10 tips vid införande av Microsoft 365

10- snabba tips för ett lyckat införande av ett nytt digitalt arbetssätt.

• SYFTE/AFFÄRSMÅL: Definiera ett tydligt syfte/affärsmål med de nya verktygen? Är det ett steg i er digitalisering? Vill ni ha ökad medarbetarnöjdhet? Ökad produktivitet? Minskade kostnader? … Kommunicera affärsmålet tydligt i organisationen.
• MICROSOFT 365 = BETEENDEFÖRÄNDRING: Ha i åtanke att Microsoft 365 är en omfattande samarbetsplattform. Det handlar inte främst om att lära sig tekniken, det innebär ett nytt sätt att arbeta. Beteendeförändring är en process som tar tid och kräver kontinuerligt utvecklingsarbete.
• KARTLÄGGNING: Gör en kartläggning av organisationen. Hur ser dina olika avdelning/enheters/arbetsgruppers arbetsprocesser ut? Vad är era behov? Hur ser den digitala mognaden ut och hur ser det befintliga arbetssättet ut? Först när dessa frågor är kartlagda kan ni matcha behoven mot verktyg i Microsoft 365.
• MÄNNISKAN I FOKUS: Utgå från människan, användarnas behov och hur programmen kan stödja arbetssättet. Utgå inte från de tekniska applikationerna. Vad är det som motiverar personalen att arbeta på ett nytt sätt? Hur skapar ni en förändringsvilja bland personalen? Tryck på fördelarna med verktygen. Och förklara VARFÖR ni gör förändringen.
• FÖRSTÅELSE FÖR TEKNIKEN: För en lyckad implementering är det viktigt att de som är involverade i projektet är väl insatta i apparna och tjänsterna för att till fullo förstå verksamhetsnyttan och hur det kan förbättra era interna och externa arbetsprocesser.
• IT + VERKSAMHET TILLSAMMANS: Låt inte Office 365 bli en ren IT-fråga utan en verksamhetsutvecklingsfråga. I lyckade 365-införanden står IT och verksamhet i nära samarbete.
• GEMENSAMMA SPELREGLER: För att skapa bästa förutsättningar för smidig och framgångsrik implementering behöver det finnas tydlighet i riktlinjer för användare. Hur ska just vår organisation jobba? Var hittar vi nyheter och information? Var ska vi spara olika typer av filer? Vilka kommunikationsverktyg ska användas i olika situationer?
• FÖRANKRA OCH INVOLVERA: Involvera! Det är alltid viktigt att få med sig ledningen i förändringsresan och säkerställa att man leder i bevis. Utse superusers som ”ambassadörer/förändringsagenter” från flera led i organisationen och ge dem extra utbildning och stöd.
• KOMMUNICERA OCH UTBILDA: Sprid information via olika kanaler och format. Människor tar till sig information på olika sätt, så det är viktigt att ni maximerar möjligheten att nå fram. Skapa ett behov hos mottagaren att bry sig om budskapet. Lansera och utbilda i etapper. Microsoft 365 är omfattande och kan lätt upplevas som rörigt och förvirrande om det blir för mycket information. För en etappvis utrullningsplan och låt förändringen ske med små steg i taget.
• UPPFÖLJNING: Utifrån de mål ni har satt, följ upp resultatet med effektmätning. Det kan t.ex. vara mått på om ni upplever ökat samarbete, effektivitetsförbättring, ökad trivsel etc. Agera utifrån resultatet och kommunicera i organisationen.