Kulturen nyckeln till fungerande kontorsprojekt

Behovet växer fram

I och med vi var (och är) ett växande företag, upptäckte vi för ett antal år sedan att vi höll på att växa ur våra dåvarande lokaler. När vi tittade närmare på saken upptäckte vi emellertid att vi hade under 50 procents beläggning av våra skrivbord. För att uttrycka det enkelt: vi hade ett behov av att växa, men använde inte fullt ut de ytor vi hade.
När vi sedan frågade medarbetarna vilken plats de vanligtvis valde för att vara effektiv och koncentrera sig, var svaret ofta att man gärna sitter hemma för att bli klar med det man håller på med. Om man däremot behövde vara kreativ och ha en workshop eller liknande, då hyrde man ofta ett ställe på stan. Generellt när frågan om produktivitet ställs i olika undersökningar är det inte en speciellt hög andel som uppger ”kontoret” som den mest effektiva platsen för arbete.

Vi kunde konstatera att arbete inte är en plats man går till, det är något man gör. Det var startpunkten för vårt projekt att gå in i ett aktivitetsbaserat kontor.

För att överhuvudtaget beskriva övergången till det nya arbetslivet – som vi kallar det – bör vi förstå vilken roll den nya tekniken spelar. Platsoberoende arbete är en nyckelfaktor och dessutom, ur ett historiskt perspektiv, en helt ny möjlighet. Vi brukar prata om att det nya arbetslivet består av tre delar: tekniken, platsen och människan. Tekniken, förstås, är förutsättningen och själva möjliggöraren för allt det andra, men när vi tittar närmare på vad som gör att det fungerar, handlar en stor del av det om kultur, spelregler och arbetssätt – det vill säga i högsta grad mänskliga komponenter.

Så gick det till

Fokuset i det projekt som utkristalliserade sig var alltså i första hand inte på tekniken, eller ens platsen – även om vi byggde ett helt nytt kontor. Det handlade om delaktighet, att få vara med på den här resan som medarbetare. Med insikten om att arbete är något man gör, inte en plats man går till, började vi titta på hur vi hanterar balansen mellan privatliv och arbetsliv på ett bra sätt. Man vill vara närvarande i sitt privatliv och man vill vara presterande i sitt arbetsliv. Hur kunde vi understödja det på bästa sätt?

Vi hade varit utsedda till en av Sveriges bästa arbetsplatser flera år i rad (av GreatPlacetoWork) och ville fortsätta vara en av Sveriges bästa arbetsplatser. Vi såg att det på riktigt är ett nytt arbetsliv på gång, något som drastiskt skiljer sig från det gamla sättet. Som företagsledare måste man fundera på vad innebär det för ens medarbetare – och för kommande medarbetare, de som är uppfödda med de digitala verktygen och tar dem för givna.
För att lista ut vilka behov de nya lokalerna skulle behöva tillgodose genomförde vi ett antal workshops och studier. Vad är det egentligen för aktiviteter jag utför när jag arbetar? När vi började föra dagbok på vad vi gör under en dag blev vi lite förvånade – då insåg vi att det kanske inte är vid det där skrivbordet som allt arbete sker. Vi såg att vi hade behov av samarbetsytor, av enskilt arbete, och så vidare.

Utmaningar och framgångsfaktorer

Om människorna inte är med på tåget spelar det ingen roll hur många häftiga funktioner en lösning, en plattformen eller en arbetsplats har. Det blev väldigt tydligt för oss hur viktigt det var att skapa förhållningsregler kring våra arbetssätt. På en aktivitetsbaserad arbetsplats måste det finnas gemensamt överenskomna spelregler. När är det okej att störa en kollega? När signalerar jag att jag vill arbeta enskilt? Och så vidare.

Den stora utmaningen med ett nytt arbetssätt var att man behövde träna sig in i det. Samtidigt insåg vi att det fanns många utmaningar även på gamla kontoret, men att vi aldrig pratade aldrig om det. För även om man har ett helt eget kontor finns det en risk att bli distraherad av kollegan som står i dörröppningen och pratar fiske eller vad det kan vara. Ett grundtänk för oss var med andra ord att skapa zoner där vi är överens om vad som gäller.

Hur blev det?

Vi hade turen att under resans gång bli föremål för en KTH-studie om arbetsmiljö, där våra förhållanden studerades före, under och efter kontorsprojektet. I studien kom man fram till att det fanns en mätbar förbättring i nöjda medarbetare på alla plan. Exempelvis kände färre ett behov av att jobba hemma eller på annan plats, vilket enligt KTH indikerade att vi lyckats med vårt mål att skapa en arbetsplats man vill komma till.

Det mesta blev faktiskt som vi tänkt oss, eller bättre. Vi är övertygade om att det berodde på involvering, att många perspektiv fick komma fram och att det fick ta tid att komma fram till bästa lösningar tillsammans. Vi byggde inte bara ett nytt kontor - vi skapade bästa förutsättningarna för våra medarbetare och därmed utvecklade vi vår affär.

Några frukter av satsningen:
- Fortsatt listad som en av Sveriges bästa arbetsplatser - och sedermera med i GreatPlacetoWork's "Hall of Fame" som ett av de företag som varit på topplistan flest år i rad.
- Marknadsmässigt och affärsmässigt ett fantastiskt utfall med stort intresse för vårt företag, tjänster och vårt arbetssätt. Ett stort antal studiebesök som resultat - vi har fått gå före som ett inspirerande exempel.
- Hela resan var ett fantastiskt tillfälle att skapa engagemang och delaktighet hos medarbetarna för arbetsplatsen

Att föra det vidare

För oss som leverantör är det extra kul att få ta med sig alla lärdomar från detta projekt och använda det i vardagen när vi hjälper kunder att utforma en hållbar arbetsplats. Att vi själva genomgått alla (k)val och avvägningar gör att vi har ett brett perspektiv när vi samtidigt levererar våra spetskompetenser för att få ihop moderna arbetssätt, it-stöd och hur man bäst skapar förbättringar som underlättar vardagen.

Under 2021 gjorde vi även i ordning plan 2, som vi hade byggt för eventualiteten att vi skulle växa - vilket vi också gjort (från cirka 50 till drygt 70 anställda). Plan 2 innehåller ytterligare arbetsplatser och mötesrum, men även ett dedikerat workshoprum och ett vilorum, vilka togs fram med samma rigorösa input från medarbetarna som inför den ursprungliga byggnationen.

Korta fakta

• Ansvarig inredningsarkitekt: Ergoline
• Ansvarig för projektledning: JSC
• Fotograf: Day Fotografi, Sara Landstedt
• Inflyttningsår 2015 respektive 2021