Arbeta hemifrån – vad säger datan?

En ny synvinkel

2020 har minst sagt belyst arbetsplatsens betydelse från en ny vinkel. Hur påverkar detta arbetsgivarens möjlighet att skapa värde för sina anställda? Och när det slutligen är dags att återvända till kontoren, kommer medarbetarnas nya erfarenhet ha påverkat deras uppfattning och behov kopplat till kontoret?

Här sammanfattar vi data från vad närmare 145,000 respondenter säger om sin hemarbetsplats.

Mäta upplevelsen av hemarbetsplatsen

Ett sätt att ta reda på detta är att utforska hur medarbetarna upplever sin nya arbetsplats, d.v.s. deras hem. Under början av pandemin lanserade vi därför ett verktyg som mäter medarbetares upplevelse av hemarbetsplatsen. Likt vår originalprodukt ”Leesman Office” som fokuserar på kontoret som arbetsplats, mäter det nya verktyget hur hemarbetsplatsen stödjer de aktiviteter som är viktiga för medarbetaren och hur väl de funktionella behoven tillgodoses. I slutet september, 6 månader efter lanseringen, hade närmare 145,000 medarbetare besvarat enkäten.

Det sammanvägda resultatet av enkäten redogörs genom det så kallade H-Lmi (Home Leesman Index) vilket är ett linjärt mätetal mellan 0-100. Genomsnittet för hemarbetsplatsen ligger på H-Lmi 74.2. I jämförelse med motsvarande mätetal för det fysiska kontoret innan Covid-19, som har ett genomsnitt på 63.1 (ca 720,000 respondenter vid 31.12.2019), betyder det att hemarbetsplatsen fungerar bra, eller för att vara mer precis, mycket bra!

Vad är det med hemarbetsplatsen som fungerar bra?

Enligt vår data, stödjs följande aktiviteter i synnerhet av hemarbetsplasten:
• Individuellt arbete
• Formella möten
• Olika typer av konversationer

90.1% av de tillfrågade anser att hemarbetsplatsen stödjer individuellt fokuserat arbete, 94.3% anser att planerade möten stödjs och 89.5% anser att konfidentiella affärssamtal stödjs av hemarbetsplatsen. Även stödet för produktivitet är högt; 82.5% anser att deras hemmamiljö möjliggör för dem att arbeta produktivt.

Självklart har hemarbetsplatsen sina nedsidor också. Trots att många organisationer etablerat rutiner kring virtuella sociala sammankomster så visar vår data att den sociala sidan av arbetet är betydligt mer utmanande i en digital miljö. Blott 65.3% känner en samhörighet till sina kollegor och endast 69.8% känner en samhörighet till organisationen. Detta drivs troligen av det bristande stödet för informellt socialt umgänge (där endast 56.1% anser att socialt umgänge stödjs när de arbetar hemifrån), lära av andra (66.3%) och informella, spontana möten (76.5%).

Notera att dessa är genomsnitt och därför bör betraktas med försiktighet eftersom de maskerar både höga och låga värden.

21% har en dålig upplevelse av att arbeta hemma

Utav de tillfrågade var det 21% som rapporterade att de hade en dålig upplevelsen av hemmakontoret (d.v.s. H-Lmi <60.0). En av fem upplever alltså att hemmakontoret hindrar dem från att arbeta med sin bästa förmåga.

Vår data visar oss att denna upplevelsen främst drivs av arbetsplatsens utformning i hemmet. De som har ett enskilt rum att arbeta i rapporterar bäst upplevelse (genomsnittligt H-Lmi 78.9) i jämförelse med dem som inte har en dedikerad arbetsplats (och sitter vid t.ex. ett köksbord) som har den sämsta upplevelsen (H-Lmi 67.0).

En annan faktor som är avgörande för upplevelsen är komplexiteten av arbetsrollen. De som rapporterar att de har en större variation av aktiviteter i sin roll har också en sämre upplevelse av att arbeta hemifrån. Detta är inte helt överraskande eftersom hemarbetsmiljön har en begränsning i olika typer av arbetsytor, vilket är en påvisad nyckel för en bättre upplevelse hos medarbetare med mer komplexa roller.

