10 tips för att ge konstruktiv feedback vänligt

Vad är feedback?

Feedback är att återkoppla. Det kan vara positiv feedback eller konstruktiv feedback som är utvecklande. Att ge positiv feedback är inte så svårt men att ge konstruktiv feedback på ett bra sätt kan upplevas svårare. Men hur kommer personen ta emot det som sägs? Vi kan bli osäkra på hur det kommer att påverka relationen.

Att ge tydlig feedback till medarbetare kan därför upplevas besvärligt. Ett exempel på konstruktiv feedback: en medarbetare sköter inte arbetet som förväntas eller drar ner arbetsgruppen genom att alltid klaga och hitta fel. För att få bästa resultat brukar det vara viktigt att förbereda samtalet. Ett hjälpsamt tips är att ge mycket positiv feedback i det dagliga, då blir det lättare att både ge och ta emot konstruktiv feedback.

Vi utmanar vår plats i flocken

Vi utmanar också vår egen plats i gruppen (flocken) när vi ger konstruktiv feedback. På ett omedvetet plan motsvarar den grupp vi för tillfället befinner oss i, den flock vi tillhörde på savannen och som vi var helt beroende av för att överleva. Det kan upplevas svårt att ge tydlig feedback om vi utmanar relationen då dessa omedvetna processer ligger i vårt undermedvetna.

Att ge negativ feedback innebär ett visst mått av risktagande för det som sägs kommer att påverka relationen i endera riktningen. Men det beror helt och hållet på HUR vi ger feedbacken.

Kommer det vi säger att godtas? Eller kommer vi själva att bli attackerade för det vi säger? Har du grundat rejält med att dagligdags ge feedback till medarbetare, dvs positiv feedback, känns det oftast lättare.

Att ge feedback är att bry sig

Men att ge återkoppling visar också på att man bryr sig. Därför kommer här 10 tips om hur du kan ge konstruktiv feedback på ett vänligt sätt så att en bra stämning i relationen kan behållas.

10 tips för att ge konstruktiv feedback vänligt

1. JAG-BUDSKAP - Börja till exempel med att säga: Jag har sett … Grunden för att feedback ska uppfattas vänligt och inte uppfattas som en attack, är jag-budskap.
2. DEN ANDRES BETEENDE - Jag-budskapet följs direkt av den andres beteende. Exempel: Jag har sett de roliga mejlen du har skickat till mig. Istället för: Du skickar alldeles för många mejl till mig.
3. BEKRÄFTA DEN POSITIVA INTENTIONEN - Leta efter och bekräfta den positiva intentionen som personen kan tänkas ha haft med beteendet. Det visar att vi sett och förstått att personen ville oss väl. Det skapar trygghet i relationen. De ville oss väl, precis som vi vill väl med återkopplingen. Exempel: Mejlen du skickat till mig är ju jätteroliga! Du sprider alltid så mycket glädje omkring dig. Istället för: Det är så störande med alla mejl du skickar.
4. MIN UPPLEVELSE/KÄNSLA - Fortsätt med jag-budskap och tala om vad du känner eller upplever. Exempel: Det är bara det att jag blir så stressad av alla mejl. Jag har så mycket i mitt liv just nu och har alldeles fullt upp med att ta in den information jag behöver känna till för att kunna sköta jobbet bra.
5. ÖNSKEMÅL - Kom inte med krav eller säg påstående som blir till ett kommando. Här gäller det att i stället att formulera en fråga om ett önskemål du har.
6. FÅ KVITTO - Kolla av vilket svar du får och för en dialog vidare beroende på hur svaret blir.
7. SNABB FEEDBACK I FARTEN - I vissa situationer behöver feedback ges väldigt snabbt i den aktuella situationen. Då är det bra att använda dessa steg: • Jag-budskap • Ge förslag på lösning • Ställa en fråga • Få kvitto Exempel: Jag tänker att vi behöver göra så här istället … Okej? Istället för: Du har gjort fel. Du måste göra så här.
8. VAR GENERÖS MED ATT VISA UPPSKATTNING I VARDAGEN - Om vi dagligen är frikostiga med att se, bekräfta, och visa uppskattning är det lättare att ge återkoppling när något har hakat upp sig. Då finns det redan ett kapital av trygghet och säkerhet i relationen vilket gör att det ofta känns lättare att ge feedback.
9. LYSSNA EFTER HUR ANDRA GER FEEDBACK - Lyssna och lär av både bra och mindre bra exempel. En del är riktigt skickliga på att ge tydlig feedback på ett respektfullt sätt medan andra gång på gång trampar i klaveret och mest låter attackerande i sin feedback
10. VÄLKOMNA SJÄLV FEEDBACK - Ibland är det lätt att direkt komma med förklaringar och ange orsaken till att det blev som det blev med långa utläggningar. Om vi börjar med det, innan vi tar emot och visar förståelse för den feedback vi har fått, kan det upplevas som att vi inte tar emot återkopplingen. Ta själv emot feedback på ett bra sätt. Lyssna in och leta efter den goda intentionen som du tror finns i återkopplingen du får. Då brukar det vara lättare att direkt ta till sig det som sägs utan att hamna i försvar.

Av Lena Skogholm,
Vinnare av Stora Talarpriset 2021
Författare till succéböckerna Bemötandekoden och Livskoden enligt hjärnan.

Illustrationer Istock