Tips för en fungerande hybrid arbetsplats

Vad är egentligen en hybrid arbetsplats – är det ytterligare ett modeord eller är det något som är här för att stanna? Vi bidrar med några tankar från vår egen erfarenhet, och ger våra bästa tips för en välfungerande arbetsmiljö i det nya arbetslivet.

Spara

Arbete är inte en plats man går till

Vår utgångspunkt är att arbete inte är en plats man går till utan något man gör. Medan den tekniska utvecklingen har gjort distansarbete möjligt för många av oss, har pandemin gjort det närmast obligatoriskt.

Vissa var bättre rustade än andra för denna förändring, men idag har de flesta ”kontorister” möjlighet att i alla fall delvis kunna jobba hemifrån. Vi må ha tröttnat på slitna begrepp som ”det nya normala”, speciellt efter en tröttsam pandemi – men vi har insett att en del förändringar sannolikt kommer att bli permanenta.

Industriell revolution 2.0?

Det vi ser nu är nämligen inget mindre än en industriell revolution 2.0. Den industriella revolutionen kallas inte för en revolution i onödan, för det var en omvälvande tid – det som tidigare hade krävt dussintals människor kunde plötsligt skötas av en maskin. Ekonomin, ja hela världen, förändrades för gott. Och precis som alla revolutioner hade den offer. Jobb gjordes överflödiga, samtidigt som nya visserligen uppstod, men många befann sig plötsligt i en smärtsam period av anpassning.

Idag finns inte jättemånga borstbindare eller lykttändare kvar. När det talas om automation och AI finns det farhågor om att det kommer leda till arbetslöshet. Parallellen till den industriella revolutionen är nämligen uppenbar – jobb som tidigare krävde människor tas över av maskiner. Å andra sidan är levnadsstandarden idag högre tack vare industrialiseringen, något som sannolikt även kommer att fortsätta höjas i och med digitaliseringen.

Hybridarbetsplatsen och fallgropar

Inom ramen för den nya hybridarbetsplatsen finns förstås också fallgropar att se upp för på ett individuellt och organisatoriskt plan. Att låta privatlivet och arbetslivet sömlöst överlappa varandra, med alla dess fördelar, kan även bidra med negativ stress.

Det som stressar oss är emellertid inte möjligheten att vara tillgänglig närsomhelst och varsomhelst, utan det upplevda outtalade kravet på detsamma. Därför bör varje hybridarbetsplats sätta upp tydliga spelregler – djupt förankrade i organisationen – där man tar utgångspunkt i frågan om just förväntningar på individen.

Vi vill å ena sidan ge medarbetare möjlighet att stundom arbeta kvällstid om det passar ens livssituation bäst – och följaktligen att skicka mail klockan tio på kvällen. Men förväntas kollegan svara på mailet samma kväll? Om man inte tydligt klargör att det inte förväntas finns det en risk att man upplever sig nödgad att ge respons omedelbart – kanske speciellt om det är chefen som hör av sig.

Det finns även rent tekniskt möjlighet att skydda sig från onödig stress, som att ställa in notifikationer på ett sådant sätt att man inte störs under sin privata tid. Detta kan verka vara en trivial detalj, men även om vi tror oss vara immuna mot den typen av störningsmoment tenderar det att påverka oss; en vibration i fickan när du nattar barnen kan omkullkasta en timmes idogt vyssjande.

Tips till organisationen

Efter denna (kanske alltför) långa inledning, vill vi bidra med några lärdomar som vi har dragit under de år vi arbetat inom en hybrid arbetsplats.

  • Skapa förutsättningar, via teknik och kunskap, för att alla medarbetare att kunna arbeta var som helst ifrån. Här är, precis som vi nämnde tidigare, spelregler, ledarskap och kultur lika viktiga faktorer som själva tekniken. Skapa därför enkla regler att förhålla sig till, såsom standarder för att visa sin tillgänglighet, att alltid bifoga en fjärranslutningslänk till möten (Teams, i vårt fall), möjlighet att boka in i varandras kalendrar, och osv.

  • Skapa en kultur av tillit - här behöver organisationen ta första steget. Att låta medarbetare arbeta på distans kan upplevas som att man tappar kontrollen, men om anställda ges tillit kommer trivseln – och i förlängningen produktiviteten – öka.

  • Släpp fokus på arbete som en plats, utan se det som något man gör. Då blir kontoret, den geografiska platsen och tiden för när man arbetar mindre viktiga och medarbetaren kan, naturligtvis utifrån roll och uppgifter, anpassa efter egen önskan.

  • Att ses fysiskt, springa på varandra i kaffekön eller korridoren, har en stark inverkan på vi-känslan och arbetsglädjen. Vissa omständigheter gör att vi i perioder måste arbeta mer på distans. Då kan det vara klokt att skapa rutiner för att kunna ses även för kafferaster och liknande online. Prata fiske, eller renovering, eller vad ni nu pratar om när ni råkar springa in i varandra. De mjuka aspekterna får inte glömmas bort.

    • Tips till individen


    • En hybrid arbetsplats öppnar upp sinnet för fler arbetssätt och detta kräver att man får kunskap i vilka olika sätt det finns att jobba på och hur man nyttjar tekniken i detta. Ta till dig det du behöver i din roll och bygg ett eget arbetssätt.
    • Planera din dag: blocka tid för pauser, ställ påminnelser vid förmiddagskaffet, lunchen, eftermiddagsfikat och så vidare. Boka inte möten direkt efter varandra utan lämna lite luft för omställning.
    • Utvärdera dina omständigheter – har du de resurser på plats som krävs för att kunna arbeta på ett bra sätt? Och våga påtala dina behov för dina chefer.
    • Ta ansvar för dina kollegor. Känslan av gemenskap går att skapa även om alla inte ses på riktigt hela tiden. Vem bör du kontakta för att bara kolla läget?

    Photo by bruce mars on Unsplash

    Detta inlägg är inlagt av: JSC it-partner

    Relaterade inlägg

    Laddar inlägg