Upprätthåll skicket på arbetsplatsen under pandemin

Arbetsplatser är komplexa och dynamiska, och kräver därmed uppmärksamhet och omsorg för att fungera på rätt sätt. Att arbeta hemifrån enligt rekommendationer har gjort att kontoren för det mesta står tomma, detaljhandeln har slagit igen och arbetet på många fabriker har avstannat. När medarbetarna inte är på plats lika ofta som tidigare kan det uppstå en hel del problem med våra arbetsplatser.

Spara

Oupptäckta problem

Arbetsplatser kanske inte utsättas för lika mycket slitage just nu, men de utsätts fortfarande för naturkrafter så som vind, regn, temperatur/töväder i omgångar. En anna del är skadegörelse, inbrott och annat sabotage.

Något vi är beroende av för att hålla arbetsplatser i gott skick är att medarbetare med hjälp av sina ögon, öron och näsor rutinmässigt upptäcker och rapporterar problem. Om vi ser ett blött golv eller känner en konstig lukt när vi arbetar uppmärksammar vi det och skapar en incidentrapport. När vi inte är på plats finns det en stor risk att vissa problem förblir oupptäckta under en längre period, vilket leder till skador och dyra reparationer.

Ett exempel kan vara att upptäcka att golvet i entrén är täckt av vatten när du kommer tillbaka och varit borta. Kanske hade det regnat dagen innan och ett avlopp på uteplatsen utanför kontoret hade blivit blockerat. Vatten hade då ansamlats och läckt in i arbetsplatsens entré. Detta hade du direkt kunnat rapportera. Men om kontoret inte är bemannat på heltid så hade det inte kunnat upptäckas i tid för att omedelbart initierats.

Den här typen av problem kan man upptäcka i ett tidigt skede så att man kan begränsa omfattande skador även om kontoret inte är bemannat.

Förebygg och förbered

  • Ett sätt att minimera risken för sådana problem är att medarbetare, hyresgäster, service- och städpersonal då och då tar en promenad genom hela arbetsplatsen (i enlighet med rekommenderade försiktighetsåtgärder). Detta till trots kan det vara dags att fundera över hur vi ska väcka våra arbetsplatser till liv och få dem att fungera igen när behovet av hemarbete har avtagit.
  • Det kan krävas besiktningar innan man återgår till kontoret på heltid, samt checklistor och en uppsättning frågor för att säkerställa trygga och hälsosamma förhållanden.
  • En av de frågor som definitivt bör ställas är om planerat underhåll har utförts eller om det finns ett behov av att jobba ikapp med drift- och säkerhetsrelaterade uppgifter, t.ex. byte av HVAC-filter, inspektion av brandsläckare och brandvarnare, och liknande.
  • Har arbetsplatsutrustningen genomgått service under den period som arbetsplatsen har varit mindre bemannad?
  • Medarbetare och tjänsteleverantörer kan vid en genomgång upptäcka vattenskador, ej fungerande belysning (inte bara i sina lokaler utan även i trapphus och källare, på parkeringsplatsen osv.), VVS-kopplingar och nödutgångsskyltar som inte fungerar, damm eller smuts och andra mindre problem
  • Serviceteamen bör vid behov försöka att jobba ikapp med inspektioner av tak och hissar samt test av VVS-ventiler, styrsystem och korrekt funktion hos större fastighetssystem.

Säkerställ en säker återgången till kontoret.

Nu när vi inte kan vara på våra arbetsplatser i samma utsträckning som tidigare är det dags att planera för hur vi åter ska ta dem i besittning. Vi vet inte vad som kommer att behövas på längre sikt. Vi kanske behöver fundera på om vi ska installera permanenta handdesinfektionsstationer eller uppgradera rengöringsprotokollen.

En sak vet vi helt säkert och det är att själva arbetsplatserna behöver fungera som de ska med fullt fungerande fastigheter och utrustning. Genom att lägga tid på hur vi ska gå tillväga när arbetsplatserna ska öppnas igen i full utsträckning kan vi omgående säkerställa att de är i gott och säkert skick när vi flyttar in igen på heltid. Kom ihåg att ta god hjälp av befintliga appar och teknik som stödjer denna process.

Relaterade inlägg

Laddar inlägg