Inte bara hemmamiljön är avgörande för den framtida arbetsplatsupplevelsen

Oavsett om upplevelsen har förbättrats eller försämrats av det påtvingade arbetet hemifrån, så beror det inte enbart på utformningen av hemarbetsplatsen. En avgörande faktor är upplevelsen av den arbetsmiljö medarbetaren hade på kontoret före Covid-19. Exempelvis påvisar ett H-Lmi på 75.0 en mycket bra hemarbetsplats. Men om samma medarbetare arbetar på ett kontor med ett Lmi på 80.0 så innebär det snarare en suboptimal upplevelse. I likhet med att ett kontor med ett Lmi på 65.0 däremot erbjuder en tacksam möjlighet att arbeta hemifrån.

Att enbart mäta och förstå upplevelsen av hemarbetsplatsen ger således en god input för att på kort sikt förbättra upplevelsen av hemmakontoret. För utformande av den långsiktiga arbetsplatsstrategin är det dock väsentligt att förstå skillnaderna mellan upplevelsen av kontoret (Lmi) och hemarbetsplatsen (H-Lmi).

Ett flertal organisationer hade fram till slutet av september tagit möjligheten att mäta upplevelsen av kontoret och hemarbetsplatsen vid ett och samma tillfälle genom att addera våra ”Home Working” frågor i slutet på den standardiserade ”Leesman Office” enkäten. Detta skapade möjligheten att mer exakt förstå skillnaden. I nedan diagram illustreras resultatet av de 22,000+ respondenter från över 200 olika arbetsplatser som vid tillfället hade besvarat båda enkäterna.

Fyra grupper av förhållningssätt

Resultaten går att dela in i fyra grupper baserat på upplevelsen av hemarbetsplatsen och kontoret förhåller sig till varandra:

1. Enastående upplevelse av kontoret (Lmi<=70) men en suboptimal upplevelse av hemarbetsmiljön (<H-Lmi 70) (16%)
2. Enastående upplevelse av både hemarbetsplatsen och kontoret (38%)
3. Dålig upplevelse av såväl kontoret som hemarbetsplatsen (24%)
4. Enastående hemarbetsplats men suboptimal upplevelse av kontoret (22%)

Dessa fyra grupper kommer högst sannolikt uppleva återgången till kontoren väldigt olika.

Är upplevelsen av hemmet och kontoret jämförelsevis lika, oavsett om den är bra eller dålig, kommer medarbetarna knappast skynda tillbaka till kontoret. Vid en dålig upplevelse av båda finns det dock goda anledningar att förbättra upplevelsen av endera kontoret eller hemarbetsplatsen, eller båda.

För de organisationer vars medarbetare upplever hemarbetsplatsen som bättre än kontoret finns en god anledning att se över var kontoret erbjuder för att lyckas locka medarbetarna tillbaka – om man anser att verksamheten åtminstone delvis skall fungera på kontoret.

Slutligen de med en enastående upplevelse av kontoret, men en dålig upplevelse hemma. Denna grupp kommer troligen att vara mest ivriga att komma tillbaka till kontoret. Om den långsiktiga planen är att öka andelen distansarbete behöver fokus läggas på hur hemarbetsplatsen kan förbättras.

Förändrad upplevelse av kontoret även om kontoret inte förändrats

En sak är säker, medarbetarnas upplevelse av arbetsplatsen har förändrats och så har också förväntningarna på kontoret gjort. Att gå tillbaka till hur saker var före Covid-19 kan alltså innebära en försämrad upplevelse av kontoret – även om kontoret i sig inte förändrats.

Nu är således tiden och möjligheten att fokusera på hur ni kan erbjuda den bästa möjliga arbetsplatsupplevelsen och säkerställa att er arbetsplats skapar värde även i framtiden.

Vilken kontorsupplevelse erbjuder ni era medarbetare och hur jämför sig denna från vad de har fått uppleva när de arbetar hemifrån?

Läs mer om vår Home working enkät, lyssna till vårt webinar om datan.