnationen utgår ifrån en önskan om hur kontoret ska se ut, istället för en utvärdering av vad behovet är. Aram menar också att många organisationer tar i för mycket för sociala ytor och underdimensionerar skrivbordsytor för individuellt arbete.

Aram Seddighs 5 tips för att lyckas med framtidens kontor

1. Dimensionera rätt. Förhasta dig inte, fråga medarbetarna och stäm av mot inpasseringsdata, mötesrumsbokningloggar och liknande.
2. Diversifiera. Analysera aktiviteterna och se till att det finns tillräcklig yta för de olika aktiviteterna.
3. Underlätta samarbeten. Skapa stöttande strukturer för alla former av samarbeten
4. Delaktighet. Låt medarbetarna vara med i processen.
5. Gör det lätt att göra rätt. Nudging!

Källa: Chef.se

Öppet kontorslandskap – ett skällsord

Innan någons puls börjar stiga vill jag påpeka att aktivitetsbaserade kontor och öppna kontorslandskap inte kan jämföras, men det är ändå spännande med kontorslandskapens historia och var aktivitetsbaserade kontor har sitt ursprung.

Det första öppna kontorslandskapet bildades redan första gången på 50-talet av bröderna Schnelle i Tyskland. Bröderna ville bygga bort hierarkier och cheferna från hörnkontoren.

Öppna kontorslandskap blev populärt för ca 20 år sedan och har sina fördelar, men har blivit lite av ett skällsord. I takt med att öppna kontorslandskap började trenda i Sverige minskade också medarbetarnas arbetsro och förmåga till fokus, säger Mia Skoog som arbetat i över 10 år med hälsofrämjande insatser på företag.

Det aktivitetsbaserade kontoret misstas ofta för att vara ett öppet kontorslandskap med några tysta zoner, men det är ett stort missförstånd. Här kan du läsa mer om skillnaderna mellan de olika begreppen.

Fördelarna med flexibla kontor, oavsett om det heter öppet eller aktivitetsbaserat är bland annat att det ger en flexibilitet i lokalen så att den inte behöver byggas om vid små organisatoriska förändringar; bra för klimatet och bra för ekonomin.

Bra förutsättningar för aktivitetsbaserat kontor

Det aktivitetsbaserade kontoret har bra förutsättningar för välmående och prestation om vi bygger in neurodesign, forskning, har medarbetarnas behov i fokus och utgår från de aktiviteter som utförs i organisationen.


Länkar till mer läsning:
Sammanfattning av forskningsläget avseende aktivitetsbaserade kontor

Does Need for Concentration Modify the Effect of Office Type on Health and Productivity?

The association between office design and performance on demanding cognitive tasks

Författare: Thorunn Widö