5 vanliga utmaningar i digitaliseringsresan - Och hur du löser dem

Digitalisering och modernisering är nyckelbegrepp för de flesta företag just nu, både när det gäller att utveckla och anpassa vad man gör - erbjuder tjänster eller produkter - och hur man gör det - de interna processerna. Den interna förändringen har inneburit att man påverkat organisationer och processer med hjälp av digitala verktyg och aktivitetsbaserade arbetsplatser. Det innebär att man går mot mer öppet samarbete, flexibilitet och tvärfunktionalitetet. Under det senaste året har denna utveckling fått en extra skjuts på grund av pandemin, när många arbetsplatser har stängt kontoren och medarbetarna tvingats arbeta hemifrån i större utsträckning.

I grund och botten är den interna digitaliseringsprocessen en positiv utveckling, eftersom alternativet är att stanna kvar i arbetssätt och strukturer som både är föråldrade och ineffektiva. Men som i alla förändringsresor finns det risker, att processen sköts på fel sätt eller att man missar viktiga dimensioner av förändringen. De här utmaningarna kan leda till högre kostnader och förseningar, så det är väl värt att ta dem på allvar och lösa dem så tidigt som möjligt.

Jag vill lyfta fem utmaningar som jag ser att företag och organisationer ofta har med sina digitala förändringsprojekt, och lösningar jag sett fungera.

Utgå från människorna

Det är lätt att tro att det är tekniken eller verktygen som är det viktiga i en digitaliseringsprocess, vi förknippar ju trots allt digitalt med datorer, appar och annat. Men precis som i alla organisationsförändringar så är det människorna, dina medarbetare, som är centrala här.

En vanligt misstag företag gör i digitaliseringsprocesser är att man antingen fokuserar enbart på tekniska förändringar eller tror att det räcker med utbildning kring verktyg för att nå en verklig förändring. Men när du förändrar hur en organisation arbetar är det viktigaste att utmana och påverka mindset och konkreta färdigheter och beteenden.

För att lyckas behöver du alltså se till att alla medarbetare får utrymme lära sig såväl de nya digitala verktygen, hur den nya arbetsprocessen ser ut samt hur de själva behöver tänka och bete sig för att bli framgångsrika.

Börja inte med en stor strategi

Många digitaliseringsprocesser börjar med att en strategi tas fram - en omfattande plan på vad som ska åstadkommas och i vilken ordning. Självklart är det viktigt att ha en plan, men om du låser in processen i en alltför omfattande strategi redan från början finns det två konkreta risker: Organisationen orkar inte genomföra hela förändringen, och när strategin möter verkligheten behöver den ändå göras om för den är för abstrakt och inte förankrad i verkligheten.

Rekommendation är att se förändringsresan som en serie av steg där den förändring vi vill uppnå gradvis tas fram och slås fast. Samt att få in lärande och utbildning redan från början. Det innebär nämligen att några nyckelfaktorer som utforskande, verkliga insikter och beteendeförändring startar direkt. Och de behöver vara med redan från början, det är för sent att introducera dem i slutet av processen.

Gå inte i Big Data-fällan

Det är lätt att digitaliseringsprocesser blir väldigt storslagna i tankarna och ambitionerna. Det satsas på inköp av omfattande mjukvaruprogram, som sedan bara utnyttjas till en begränsad del. Eller att längtan efter Big Data tar över och fokus hamnar på databaser, insamling av information som man inte är helt säker på vad den ska användas till. Ett tredje exempel på ett felaktigt fokus är att man tar fram arbetssätt som inte går att skala eller anpassa till hela organisationen. Detta tar fokus från det hårda arbete av att pröva sig fram, göra misstag och lär sig det faktiskt innebär att ta sig till något som är hållbart och effektivt.

Lösningen här är att ha en tydlig riktning men pröva sig fram steg för steg med en allt större grupp. Uppdatera ambitionen och målsättningen i takt med att ni vet vad som är realistiskt för er och ni vet vad som ger konkret nytta. Det är bättre att arbeta stegvist och iterativt än att gå vilse i grandiosa ambitioner.

Ta inte med dig gamla mönster in i det nya

Att digitalisera arbetssätten i en organisation är inte ett mål i sig, det är en resa mot en arbetssituation där medarbetarna kan jobba på ett hållbart, effektivt sätt med bättre kommunikation och förmåga att se sin egen del i en större helhet. Därför måste förändringen bestå i mer än att bara skapa digitala versioner av analoga arbetssätt och processer. Det talas ofta om skillnaden mellan att digitisera och digitalisera, där digitisering helt enkelt är när man gör analog information digital, t.ex skapar en pdf av ett dokument, medan digitalisering går ut på att ta tillvara de möjligheter digital teknik och processer faktiskt skapar.

De brister som det tidigare arbetssättet haft förstoras ofta när man digitaliserar, exempelvis blir en dålig möteskultur bara snabbare och mer belastande när den digitiseras, med mer stress och frustration som konsekvens.

Här behövs en lite djupare analys och medvetna slutsatser om vad man faktiskt vill förändra och utveckla. Tipset är igen att bryta ned det i steg och ta sig framåt genom att testa och lära. Sprid sedan goda exempel som kan inspirera, det är skalbart och kan ge snabb hävstång.

Skaffa buy-in från ledningen

Spara den största utmaningen till sist - att digitaliseringsprocessen bromsas eller avstannar helt därför att det saknas stöd från de starka och tongivande ledarna i organisationen. Eftersom ledningens stöd givetvis är helt avgörande för att förändringsresan ska kunna genomföras kan detta ställa till det rejält och göra av med såväl tid som pengar i onödan.

Lösningen är att redan från början prioritera att få med ledarna på tåget. Detta sker t.ex genom att låta dem få vara med om att sätta de nya tankesätt och beteenden som processen ska leda till. Då känner de en större delaktighet i att se dem genomföras. Här är utbildningen och gemensamt lärande en nyckel. Också för att säkra uthålligheten från ledarnas sida under implementeringen av nya arbetssätt - det tar tid innan dessa sitter och ledarna måste vara dem som går i täten för förändringen under hela resan.

I denna typ av förändring handlar det om mycket mer än att få ett beslut i en styrgrupp. Det handlar om att ledare behöver utmana sitt eget mindset och utveckla sina beteenden. När detta sker får ledare följare och förändringen är igång. Mer fokus på göra än att snacka alltså.

Vad du ska ta med dig

Som du ser finns det en röd tråd i lösningen av de här utmaningarna. Det är viktigt att förstå att alla förändringsprocesser i grund och botten handlar om att förändra mänskligt beteende och förhållningssätt samt att utveckla fungerande processer i den verklighet man befinner sig. Det betyder att du ska fokusera på dina medarbetare, och se till att digitaliseringsprocessen verkligen ger dem förutsättningar att lyckas.

Du behöver ta ett helhetsgrepp – genom att kombinera nya verktyg, arbetsplats och arbetssätt med kompetensutveckling och insikt om hur de själva kan bidra till att förändringsresan lyckas. Att arbeta hållbart och effektivt i en komplex digitaliserad verklighet är avancerat, kompetensen behöver säkras för att man ska orka och bemästra detta med en hållbar konkurrenskraftig organisation som syfte.